Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) documentan las operaciones realizadas por los contribuyentes y contienen información que permite identificar aspectos como las partes involucradas, los importes la clase de producto o servicio y los impuestos de cada operación.

Esta información también se relaciona con la contabilidad. Cuando una operación respaldada por un CFDI se registra mediante una póliza contable, las disposiciones relativas a la contabilidad electrónica establecen mecanismos para identificar el comprobante fiscal que soporta la transacción.

En este artículo explicamos cómo conocer esta relación permite entender la conexión entre los CFDI con los registros contables y por qué es importante conservar información consistente entre ambos.

Relación entre los CFDI y la Contabilidad Electrónica

El CFDI y la contabilidad electrónica cumplen funciones diferentes. El CFDI es un comprobante fiscal que ampara una operación. La contabilidad, por su parte, registra los efectos financieros de las operaciones en las cuentas correspondientes.

La contabilidad electrónica establece las características que deben cumplir determinados archivos generados a partir de los registros contables, como el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas del periodo, que sirven como base para la determinación de contribuciones.

Por ello, un CFDI no sustituye al registro contable. Sin embargo, cuando una operación respaldada por un comprobante se registra en una póliza, esta debe permitir identificar el CFDI que soporta la transacción.

¿Qué Información del CFDI se Relaciona con los Registros Contables?

El Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal contempla diversos datos de los comprobantes fiscales que deben incluirse en la información de las pólizas.

Entre ellos se encuentran el UUID del CFDI, la clave en el RFC del tercero relacionado, el monto total del comprobante, la moneda y, cuando corresponde, el tipo de cambio.

El UUID, también denominado folio fiscal, permite identificar de manera específica el CFDI que respalda la operación registrada.

De esta forma, los datos del comprobante proporcionan elementos para vincular una operación documentada fiscalmente con el registro correspondiente en la contabilidad.

Relación entre un CFDI y una Póliza Contable

Las pólizas contables son documentos internos en los que se registran las operaciones financieras realizadas por un contribuyente. De acuerdo con el Anexo 24, deben permitir identificar el comprobante fiscal que ampare la transacción y el método de pago.

La Regla 2.8.1.5 establece que en cada póliza deben distinguirse los folios fiscales de los comprobantes que soporten la operación. Cuando se trate de operaciones relacionadas con un tercero, también debe incluirse su RFC.

Por ejemplo, si una empresa registra contablemente la compra de un equipo respaldada por un CFDI, la información de la póliza debe permitir identificar el comprobante correspondiente y la operación que representa.

Cuando el folio fiscal no pueda identificarse directamente dentro de las pólizas, la regla permite utilizar un reporte auxiliar para relacionar los folios fiscales, RFC y montos de los comprobantes con la póliza correspondiente.

¿Qué Papel Tiene la Balanza de Comprobación?

La relación entre los CFDI y la contabilidad no termina en las pólizas. Las operaciones registradas afectan las cuentas contables y sus movimientos se reflejan en la balanza de comprobación. Esta debe incluir los saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de las cuentas correspondientes.

De esta manera, una misma operación puede observarse desde diferentes niveles:

CFDI > operación registrada > póliza > cuenta contable > balanza de comprobación

Cada elemento cumple una función distinta dentro de la información fiscal y contable del contribuyente.

¿Qué Ocurre Cuando los CFDI y los Registros Contables no Coinciden?

La relación entre los comprobantes y los registros contables facilita la identificación de las operaciones y la revisión de la información.

Por ejemplo, pueden surgir diferencias cuando un comprobante que respalda una operación no se encuentra relacionado con el registro correspondiente, cuando los datos utilizados para identificarlo son incorrectos o cuando existen diferencias entre la información del comprobante y la registrada contablemente.

También conviene considerar los cambios que puedan ocurrir posteriormente en los CFDI. Una operación registrada en la contabilidad puede estar respaldada por un comprobante que después sea cancelado o sustituido, por lo que estas situaciones deben revisarse para determinar si es necesario actualizar los registros correspondientes.

¿La Contabilidad Electrónica Consiste en Enviar los CFDI al SAT?

No. Los CFDI y los archivos de contabilidad electrónica son elementos distintos. La contabilidad electrónica contempla archivos con estructuras específicas, entre ellos el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación, las pólizas del periodo y los auxiliares de folios de comprobantes fiscales.

Por su parte, los CFDI documentan las operaciones y proporcionan información que puede vincularse con los registros contables.

Por ello, relacionar un CFDI con una póliza no significa incorporar el archivo XML del comprobante dentro de la póliza. Significa identificar el comprobante fiscal que respalda la operación mediante los datos previstos para los registros contables.

Conclusión

Los CFDI permiten identificar las operaciones documentadas fiscalmente, mientras que los registros contables muestran cómo esas operaciones afectan las cuentas del contribuyente.

Mantener una relación adecuada entre ambos elementos facilita la identificación de las operaciones y contribuye a conservar información contable organizada y trazable.

Para ello, es necesario conservar los comprobantes correspondientes y registrar las operaciones de acuerdo con las disposiciones aplicables. También es conveniente revisar periódicamente que la información de los CFDI y los registros contables mantengan correspondencia.

Es importante revisar el estatus de cada comprobante fiscal para verificar que las operaciones realizadas están debidamente amparadas de conformidad con las disposiciones fiscales y que los registros contables están asociados a un CFDI válido.

La gestión de los CFDI, por tanto, no termina con su emisión o recepción. Su información también forma parte de los elementos que permiten relacionar las operaciones documentadas con los registros de la contabilidad electrónica.

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