Descubre todo lo relacionado con la consulta y recuperación de facturas electrónicas desde el SAT.

Revisar el historial de las facturas emitidas y recibidas es un proceso sencillo, gracias a la tecnología. Hoy en día, cualquier contribuyente puede hacerlo desde la página del SAT sin problemas.

Una de las cosas más importantes a recordar es que este proceso de consulta de facturas emitidas y recibidas se puede hacer en cualquier momento del día. Para ello, se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar a la página del SAT.
2. Ubicar la sección “Factura Electrónica”.
3. Colocar el puntero del mouse sobre la opción “Factura Electrónica”.
4. Hacer clic en la opción “Cancela y recupera tus facturas”.
5. Aparecerá una ventana para acceder con la contraseña (antes CIEC). En esta ventana, se deberá capturar el RFC, la contraseña y el captcha.
6. Si los datos capturados son correctos, aparecerán las opciones para consultar y recuperar tus facturas: 

• • Consultar Facturas Emitidas.
  • Consultar Facturas Recibidas.
  • Recuperar Descargas de CFDI.
  • Consultar Solicitudes de Cancelación.

Nota: También es posible ingresar a consultar y recuperar facturas utilizando la eFirma.

Como verás, el procedimiento es muy sencillo. Solo necesitas tener acceso a la plataforma del SAT y listo, podrás recuperar todas las facturas emitidas y recibidas desde el año 2014. 

Es importante destacar que este mecanismo es el único que permite acceder a las facturas de más de 5 años de antigüedad, así como a las facturas emitidas canceladas. Las facturas recibidas canceladas, por su parte, nunca han estado a disposición de los contribuyentes.

Al consultar facturas emitidas y recibidas, también podrás obtener la METADATA, un resumen de facturas emitidas o recibidas en un periodo de hasta un millón de registros. Si deseas conocer más a detalle sobre la Metadata, te invitamos a leer el siguiente artículo: ¿Qué es la Metadata y Metadatos SAT?

¿Qué puedo hacer dentro del módulo factura electrónica? 

En el módulo de SAT “Cancela y recupera tus facturas” podrás encontrar y recuperar todos tus comprobantes emitidos y recibidos de los siguientes tipos:

• Ingresos (facturas, recibos de honorarios, recibos de arrendamiento, etc.).
• Egresos (Notas de Crédito).
• Nómina (CFDI con el complemento de nómina).
• Traslado.
• Recepción de pagos (CRP).

Adicionalmente, podrás realizar las siguientes acciones con las facturas electrónicas:

• Imprimir el PDF de las facturas.
• Ver un reporte con más detalle de cada factura.
• Descargar el XML de las facturas.
• Marcar para una descarga masiva las facturas mostradas en la consulta.
• Solicitar una descarga masiva de hasta 500 CFDI en formato ZIP.
• Solicitar la METADATA de la consulta solicitada, con un límite de 1 millón de registros.

¿Qué límite tengo para descargar facturas desde el portal del SAT?

El límite de descarga de facturas desde el portal del SAT es de 2,000 al día. Si se alcanza el límite diario, se debe esperar al siguiente día para recuperar otras 2,000.

Es importante contemplar que el proceso de recuperación de más de 500 facturas desde el portal de SAT es lento. Esto se debe a que el servicio del SAT proporciona las facturas en paquetes de 500 por consulta. Por lo tanto, recuperar más de 500 XML representa llevar el registro y control por día, hora, minuto y segundo.

Otra consideración importante en la consulta y descarga de facturas desde el SAT es que hay que obtenerlas una por una. Por ello, se debe hacer clic en la imagen de “nube con flechita hacia abajo” la cual permite recuperar el XML del registro seleccionado Esto puede llevar tiempo si se deben descargar muchas facturas.

Pese a lo anterior, es posible realizar una solicitud masiva de hasta 500 CFDI por solicitud desde el portal del SAT. Para ello, se debe seleccionar la opción “Acciones” que aparece en el encabezado de la pantalla con los resultados de la consulta. Esta opción tiene una casilla que, al marcarla, selecciona todas las facturas de la consulta. A continuación, se debe seleccionar la opción “Descargar Seleccionados”, que generará un archivo ZIP que se podrá recuperar posteriormente en la sección “Recuperar Descargas de CFDI”.

