Actualización Masiva de Estatus de CFDI con Metadata SAT
En México, el CFDI es un requisito obligatorio para la mayoría de las transacciones comerciales desde el año 2014. Todos los contribuyentes tenemos la obligación por ley de resguardar en medio magnético los CFDI emitidos y recibidos, así como asociar en nuestra contabilidad cada folio fiscal en las pólizas contables. Por ello, es de suma importancia la verificación del estatus da cada factura registrada para garantizar la integridad de nuestros registros contables.
El estado de un CFDI puede ser “Vigente” o “Cancelado” y, aunque el SAT realizó cambios en el 2022 para que las facturas no fueran canceladas sin autorización, existe la posibilidad de que un proveedor cancele una o varias facturas sin darnos cuenta. Esto sucede, sobre todo, con aquellas facturas con método de pago PUE o facturas PPD sin CFDI de recepción de pago, sin importar el monto.
Debido a lo anterior, es importante vigilar que ninguno de los comprobantes que amparan nuestras deducciones contables hayan sido cancelados sin nuestro conocimiento. A continuación, revisaremos los diferentes métodos que el SAT pone a disposición de los contribuyentes.
Para validar el estatus de las facturas electrónicas, el primer método que el SAT proporciona se encuentra en la sección “Factura Electrónica“, en la opción “Cancela y recupera tus facturas“. Este módulo permite a los contribuyentes consultar visualmente el estatus de una factura o de un conjunto de éstas. Esta forma de hacerlo es muy sencilla, pero nada práctica para validar la situación de nuestros comprobantes.
El segundo método que el SAT pone a disposición de los contribuyentes es un servicio web que requiere ser incorporado a un sistema informático. Este servicio requiere de 4 datos para devolver el estatus de un CFDI: UUID, RFC del Receptor, RFC del Emisor y el Total del Comprobante. Cada consulta demora aproximadamente 1 segundo, por lo que entendemos que el servicio fue diseñado para manejar volúmenes chicos, ya que en un minuto se consulta el estatus de 60 CFDI, en una hora 3600, en 10 horas 36000 y en un día tan solo 86,400.
El tercer método que existe para consultar el estatus de los comprobantes es utilizando la Metadata, la cual solicitamos y recuperamos desde el portal del SAT en la sección “Factura Electrónica“, dentro de la opción “Cancela y recupera tus facturas“. Esta opción es la más indicada para consultar y actualizar el estatus de grandes volúmenes de CFDI, ya que con ella se obtienen hasta 1,000,000 de registros en pocos minutos u horas. En dichos datos se incluye el estatus de cada CFDI.
Por lo anterior, la opción ideal y más recomendada para conocer y monitorear el estatus de todos nuestros CFDI es la utilización de la Metadata en conjunto con un sistema de gestión y administración de CFDI como eComprobante de dSoft.
Pero ¿Qué es la Metadata SAT?
La Metadata es un conjunto de registros que contienen los datos más representativos de los CFDI. La Metadata es solicitada, procesada y recuperada desde el portal del SAT, los registros obtenidos contienen la siguiente información: Folio fiscal (UUDI), RFC del emisor, Nombre del emisor, RFC del receptor, Nombre del receptor, Fecha de emisión, Fecha de certificación, PAC que certificó, Total de la transacción, Efecto del comprobante (ingreso, egreso o nómina), Estado del comprobante (Vigente o Cancelado) y Fecha de cancelación del CFDI (si es el caso).
¿Cómo Obtener la Metadata SAT?
Por lo relevante que es Metadata es importante saber cómo y de dónde obtenerla, por lo que para obtenerla, hay que seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al portal del SAT.
- Seleccionar la sección “Factura Electrónica”.
- En el menú se debe ingresar a la opción: “Cancela y recuperar tus facturas”.
- Ingresar tu con tu e.firma o con RFC y contraseña.
- Seleccionar entre las opciones: “Consultar Facturas Emitidas” o “Consultar Facturas Recibidas”.
- En el siguiente paso, seleccionar si se desea descargar “Por Folio Fiscal” o “Por Rangos de fecha en la emisión”.
- Una vez que haya seleccionado la opción, se debe hacer clic en el botón “Buscar CFDI”.
- Una vez que se presente la pantalla con la consulta de hasta 500 CFDI, aparecerá en la parte inferior la opción en color azul: “Descargar Metadata”. Se tiene que hacer clic en esa opción para solicitar al SAT la generación de un archivo ZIP que contendrá la Metadata del periodo solicitado.
9. A continuación, aparecerá un mensaje que indicará que descargó la Metadata con éxito. En realidad, el mensaje nos informa que debemos ingresar a la sección “Recuperar descarga de CFDI” para obtener las solicitudes de CFDI y de Metadata.
