La gestión adecuada de los comprobantes fiscales (CFDI) sustituidos y cancelados es un reto para las empresas que buscan mantener un control fiscal preciso. Las empresas deben asegurarse de que cada cancelación y sustitución esté debidamente registrada y conciliada.

Este artículo explora cómo llevar un control eficaz de los CFDI emitidos y recibidos, así como los que han sido cancelados o sustituidos, para estar en regla con el SAT.

¿Qué es un CFDI Sustituido?

Un CFDI sustituido es un comprobante que reemplaza a otro previamente emitido. Esto suele ocurrir cuando la factura original contiene errores o requiere ajustes que no pueden resolverse mediante una simple corrección.

El SAT permite sustituir comprobantes fiscales para mantener la transparencia en las transacciones, pero la empresa debe asegurarse de que ambos documentos —el original y el sustituto— estén debidamente registrados.

Para llevar un control adecuado de estos movimientos necesitamos generar una relación detallada de los CFDI cancelados y sustituidos, asegurando que todos los ajustes se reflejen de manera correcta en la contabilidad y en las declaraciones fiscales.

Seguimiento Mensual de CFDI Cancelados y Sustituidos

Toda empresa debe llevar un seguimiento mes a mes de las cancelaciones y sustituciones de CFDI para detectar incongruencias que puedan afectar el resultado fiscal y evitar problemas en posibles auditorías.

eComprobante COM y eComprobante EXE realizan el seguimiento de CFDI para que lleves una relación puntual de cancelaciones y sustituciones.

¿Cómo Puedo Llevar un Seguimiento Eficiente?

Para llevar un seguimiento eficiente de los comprobantes cancelados y sustituidos debemos tomar medidas precisas, tales como:

1. Registro de CFDI cancelados: Llevar un control de cada factura que se cancela, indicando la razón de la cancelación y asegurando que esté correctamente reflejado en los registros contables del mes correspondiente.
2. Generar una relación entre los CFDI cancelados y sustituidos: Esta relación debe incluir tanto el CFDI original como el nuevo comprobante que lo sustituye, para asegurar que cada cancelación esté debidamente cubierta por un nuevo documento válido.
3. CFDI no sustituidos: En algunos casos, un CFDI puede cancelarse sin emitir un sustituto. Es importante llevar un registro preciso de estos casos, documentando por qué no fue necesario emitir un nuevo comprobante y asegurando que esta decisión esté respaldada legalmente.

Tipos de CFDI Emitidos y Recibidos

La correcta gestión de los diferentes tipos de CFDI también es esencial para mantener un control fiscal eficaz.

Recomendamos considerar los siguientes tipos de comprobantes al realizar las conciliaciones mensuales:

1. CFDI emitidos (ingresos): Estos comprobantes representan las ventas o ingresos de una empresa. Es fundamental asegurarse de que todos los ingresos estén respaldados por un CFDI válido y que cualquier ajuste o sustitución esté correctamente registrado.
2. CFDI emitidos (recepción de pago): Estos documentos son los complementos de pago que acreditan el pago de una factura previamente emitida. La correcta conciliación de los CFDI de recepción de pago es vital para evitar diferencias entre los registros contables y la realidad financiera.
3. CFDI emitidos (nómina): Los CFDI relacionados con la nómina son especialmente sensibles, ya que cualquier error puede impactar tanto en los empleados como en las obligaciones fiscales de la empresa. La cancelación o sustitución de estos documentos debe manejarse con cuidado para evitar problemas con el SAT.
4. CFDI recibidos (gastos): Estos representan los pagos que la empresa ha realizado por bienes o servicios. Al igual que con los ingresos, es crucial que los gastos estén debidamente respaldados y conciliados, asegurando que cualquier cancelación o sustitución esté reflejada en los registros contables.

Conciliación de Ingresos Declarados en Diferentes Meses

Uno de los desafíos que enfrentan las empresas es cuando un ingreso se declara en un mes, pero posteriormente es sustituido por otro en diferente mes.

Esta situación puede generar discrepancias en los registros contables y las declaraciones fiscales, por lo que se debe contar con un sistema que permita conciliar ingresos y sustituciones de manera efectiva, asegurando que todo esté en orden.

eComprobante COM y eComprobante EXE gestiona y explota la información de los CFDI 4.0, de Recepción de Pago, de Ingreso, Egreso, Traslado, de Nómina, de Nómina por Subcontratación y de Retenciones.

Caso práctico:

Imagina que una empresa declara un ingreso en enero, pero descubre en marzo que el CFDI emitido contenía un error y necesita ser sustituido.

