Actualmente, las autoridades cuentan con robots que les permiten cotejar la información declarada y enviada por los contribuyentes en el cumplimiento de sus obligaciones, contra lo contenido en los CFDI. Estos datos los obtienen por medio de sus sistemas informáticos de captación y por los diferentes mecanismos de pago en el sistema financiero.

Lo anterior engloba las herramientas tecnológicas de fiscalización de hoy en día, las cuales son ocupadas por el SAT para obtener información y después compartirla con otras dependencias gracias a los acuerdos que les permiten compartir el detalle tributario de cada contribuyente.

La Relevancia de la Eficacia

Por eficacia nos conviene comprender que nos referimos, en esta instancia, al manejo de tiempos para realizar una acción cualquiera. Idealmente, todo proceso debe apuntar a una mejoría constante de sus pasos para que vayan reduciéndose los tiempos que se requieren para completar dicha tarea.

Es por esta razón que es importante contemplar la actualización e innovación continua de nuestros procedimientos: estar a la vanguardia nos permite completar nuestras obligaciones fiscales de manera oportuna y adecuada.

Sin embargo, la eficacia de tiempos puede pasar a un segundo plano de importancia cuando el resultado requiere ser lo más preciso posible. Tal es el caso de la captación de impuestos y la recaudación de cuotas de seguridad social.

Recordemos que el funcionamiento adecuado de nuestras instituciones federales y estatales (las cuales velan por la infraestructura del país y la seguridad social de sus ciudadanos) dependen de dicha captación.

Riesgos que Enfrentamos por estos Procesos

El riesgo más evidente es el de cometer errores en nuestras declaraciones. Cualquier contribuyente puede caer en discrepancias, sobre todo por la cantidad monumental de información que algunos juntamos a lo largo del mes, no se diga del año.

Ahora bien, aunque podamos errar de manera accidental, las autoridades no tienen manera de discernir estos contrastes. Esta imposibilidad se debe a que, al digitalizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, las dependencias a cargo de corroborarlas están haciendo uso de robots fiscalizadores.

Estos robots solo están programados para reconocer discrepancias, no para cuestionar el origen de las mismas. Para ellos, el error que nosotros podemos cometer al omitir la emisión puntual de nuestros CFDI solo es un error.

Por ejemplo, en ocasiones emitimos una factura con método de pago PPD, la cual exige la generación de un CFDI de Recepción de Pago al saldar la deuda. Sin embargo, nuestro equipo contable puede crear un CFDI de Recepción de Pago dos veces, lo cual implica que se repita el pago del saldo como si siguiera pendiente. Esto significa que el SAT registra dos pagos individuales (aunque solo se haya recibido uno) y nos exige pagar dos veces el impuesto que corresponde al saldo de una deuda cobrada en una sola ocasión.

Es evidente que a todos los contribuyentes nos conviene ser lo más precisos posible. Nadie quisiera encontrarse en una situación como la del ejemplo anterior. Las consecuencias por estos errores pueden representar impactos graves en la salud financiera y fiscal de nuestras empresas.

¿Qué Autoridades Ocupan Robots para Fiscalizar?

En la actualidad, casi toda autoridad ocupa una forma de robot para llevar a cabo sus procesos. Desde que la mayoría de los trámites para solicitar citas en distintas dependencias se realizan en la Web, dependemos de un robot que capture nuestros datos personales, revise la disponibilidad de citas en un calendario electrónico, nos arroje la ficha de nuestra cita, etc.

Sin embargo, no es lo mismo omitir un acento en nuestro nombre para solicitar una cita ante el SAT para darnos de alta como contribuyentes, que la emisión errónea de un CFDI.

A nivel fiscal, toda empresa mantiene una relación con el SAT, el IMSS y las Secretarías de Administración y Finanzas de cada Estado. Después de todo, estas instituciones son las encargadas de captar nuestras obligaciones tributarias para después distribuirlas y cubrir distintas necesidades.