¿Cómo consultar o recuperar facturas emitidas?

Si se ingresa a la opción “Consultar Facturas Emitidas”, se podrán solicitar comprobantes con los siguientes criterios:

• Por Folio Fiscal
• Por periodo (fecha inicial de emisión y fecha final de emisión)
• Por RFC del receptor.
• Por estado del comprobante (vigente/cancelado).
• Por tipo y/o complemento del comprobante (estándar, carta porte, comercio exterior, consumo de combustibles, INE, recibos de pago, recibos de pago de salarios, etc.).

Una vez definido el criterio de búsqueda, se debe hacer clic en la opción “Buscar CFDI”. Si existen facturas que cumplen con los parámetros definidos, la plataforma del SAT mostrará los resultados de la consulta:

• Descargar los CFDI.
• Descargar los PDF (representación impresa)
• Obtener un reporte con el detalle del comprobante seleccionado.
• Solicitar la descarga masiva de las facturas listadas.
• Solicitar la METADATA de las facturas del criterio de búsqueda.
• Exportar el resultado de la consulta a un reporte PDF.
• Cancelar los UUID y/o registros seleccionados.

Consideraciones especiales del módulo de facturas emitidas:

• Este módulo permite consultar y recuperar comprobantes en un periodo, de un día hasta un ejercicio.
• Desde esta opción, se pueden recuperar comprobantes emitidos con cancelación “SI”.
• Los comprobantes emitidos masivamente a más de 500 CFDI por segundo no están disponibles a partir del comprobante 501. Esto aplica, por ejemplo, a las facturas de nómina emitidas mediante un PAC con más de 500 trabajadores, o a los estados de cuenta emitidos por bancos o casas de bolsa a fin de mes.
• Para timbrar facturas masivamente a más de 500 CFDI por segundo, se debe utilizar el Web Service SAT.

¿Cómo consultar o recuperar facturas recibidas?

Dentro del módulo “Consultar Facturas Recibidas”, se podrán solicitar comprobantes con los siguientes parámetros: 

• Por folio fiscal.
• Por fecha de emisión – año, mes o día. 
• Por RFC del emisor.
• Por estado del comprobante (vigente/cancelado).
• Por tipo y/o complemento del comprobante (estándar, carta porte, comercio exterior, consumo de combustibles, INE, recibos de pago, recibos de pago de salarios, etc.).

Al seleccionar los parámetros de la búsqueda con el botón “Buscar CFDI”, la plataforma del SAT buscará facturas que cumplan con los criterios definidos. Si las encuentra, permitirá:

• Descargar los CFDI.
• Descargar los PDF (representación impresa)
• Obtener un reporte con el detalle del comprobante seleccionado.
• Solicitar la descarga masiva de las facturas listadas.
• Solicitar la METADATA de las facturas del criterio de búsqueda.
• Exportar el resultado de la consulta a un reporte PDF.

Notas especiales del módulo de facturas recibidas:

• Este módulo permite consultar y recuperar comprobantes solo por año, mes y día. No es posible hacerlo por periodo, ni por ejercicio.
• Los comprobantes recibidos con estatus cancelado no están disponibles para su recuperación. El SAT nunca los ha puesto a disposición de los contribuyentes en su servicio de consulta y recuperación de facturas.
• Las facturas canceladas solo se pueden consultar mediante la Metadata.

¿Cómo puedo dar seguimiento a las facturas canceladas sin utilizar el buzón tributario?

En 2022, los módulos de “Consulta de Facturas” incorporaron nuevas columnas en las consultas solicitadas de facturas emitidas y recibidas. Estas columnas son: “Estatus de Proceso de cancelación”, “Fecha de Proceso de Cancelación”, “RFC a Cuenta de Terceros”, “Motivo” y “Folio de Sustitución”.

