El nuevo dictamen electrónico ante el Seguro Social se implementó desde el ejercicio 2017 bajo una plataforma WEB denominada SIDEIMSS y el uso de plantillas en Excel con macros y funciones que permiten la captura de información en anexos con la finalidad de facilitar él envió del dictamen por Internet, eliminando el uso de papel, disminuyendo el tiempo de entrega-recepción, así como evita los traslados a las oficinas del IMSS para la presentación del informe.

Con la llegada de la pandemia por el COVID-19, la implementación de dictamen electrónico del IMSS fue favorable para evitar el contacto físico entre las personas sin dejar de cumplir con las obligaciones de patrones y contadores públicos inscritos, sin embargo, el cambio también implico una nueva dinámica tecnológica difícil de implementar.

Entre la información a integrar en el dictamen, se encuentra el detalle de las cuotas pagadas por los patrones en el ejercicio dictaminado por cada registro patronal, el cual se captura en la cédula denominada “Cuotas Pagada al instituto”.

Para la integración de dicha información se requiere realizar un resumen de las cuotas obreras y patronales enteradas mensualmente por cada registro patronal. Este trabajo suele ser un proceso complejo cuando se trata de empresas con un gran número de registros patronales, lo que requiere del empleo de recursos humanos y materiales considerables para solventar el llenado de la cédula correspondiente.

El trabajo para el llenado del anexo implica recopilar, organizar y totalizar los pagos generados desde el SUA generados en archivos “.SUA” donde se incluyen los pagos tipo:

01 – Pago Normal.
02 – Pago Extemporáneo.
03 – Cédula de Diferencias.

Este trabajo es una difícil tarea tomando en cuenta el número de trabajadores que se incluyen dentro de un dictamen del IMSS que normalmente son 300 o más, la información por detallar por cada registro patronal es la siguiente:

La información anterior se encuentra en las cédulas de determinación mensual o bimestral generadas con el Sistema Único de Determinación SUA del IMSS aunque con algunos inconvenientes. También la podemos encontrar en los discos .SUA generado por este sistema que sirvieron de base para realizar el pago bancario, aunque de manera limitada ya que en ellos solo podemos visualizar el total de cuotas por ramo de aseguramiento y no por separado en la parte patronal y obrera, como se requiere.

Una dificultad importante en la fuente de datos es que el número de incapacidades y ausentismos no están totalizados en las cédulas de determinación de cuotas, por lo que para obtener el dato se deben sumar los días por cada trabajador, lo cual requiere de cuidado y diligencia especial para evitar errores humanos, dado que los contribuyentes obligados a dictaminarse  manejan en promedio más de 300 trabajadores al mes.

Otro inconveniente a la hora de llenar las cédulas es que la “Plantilla de Información Patronal Ver. 6.0” no permite copiar y pegar datos numéricos con formato, ni tampoco incluir fórmulas dentro de la hoja de cálculo, por lo que la única forma de llenar la información es mediante la captura manual en formato de texto “puro” sin considerar separadores de miles, lo cual a su vez, complica todavía más la verificación que solo es posible hacerse de forma visual. Lo anterior da pie a que la información enviada pueda tener múltiples inconsistencias.

Ahora bien, una vez que se concluye la revisión del auditor sobre la determinación de las cuotas obrero-patronales, se deben transmitir a través de la plataforma SIDEIMSS los avisos afiliatorios de modificaciones de salarios, altas o reingresos y bajas al régimen obligatorio del IMSS, por las omisiones incurridas por el patrón. Lo anterior implica el pago de diferencias, las cuales se deben detallar en la cédula del dictamen denominada “Diferencias por Dictamen”, para lo cual se tendrá que repetir el procedimiento para la determinación de las cuotas normales pagadas al instituto.

Es importante mencionar que el procedimiento del llenado de la cédula de diferencias por dictamen ocurre en la parte final de la auditoria, por lo que los tiempos de entrega pueden complicarse cuando el volumen de la información es considerable.

Por lo anterior resulta indispensable contar con herramientas para gestionar la información contenida en los discos de pago .SUA que extraigan la información enviada al IMSS de forma automática y con ello, obtener los datos para el llenado de las cédulas correspondientes de una forma rápida y segura.

Es por ello que en dSoft desarrollamos eSIDEIMSS que entre muchas de sus funciones esta el gestionar los archivos de pago .SUA y con ello facilitar la obtención de datos a detalle y la integración de la información de cuotas pagadas por el patrón, así como las diferencias determinadas por el auditor, para beneficiar a los patrones o contadores encargados del llenado del dictamen ahorrando un tiempo valioso al final del proceso de la auditoria, así como dar certeza de que la información enviada al instituto no contenga inconsistencias u errores humanos.

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