El cierre mensual permite revisar las operaciones registradas durante un periodo y comprobar que la información contable sea completa y consistente con la documentación comprobatoria . También facilita la identificación oportuna de errores, omisiones y diferencias.

Para realizarlo correctamente, es necesario establecer un proceso que contemple el registro de operaciones, la conciliación de cuentas, los ajustes contables y la revisión de la información financiera.

En este artículo explicamos qué comprende un cierre mensual y por qué la revisión de los CFDI del periodo puede formar parte de este proceso.

¿Qué es el Cierre Mensual?

El cierre mensual es el proceso mediante el cual una empresa recopila, registra, revisa y concilia las operaciones correspondientes a un mes. Su objetivo es determinar si la información contable refleja correctamente las operaciones financieras realizadas durante el periodo. Para ello, es necesario revisar tanto los registros contables como la documentación que los respalda.

El cierre no debe confundirse con la presentación de declaraciones fiscales. Aunque ambos procesos están relacionados, tienen objetivos diferentes. La declaración parte de información fiscal que debe presentarse ante las autoridades. El cierre, en cambio, es un proceso interno de revisión y organización de la información contable.

Realizar este proceso cada mes permite detectar diferencias antes de que se acumulen durante varios periodos. También proporciona información financiera más actualizada para la toma de decisiones.

¿Qué Actividades Comprende un Cierre Mensual?

Las actividades pueden variar según las características de cada empresa. Sin embargo, existen algunas tareas que forman parte habitual del proceso.

Completar los Registros del Periodo

El primer paso consiste en identificar si existen operaciones del mes que todavía no hayan sido registradas. Esto incluye revisar ingresos, compras, gastos, nómina y otras operaciones que tengan efectos contables. También es conveniente identificar documentos pendientes y operaciones que requieran algún registro adicional. La finalidad es evitar que información correspondiente al periodo quede fuera de los registros.

Algunas operaciones no están relacionadas con una factura del periodo por lo cual se debe tener en cuenta el registro de provisiones de impuestos, traspasos entre cuentas bancarias, amortizaciones de pagos anticipados, depreciaciones contables, entre otros.

Conciliar las Cuentas

La conciliación permite comparar los registros contables con otras fuentes de información para identificar diferencias. La conciliación bancaria es una de las más importantes. Consiste en comparar los movimientos registrados en contabilidad con los correspondientes en las cuentas bancarias. También pueden revisarse cuentas por cobrar y por pagar, así como otros auxiliares contables.

Una diferencia no necesariamente significa que exista un error. Puede corresponder a una operación pendiente de registrar, un movimiento bancario todavía no identificado o un registro que requiere corrección. Lo importante es que las diferencias sean identificadas y explicadas antes de concluir el periodo.

Registrar Ajustes Contables

Una vez revisadas las operaciones, pueden ser necesarios ajustes para que los registros reflejen correctamente el periodo. Entre ellos pueden encontrarse provisiones, depreciaciones, amortizaciones, acumulaciones de gastos o correcciones de registros. Estos ajustes deben realizarse de acuerdo con la naturaleza de las operaciones y con los criterios contables aplicables.

Revisar la Información Financiera

Con los registros completos y las cuentas conciliadas, es posible revisar la balanza de comprobación y los estados financieros. Esta revisión permite detectar comportamientos inusuales, saldos que requieren explicación y variaciones respecto de periodos anteriores. También puede utilizarse para comparar los resultados con presupuestos, objetivos internos u otros indicadores de la empresa.

¿Cómo Hacer más Eficiente el Cierre Mensual?

La eficiencia del cierre depende, en buena medida, de que la información esté disponible antes de comenzar la revisión. Por ello, conviene establecer un calendario con fechas de corte y responsables para las distintas actividades. También puede utilizarse una lista de comprobación para evitar que alguna tarea quede pendiente.

El proceso tampoco debería concentrarse completamente en los últimos días del mes. Mantener actualizados los registros durante el periodo facilita las conciliaciones y reduce la cantidad de operaciones pendientes. La coordinación entre las áreas que generan información también es importante. Ventas, compras, tesorería, nómina y contabilidad pueden producir datos que deben integrarse para completar el cierre.

La automatización puede facilitar determinadas tareas, especialmente cuando existe un volumen elevado de operaciones. Sin embargo, automatizar no sustituye la revisión de las diferencias encontradas.

La Importancia de Descargar los CFDI del Periodo

La revisión de los CFDI puede integrarse al cierre mensual porque permite contrastar la información de los comprobantes con los registros de la empresa. Una contabilidad ordenada debe mantener control sobre los ingresos facturados y sobre los gastos y compras respaldados mediante CFDI. Por ello, descargar y revisar los comprobantes del periodo puede ayudar a detectar información que todavía no haya sido incorporada a los registros.

El procedimiento puede comenzar con la obtención de los CFDI correspondientes al mes. Después, es posible contrastarlos con las operaciones registradas en contabilidad. Por ejemplo, los CFDI emitidos pueden compararse con los ingresos registrados y con las cuentas por cobrar. Los CFDI recibidos pueden revisarse frente a las compras, gastos y cuentas por pagar. Esta comparación también puede ayudar a identificar diferencias entre la documentación disponible y los registros internos.

Entre los aspectos que pueden detectarse están los comprobantes que todavía no hayan sido considerados, operaciones registradas por importes diferentes y documentos que requieran una revisión adicional. La revisión no debería limitarse a comprobar que existe un CFDI. También es necesario verificar que sus datos correspondan con la operación realizada y que la información del comprobante sea consistente con los registros de la empresa.

De esta manera, la descarga de CFDI deja de ser una tarea aislada de recopilación de archivos y se convierte en un elemento más del proceso de revisión mensual.

Es importante considerar que los mecanismos del SAT para la determinación de las bases gravables de los impuestos propios del contribuyente, así como de las retenciones del ISR e IVA correspondientes a personas físicas, se sustentan en la información contenida en los CFDI. Por ello, resulta indispensable realizar una conciliación contable contra dichos comprobantes, con el fin de verificar que la información registrada en la contabilidad coincida con la reportada ante la autoridad fiscal, identificar posibles diferencias y prevenir inconsistencias en el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Conclusión

Un cierre mensual no consiste únicamente en generar estados financieros al final de cada mes. Su utilidad depende de la revisión progresiva de las operaciones, la conciliación de la información y la identificación de diferencias antes de que estas se acumulen.

Por esta razón, resulta conveniente establecer un procedimiento periódico que permita completar los registros, conciliar las cuentas, realizar los ajustes necesarios y revisar la documentación relacionada con las operaciones.

La descarga y revisión de los CFDI puede formar parte de este proceso. Al contrastar los comprobantes del periodo con la información contable, la empresa dispone de otro mecanismo para identificar operaciones pendientes o diferencias que requieren atención.

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