Las nuevas columnas relacionadas con la cancelación de facturas brindan información importante del proceso de cancelación. Permiten identificar si una factura es cancelable sin autorización del receptor, el estatus de proceso de cancelación de una factura, el motivo de cancelación o el UUID que sustituyo una factura cancelada.

Las nuevas columnas relacionadas con el estatus en la cancelación de facturas permiten dar seguimiento a cancelaciones de CFDI emitidos para confirmar que se realizaron correctamente en el portal del SAT. También permiten detectar cancelaciones de facturas recibidas de proveedores que, en ocasiones, aprovechan la falta de seguimiento de los contribuyentes del buzón tributario para cancelar sin autorización, por plazo vencido (72 horas) o por importes menores a 1,000 pesos que no requieren autorización del receptor. 

De lo anterior, se debe considerar que se requiere de un software de descarga masiva que permita leer y guardar la información de las consultas realizadas al descargar XML masivamente desde el portal del SAT para explotarla con estos fines.

¿Cómo puedo recuperar solicitudes masivas de CFDI desde el SAT? 

Como ya mencionamos, la opción “Recuperar Descargas de CFDI” permite recuperar hasta 4 solicitudes al día de descarga masiva de 500 XML , es decir hasta 2,000 CFDI. 

Al ingresar al módulo “Recuperar Descargas de CFDI”, se mostrarán las descargas solicitadas mediante la opción “Descargar Seleccionados”. Estas descargas se generan desde los módulos de consulta de facturas emitidas o recibidas. Las descargas solicitadas y generadas por este procedimiento se procesan en archivos ZIP y permanecen en espera de ser descargadas durante 3 días. Al término de este plazo, se eliminan de los servidores de la autoridad.

Para descargar un paquete procesado, es necesario seleccionarlo de la lista que aparece al ingresar en el módulo de “Recuperar Descargas de CFDI”. Para ello, basta con hacer clic la imagen de la “nube con flecha hacia abajo”. Una vez seleccionado el paquete, se descargará el archivo ZIP que contiene la selección de comprobantes procesados.

Es importante recordar que los paquetes ZIP con hasta 500 comprobantes que genera la plataforma del SAT deben  descomprimirse para leer su información y explotarla. Por ello, se recomienda hacerlo con un sistema especializado en descarga y explotación de facturas electrónicas.

¿Es posible descargar masivamente todos los CFDI que necesito en un solo día?

Utilizar un software comercial de un tercero es la mejor opción para descargar masivamente tus CFDI desde el portal del SAT. 

Los programas de descarga masiva avanzados deben contener las siguientes opciones:

• Descargar masivamente los CFDI utilizando el servicio de “Cancela y recupera tus facturas”. Este servicio permite realizar las consultas y descargas de hasta 500 comprobantes a la vez. Con esta opción, se pueden obtener entre 2,000 y 30,000 comprobantes al día.
• Otra forma de descargar masivamente CFDI es mediante un servicio web proporcionado por el SAT. Este servicio permite obtener millones de comprobantes al día..

Si deseas conocer más sobre este servicio, te invitamos a leer nuestro articulo “Nuevo Web Service SAT 2022“.

eComprobante es un software que te ayudará a descargar masivamente tu historial de facturas, además de visualizar información clave de los comprobantes mediante distintos filtros. Por ejemplo, podrás ver todo lo relacionado con las claves SAT, la descripción de la clave de producto o servicio, la descripción de la clave de medida SAT, la descripción de la clave de método de pago y forma de pago, la descripción de la moneda, el tipo de cambio y muchos otros datos.

Con eComprobante no será necesario estar cambiando y/o seleccionando periodos más cortos en caso de consultas con más de 500 CFDI. El sistema automáticamente cambiará los periodos hasta encontrar consultas que devuelvan toda la información y, en consecuencia, todos los XML. Además, incorpora el nuevo “Web Service SAT” en todas sus versiones, por lo que permite obtener cientos de miles de comprobantes en un día.

Si estás pensando en implementar un software capaz de organizar y explotar toda la información de los CFDI, contacta un experto y solicite una asesoría gratuita con dSoft.