Dichas entidades reciben, en primera instancia, reportes de nuestras actividades económicas por medio de los CFDI que emitimos o recibimos tras toda transacción. Estos comprobantes reportan con precisión cuánto es lo que pagamos y cuánto recibimos a cambio de intercambios comerciales.

Gracias a estos comprobantes fiscales, los robots de las autoridades determinan la cantidad de impuestos que debemos pagar, los que transferimos, los que son acreditables, los métodos de pago, las fechas de pago, con quiénes tuvimos contacto mercantil, por dónde pasan nuestras mercancías, etc.

Consecuencias por Errores

Como hemos mencionado en otros artículos, no realizar el monitoreo de obligaciones fiscales y no cumplirlas, representan riesgos altos de caer en incumplimientos, sin importar que estos incumplimientos sean accidentales o premeditados. Asimismo, sabemos que, de no cumplir con lo que se nos requiere, seríamos merecedores de distintas medidas disciplinarias, dependiendo de la gravedad de nuestra falta.

Desde recibir una carta invitación para aclarar nuestra situación fiscal, pasando por aparecer en las listas negras del SAT por ser sospechosos de cometer actividades de evasión fiscal, hasta que se nos retiren nuestros certificados de sello digital haciendo imposible llevar a cabo nuestras actividades empresariales, cualquiera de estas situaciones puede evitarse.

¿Cómo Podemos Anticiparnos a los Robots de las Autoridades?

 La opción que todo contribuyente tiene para hacer frente a estos procesos robotizados es realizar una serie de acciones manualmente para verificar sus responsabilidades tributarias. El problema con esta medida es que no elimina la posibilidad de cometer errores por completo: aún dependemos de una persona para revisar toda nuestra información, o en el mejor de los casos, de un grupo de contadores.

Dentro de las acciones que deberías llevar a cabo para adelantarte a los robots fiscalizadores, están:

• Vigilar que los CFDI cancelados en el sistema de facturación estén cancelados en el SAT.
• Vigilar la cancelación de CFDI de tus proveedores sin tu autorización.
• Identificar oportunamente comprobantes duplicados en el SAT.
• Identificar CFDI emitidos o recibidos con errores o sin requisitos fiscales.
• Vigilar la emisión y recepción de CFDI con el método de pago correcto (PUE Y PPD).
• Monitorear la emisión y recepción de CFDI de pago de manera correcta y oportuna.
• Conciliar los CFDI de ingresos emitidos contra los Visores de Ingresos del SAT.
• Conciliar los CFDI de nómina emitidos contra el Visor de Nómina SAT para patrones. 
• Determinar las bases de impuestos de acuerdo con los CFDI, emulando los procesos que realiza el SAT (la nueva declaración mensual prellenada de IVA).
• Verificar las retenciones en los CFDI de ISR a trabajadores contra las declaradas y pagadas al SAT.
• Conciliar las retenciones de ISR efectuadas a terceros contra las declaradas y pagadas al SAT.
• Conciliar los impuestos sobre nómina basados en los CFDI emitidos a colaboradores.
• Conciliar el número de trabajadores y total de percepciones en los CFDI contra lo capturado en el SUA y lo contenido en la EMA y EBA del IDSE.
• Validar que el 100% de tus proveedores no aparezcan como factureras de forma diaria y automática.

Siempre y cuando realices estas acciones de manera constante, puedes estar un paso delante de los robots que las autoridades emplean para exigir el cumplimiento de nuestras responsabilidades tributarias.

En dSoft contamos con soluciones para ayudarte a detectar discrepancias entre la información en tus declaraciones y la contenida en tus comprobantes, así como también brindarte seguridad en el manejo de tus CFDI emitidos y recibidos. Con esto, te ayudamos a disminuir el riesgo de ser contactado por el SAT, el IMSS o las Secretarías de Administración y Finanzas de cada Estado para aclarar o pagar adeudos y multas por incumplimiento.

No lo pienses más y contáctanos para adquirir una de nuestras soluciones, o solicita una asesoría para que te contemos cómo hacemos todo esto posible.