El cálculo del Salario Base de Cotización (SBC) representa un reto significativo para las empresas en México, especialmente al tener que actualizarlo y notificarlo al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) cada dos meses.

Este procedimiento implica una carga administrativa compleja que afecta tanto a los recursos humanos como a la eficiencia operativa.

En este artículo hablamos sobre los desafíos que la actualización representa para toda empresa, así como la problemática que es llevar a cabo la notificación al IMSS.

¿Qué es el Salario Base de Cotización (SBC)?

El SBC es el salario diario integrado que sirve como base para determinar las cuotas obrero-patronales ante el IMSS.

El SBC se integra de percepciones fijas y variables. A continuación, mostramos en qué consiste esta integración:

Las percepciones fijas son aquellas que se pagan de manera regular y predecible:

• Sueldo base: Es la cantidad fija de dinero que un empleado recibe regularmente por su trabajo, sin incluir bonificaciones, comisiones u otros incentivos variables.
• Aguinaldo: Consistente en un pago anual equivalente a 15 días de salario como mínimo, otorgado generalmente antes del 20 de diciembre.
• Prima Vacacional: Beneficio equivalente al 25% del salario del trabajador como mínimo y que se otorga al momento de tomar sus vacaciones.

Las percepciones variables son aquellas que varían según el albedrío del empleador, por ejemplo:

• Comisiones: Ganancia de un porcentaje del total de la venta de productos o servicios a la que es acreedor un trabajador. Los trabajadores de ventas suelen ganar comisiones por resultados.
• Bonos de productividad: Incentivos o recompensas que se otorgan en función del rendimiento individual o colectivo en el cumplimiento de metas y objetivos preestablecidos.
• Vales de despensa: Cuando el excedente rebase el 40% del salario mínimo general SÍ integrará.
• Habitación o ayuda de renta: Es un apoyo económico destinado a cubrir parte del costo del alojamiento.
• Subsidio de transporte: Prestación que ayuda a cubrir los gastos de transporte público o combustible necesario para trasladarse desde su lugar de residencia hasta su lugar de trabajo.
• Horas extras: Si superan las nueve horas semanales se pagarán al doble, pero las que excedan de esas nueve horas se pagarán al triple. Además, el tiempo excedente de lo permitido en la ley laboral sí se integrará al salario base de cotización, de acuerdo con el artículo 27 de la Ley del Seguro Social vigente.

Desafíos del Cálculo Bimestral del SBC

Aunque calcular el SBC no es algo nuevo, el proceso se complica por la frecuencia con la que se debe actualizar y notificar. Cada bimestre, las empresas enfrentan los siguientes desafíos:

1. Sistemas de nómina que NO determinan el SBC. En general los sistemas de nómina NO contemplan la determinación de los nuevos SBC cada bimestre, en el mejor de los casos apoyan con reportes donde se detallan los conceptos variables de cada nómina, lo que hace de esta labor una de las más arduas y costosas.
2. Variabilidad en las percepciones de los trabajadores: Los ingresos de los empleados pueden cambiar con frecuencia debido a las percepciones variables. Esto obliga a las empresas a recalcular el SBC cada vez que se presente una variación, como lo establece el artículo 15 de la LSS.
3. Cumplimiento de plazos estrictos: Las empresas tienen un tiempo limitado para notificar al IMSS cualquier cambio en el SBC.
4. Carga administrativa elevada: Realizar estos cálculos y notificaciones bimestrales exige tiempo y recursos, lo que aumenta la carga administrativa para los departamentos de nómina y recursos humanos. En empresas con muchos empleados, esta tarea se vuelve especialmente compleja.
5. Errores en los cálculos y notificaciones: Los errores humanos en los cálculos o registros pueden derivar en inconsistencias que el IMSS puede interpretar como omisiones, lo que puede ocasionar auditorías o multas.

Con eMyIDSE puedes realizar la determinación del SBC del periodo actual de cada trabajador, compararlo con el SBC del periodo anterior y determinar si corresponde la presentación de los avisos por modificaciones de salario de cada trabajador al IDSE, ya sean ascendentes o descendentes.

