La Importancia de los Complementos de Pago en la Gestión Fiscal de una Empresa
Los complementos de pago son documentos que certifican el pago de una factura en operaciones comerciales que no se liquidan de manera inmediata, además de ser obligatorios, son cruciales para garantizar que las deducciones y los ingresos sean gestionados adecuadamente para el pago de impuestos.
En este artículo, exploramos cómo un sistema automatizado puede ayudar con su obtención y gestión de los complementos de pago para cumplir con las obligaciones fiscales de manera eficiente, así como evitar discrepancias al conciliar los registros contables con los CFDI emitidos y recibidos en poder del SAT.
La Necesidad de Tener un Sistema Encargado de los Complementos de Pago
Un sistema que integre la gestión de los CFDI con los complementos de pago es clave y necesario para:
- Respaldar la deducibilidad de egresos. El primer paso para deducir una factura PPD recibida es contar con su CRP (comprobante de recepción de pago). Lo anterior minimiza errores en el registro contable o deducciones que podrían ser rechazadas por el SAT.
- Garantizar una correcta aplicación en el pago de impuestos. Al momento que un cliente nos realiza un pago de una factura PPD y nosotros emitimos el CRP, el SAT hace exigible el pago de IVA e ISR, el cual debe verse reflejado en la declaración mensual de la empresa. Esto asegura que nuestros registros contables y fiscales estén en congruencia con los requerimientos tributarios del SAT.
- Evitar la recepción de Cartas Invitación o de auditorías profundas. Si las declaraciones se realizan tomando en cuenta la emisión y recepción de los CRP, se disminuye considerablemente el riego de recibir una auditoría electrónica por parte del SAT:
Conciliación de los CFDI Tipo “Pago” con los Registros Contables
la emisión y recepción oportuna de los CRP facilita el cumplimiento fiscal y es esencial para la conciliación de los registros contables.
Un sistema que gestione los complementos de pago debe permitir:
- Determinar las Facturas PPD Sin Recepción de Pago.
- Determinar las Facturas PPD Con Recepción de Pago.
- Determinar las Facturas PPD Con Recepción de Pago Extemporáneo.
- Determinar el pago de impuestos basado en la emisión y recepción de facturas PUE y PPD.
- Identificar los CFDI emitidos y recibidos con estatus cancelado o sustituido.
- Generar reportes con el detalle de los folios fiscales (UUID) relacionados de los puntos anteriores.
Conciliación Global de Ingresos, Egresos y Complementos de Pago
La conciliación global de los ingresos, egresos y complementos de pago permite a las empresas tener una visión de sus finanzas y evitar incongruencias fiscales ante el SAT, un sistema de auditoría de CFDI debe permitir realizar la conciliación de CFDI para:
- Detectar incongruencias entre los CFDI y registros contables: Los diferentes CFDI emitidos y recibidos en conjunto con los CRP deben coincidir con los registros contables de la empresa y con los registros del SAT. Un sistema que realice esta conciliación debe ayudar a detectar cualquier inconsistencia que pueda existir para evitar una carta invitación o una auditoría profunda.
- Verificar la contabilidad electrónica y las declaraciones fiscales: Además, un sistema automatizado debe permitir conciliar la información presentada en la contabilidad electrónica y las declaraciones fiscales, tanto normales como complementarias. Con ello se garantiza que todos los registros contables estén alineados con las bases de datos de las autoridades.
Seguridad y Gestión de Complementos de Pago
Un sistema que gestione complementos de pago debe contar con los siguientes puntos:
- La obtención directa y masiva de CFDI desde el portal del SAT.
- Capacidad de procesar y correlacionar los CFDI de ingreso y egreso con sus respectivos pagos.
- Altos protocolos de seguridad.
- Capacidad de manejar un número ilimitado de contribuyentes.
En dSoft desarrollamos eComprobante COM, un sistema para la descarga masiva de CFDI con explotación de datos directamente desde Excel mediante Dashboards para el análisis y revisión de los principales indicadores de un negocio, así como determinación de las bases de impuesto con fines fiscales y de auditoría.
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- Descarga masiva de CFDI desde el portal del SAT por periodo y tipo de comprobante, por lista de RFC y por lista UUID que permite obtener entre 2,000 y 20,000 comprobantes al día.
- Seguridad en descarga y almacenamiento en los CFDI.
- Opción de manejo seguro de comprobantes descargados del portal del SAT mediante su encriptación en archivos .ZIP con contraseña al momento de obtenerlos.
- Opción de manejo seguro de los paquetes obtenidos por peticiones de CFDI por “Web Service” mediante la incorporación en cada paquete de una contraseña.
- Seguridad en el almacenamiento de CFDIs y de su información en base de datos SQL Server manejada con contraseña.
- Actualización de Estatus de los CFDI por diferentes formas.
- Actualización masiva de estatus de los CFDI mediante Web Service por Metadatos en segundos.
- Actualización masiva de estatus de los CFDI utilizando Metadata descargada desde el Portal del SAT en segundos.
- Actualización masiva de estatus de los CFDI mediante el servicio de “Cancela y recupera tus facturas” del Portal del SAT en minutos.
- Actualización individual de estatus de los CFDI por UUID.
- Determinación de cuentas por cobrar y por pagar procesando los CFDI de Ingreso, Egreso y Pago.
- Generación de la relación de facturas PPD pendientes de pago o cobro por RFC.
- Revisión del saldo de una factura con el detalle de sus pagos y notas de crédito relacionadas.
- Identificación de facturas PPD sin pago, con pago y con pago emitido extemporáneamente
- Generación de listado con Facturas PPD Sin Recepción de Pago para un mes o ejercicio completo.
- Generación de listado con Facturas PPD Con Recepción de Pago para un mes o ejercicio completo.
- Generación de listado con Facturas PPD Con Recepción de Pago Extemporáneo para un mes o ejercicio completo.
- Validaciones SAT a los CFDI.
- Permite extraer el detalle de los conceptos de las facturas emitidas y recibidas, así como la información de los principales complementos de los CFDI.
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