En este caso, es crucial que la empresa registre la cancelación del CFDI original como el sustituto, asegurando que se reflejen correctamente en las declaraciones de ambos meses y evitando cualquier tipo de omisión fiscal.

Los Robots del SAT y la Detección de Sustituciones

Los robots del SAT se enfocan principalmente en verificar la validez de los CFDI, pero no siempre son capaces de detectar cuándo un comprobante ha sido sustituido. Esta limitación puede llevar a errores en la conciliación de los registros fiscales de una empresa.

Por lo tanto, es crucial que las empresas implementen sus propios mecanismos de control para asegurar que todas las sustituciones sean detectadas y reflejadas en sus registros contables.

Herramientas para Facilitar la Gestión de CFDI

Para evitar problemas derivados de la falta de identificación de sustituciones por parte de los robots del SAT, las empresas deben implementar herramientas de gestión fiscal que permitan:

• Conciliar los CFDI emitidos y recibidos.
• Generar reportes detallados que incluyan los CFDI cancelados, sustituidos y los no sustituidos.
• Alertas que notifiquen sobre cualquier inconsistencia en la conciliación de CFDI.

Estas herramientas permiten a las empresas detectar cualquier discrepancia a tiempo y evitar sanciones o multas.

Conclusión

Llevar un control eficiente de los CFDI sustituidos y cancelados es clave para asegurar que las empresas cumplan con sus obligaciones fiscales y eviten problemas con el SAT.

Si bien los robots del SAT ofrecen una primera línea de revisión, es crucial que las empresas adopten sus propios sistemas de control para detectar y gestionar las sustituciones de manera efectiva.

Implementar un sistema que permita un seguimiento detallado de las cancelaciones y sustituciones mes a mes es esencial para mantener la transparencia en las operaciones y asegurar que las declaraciones fiscales reflejen correctamente la realidad financiera de la empresa.

¿Existe una Herramienta en el Mercado que pueda Asistirme con esto?

En dSoft contamos con dos sistemas que lanzamos recientemente para ayudar con la gestión de CFDI:

eComprobante COM es una herramienta para la descarga masiva de CFDI con explotación de datos mediante Dashboards para el análisis y revisión de los principales indicadores de un negocio, así como determinación de las bases de impuesto con fines fiscales y de auditoría.

Por el otro lado, eComprobante EXE es un sistema para la descarga masiva de CFDI desde el portal del SAT y por “Web Service”, incluye herramientas gratuitas para la obtención y validación automática de comprobantes, así como para el análisis y revisión de datos con fines fiscales y de auditoría.

Como podemos ver, ambas opciones coinciden fundamentalmente en su propósito: auxiliar a tu empresa ofreciendo un manejo preciso de los comprobantes fiscales que emite o recibe en todo momento explotando la información con la que el SAT dispone.

Entre los beneficios que estas herramientas ofrecen tenemos:

• Descarga de comprobantes desde el Portal del SAT.
• Actualización Masiva de Estatus de los CFDI por diferentes medios.
  • Por Web Service por Metadatos en segundos.
  • Mediante Descarga desde el Portal del SAT en segundos.
  • Por medio del servicio de “Cancela y recupera tus facturas” del Portal del SAT en minutos.
• Actualización individual de estatus de los CFDI por UUID.
• Manejo de estatus de los CFDI por sustitución.
• Identificación de los comprobantes Cancelados de meses anteriores al actualizar el estatus de los CFDI.
• Validaciones CFDI SAT.
  • Identificación y reporteo de CFDI cancelados por plazo vencido y sin aceptación del receptor.
  • Búsqueda de los CFDI registrados en Contabilidad utilizando un Layout en Excel con la relación de los UUID a comparar contra la “Metadata” o “Metadatos” para identificar folios cancelados o faltantes.
  • Generación de un Layout en Excel con los folios fiscales de un periodo a partir de la información del “Auxiliar de Folios.XML” o “Poliza.XML” para cotejarlos contra la información de Metadata o Metadato y localizar: Folios en contabilidad con estatus de cancelado, Folios no registrados en contabilidad y Folios registrados en la contabilidad y no existentes en el SAT.

Te invitamos a que contactes con nuestros expertos para que te den una asesoría completamente gratuita sobre todos los beneficios que estas dos herramientas ofrecen.

De igual manera, si te interesa poner a prueba las prestaciones que nuestros sistemas tienen para tu empresa, descarga la versión gratuita de eComprobante COM o eComprobante EXE.