El Impacto del Cálculo del SBC en las Empresas.

El cálculo bimestral del SBC afecta directamente a las finanzas y la operación de las empresas. Algunas consecuencias comunes incluyen:

• Incrementar los costos operativos: Calcular el SBC implica la necesidad de capacitar al personal en este tema, por lo que se requiere gente especializada dedicada a esta labor, así como la definir procedimientos para realizar correctamente los cambios, y en el mejor de los casos implementar sistemas automatizados para realizar el cálculo.
• Destinar valioso tiempo y recursos: Los recursos y el tiempo que se destinan a realizar esta tarea resultan elevados, lo cual puede mermar la economía de la empresa. Es por ello que contar con herramientas especializadas ayuda a liberar la carga para cumplir con las obligaciones patronales en tiempo y forma para evitar errores.
• Pago de multas por errores en la determinación de los cambios de forma oportuna. El notificar lo cambios de forma extemporánea en el SBC deriva en multas y recargos para el patrón, lo que impacta directamente las finanzas del contribuyente.

Actividades a Realizar Cuando se Actualiza el SBC.

A continuación, presentamos una lista de actividades necesarias para realizar un nuevo cálculo del SBC e integrar los ajustes correspondientes en los sueldos:

• Abrir el archivo de Excel con los datos de los trabajadores que normalmente se utiliza para procesar los movimientos al IDSE.
• Determinar que trabajadores cambiaron su salario diario normal por aumento de sueldo. 
• Verificar la antigüedad de todos los trabajadores para determinar si por aniversario el factor de integración cambia por el número de días de vacaciones.
• Obtener la información de nómina del bimestre anterior de todos los trabajadores.
• Determinar las percepciones variables por cada trabajador del bimestre anterior.
• Determinar los días devengados considerando faltas e incapacidades del bimestre anterior.
• Determinar el promedio de sueldos variables.
• Determinar el SBC nuevo de cada trabajador sumando las percepciones fijas y variables.
• Comparar contra el SBC determinado, contra el SBC del bimestre anterior.
• Determinar la presentación de los avisos de modificación de salario que tengan variación de SBC respecto al periodo anterior. 
• Capturar de forma manual los movimientos en el IDSE o en el mejor de los casos cuando se tiene un procedimiento automatizado generar el archivo DISPMAG para la carga masiva de movimientos afiliatorios.

Para mitigar los desafíos asociados con el cálculo bimestral del SBC, las empresas pueden implementar las siguientes estrategias:

1. Automatización del proceso: Usar software especializado en nóminas que facilite los cálculos y genere reportes automáticamente.
2. Capacitación continua: Garantizar que el personal de recursos humanos y nóminas esté capacitado en la normativa vigente de la LSS y las actualizaciones del IMSS.
3. Auditorías internas periódicas: Realizar revisiones internas para identificar errores y corregirlos antes de enviar los reportes al IMSS.
4. Contratación de expertos externos: En caso de empresas con recursos limitados, la tercerización del cálculo del SBC puede ser una solución eficiente.

Optimizar el cálculo y notificación del SBC no solo permite cumplir con la normativa, sino que también disminuye la carga administrativa y libera recursos.

Asimismo, permite que los trabajadores estén protegidos con un salario registrado adecuadamente ante el IMSS.

Con eMyIDSE puedes optimizar el proceso de cálculo bimestral del SBC y notificación al IMSS gracias a sus prestaciones automáticas.

Conclusión

El cálculo bimestral del Salario Base de Cotización y su notificación al IMSS son procesos importantes que ayudan con el cumplimiento de las obligaciones patronales, pero también representan un desafío significativo.

Adoptar herramientas tecnológicas, capacitar al personal y optimizar los procesos internos son estrategias clave para enfrentar esta problemática.

Una gestión eficiente protege los intereses de los trabajadores y fortalece la estabilidad de las empresas.

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• Lectura y procesamiento de información para la creación de la cédula de salario base de cotización.
• Determinación de avisos de modificaciones de salarios
• Cedulas de avisos de altas o reingresos y bajas
• Generación y envío de archivos DISPMAG.
• Sección de auditoría.
• Panel de navegación.

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