10. Al ingresar al módulo “Recuperar descargas de CFDI“, aparecerá la lista de paquetes solicitados y procesados. En dicho módulo se podrá identificar la “Metadata” disponible después de lapso de tiempo. Para descargarla se debe hacer clic en la nubecita. Acto seguido, se descargará un archivo ZIP que contiene los registros en un archivo TXT separado por comas.
11. Si queremos ver el archivo obtenido de la Metadata, bastará con descomprimir el archivo ZIP y tendremos el archivo TXT. El Bloc de Notas de Windows nos permitirá ver el archivo descargado, en el que aparecerá algo similar a lo siguiente:
El tiempo de respuesta del Web Service desde la página del SAT para la solicitud de Metadata demora entre 15 minutos y 72 horas según la documentación oficial. Sin embargo, en la práctica, el tiempo de respuesta suele ser mucho menor.
Las pruebas realizadas por diversos contribuyentes han arrojado los siguientes resultados sobre el tiempo de respuesta del servicio:
- Para 50,000 CFDI tarda de 15 minutos – una hora.
- Para 100,000 CFDI tarda entre 1 y 2 horas.
- Para 500,000 CFDI tarda entre 2 y 8 horas.
- Para 1,000,000 CFDI tarda entre 8 a 72 horas.
Estos tiempos de respuesta pueden variar en función de varios factores, como la carga del servidor del SAT, la velocidad de la conexión a internet y el volumen de los datos solicitados. Por lo tanto, es recomendable realizar la solicitud con anticipación y ser pacientes.
¿Cuál es la importancia de trabajar con la Metadata?
El análisis de los datos más representativos de los CFDI es una tarea fundamental para todo contribuyente que desea tener un mejor control sobre sus operaciones de forma global, así como conocer y monitorear el estatus de sus facturas electrónicas.
A través del análisis y procesamiento de la Metadata es posible:
- Determinar el número de CFDI en un periodo: El primer paso para el análisis de CFDI es contar el número de comprobantes emitidos y recibidos por cada contribuyente. Esta información puede ser obtenida a través del portal del SAT o de un proveedor de servicios de facturación electrónica.
- Conocer la fecha de emisión y certificación de los CFDI: La fecha de emisión y certificación de cada comprobante también es información importante para el análisis. Esta información puede ser utilizada para identificar tendencias en las operaciones del contribuyente, por ejemplo, los periodos de mayor venta o gasto.
- Obtener el valor global de las transacciones rápidamente: El valor global de las transacciones registradas en los CFDI es otra información importante para un análisis general. Esta información puede ser utilizada para calcular el monto de los ingresos y egresos del contribuyente, así como para identificar los gastos netos de nómina en un periodo.
- Confirmar el estatus o estado de cada comprobante: El estado de cada comprobante, ya sea vigente o cancelado se puede determinar rápidamente y es un dato muy importante que forma parte de la Metadata, el seguimiento a los comprobantes cancelados es de suma importancia, porque éstos no pueden ser utilizados para deducir impuestos.
- Obtener estadísticas globales rápidamente sobre los ingresos y egresos por tipo de CFDI: Las estadísticas sobre los ingresos y egresos por tipo de CFDI son una herramienta valiosa para el análisis. Esta información puede ser utilizada para identificar las actividades económicas más importantes del contribuyente y para realizar proyecciones de ingresos y egresos.
- Analizar los datos de los clientes y proveedores: Esta información puede ser utilizada para identificar el volumen e importe de las transacciones con cada cliente y proveedor a nivel de totales.
De lo mencionado se desprende la necesidad de contar con un sistema que haga todo esto de manera automática, por lo que en dSoft desarrollamos eComprobante y eDashboard CFDI, éste último tiene entre sus beneficios más importantes, los siguientes:
- Solicitar la Metadata para actualizar el estatus de los comprobantes descargados por el sistema eComprobante.
- Convertir la información extraída en tablas dinámicas y comparativas por periodos de mes o año.
- Filtrar la información por Método de Pago, Forma de Pago, Estatus, Uso de CFDI, Tipo de Cambio, RFC del Receptor, Nombre del Receptor.
- Analizar la información basándose en Total de Registros, Notas de Crédito, Retenciones, Pagos, Data SAT, Nómina/Subcontratación, Base de Impuestos, Herramientas.
Te invitamos a que nos contactes para darte más información sobre esta y otras herramientas que tenemos para ayudarte con tus procesos. De igual manera, mantente informado sobre temas contables en nuestro Blog, donde publicamos la último en estos temas.
