Desde 2014, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementó la contabilidad electrónica como parte de su estrategia de fiscalización digital. Este esquema obliga a ciertos contribuyentes a enviar sus registros contables en formatos electrónicos específicos, con el objetivo de facilitar la revisión por parte de la autoridad fiscal.

En este artículo te explicamos de forma clara y práctica en qué consiste la contabilidad electrónica del SAT, quiénes deben cumplirla, qué archivos debes enviar y cómo hacerlo correctamente para evitar multas y sanciones.

¿Qué es la Contabilidad Electrónica del SAT?

La contabilidad electrónica es un conjunto de registros contables en archivos digitales que deben generarse usando la información contenida en los CFDI conforme a los lineamientos técnicos establecidos por el SAT. Esta modalidad permite que el fisco revise de forma automatizada los movimientos contables de los contribuyentes.

La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) en su punto 2.8.1.5 establece que los documentos más relevantes que integran esta contabilidad son:

1. Catálogo de cuentas
   • Un catálogo de cuentas es un registro estructurado que enumera de forma ordenada todas las cuentas empleadas por una empresa para registrar sus operaciones financieras. Cada cuenta se distingue por un número y un nombre que describe su función o tipo.
   • Se entrega una sola vez al inicio de actividades o cuando hay modificaciones.
   • En caso de modificaciones, el archivo debe enviarse a más tardar en el mismo plazo que la balanza correspondiente al mes en que ocurrió el cambio.
2. Balanza de comprobación
   • La balanza de comprobación se compone de las cuentas contables, los saldos deudores y acreedores, los movimientos del periodo, y los totales.
   • Se presenta mensualmente, dentro de los primeros cinco días hábiles del segundo mes posterior al que corresponde la información.
   • Por ejemplo: la balanza de abril se envía durante los primeros días hábiles de junio.
   • También debe enviarse una balanza de cierre del ejercicio fiscal (balanza 13):
     • Personas morales: a más tardar el 20 de abril del año siguiente.
     • Personas físicas: a más tardar el 22 de mayo del año siguiente.
3. Pólizas contables y auxiliares
   • Es un documento que documenta las operaciones financieras de una empresa. Incluye información como la fecha, el concepto de la operación, las cuentas involucradas, el monto correspondiente y si se trata de un cargo o un abono. Las pólizas contables representan el punto de partida en el registro contable y constituyen la base para la elaboración de los libros contables y los estados financieros.
   • Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.

4. Auxiliar de folios

1. • Es un documento que proporciona el detalle necesario para identificar y relacionar los folios fiscales de los comprobantes con las pólizas correspondientes al periodo contable, incluyendo tanto operaciones nacionales como del extranjero, y considerando distintos tipos de comprobantes y métodos de pago.
   • Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.

5. Auxiliar de cuentas

1. • Es un detalle minucioso de los movimientos registrados en cada cuenta principal. Su propósito es asegurar la claridad y exactitud de la información contable, lo cual permite verificar la fidelidad de los estados financieros.
   • Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.

Esta información debe enviarse en formato XML a la autoridad.

Contribuyentes Obligados a Llevar Contabilidad Electrónica

Los contribuyentes que deben llevar y enviar contabilidad electrónica al SAT son los siguientes:

• Personas morales del régimen general (empresas).
• Personas físicas con actividad empresarial o profesional.
• Contribuyentes que optaron por el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), si superan ciertos ingresos.
• Contribuyentes registrados en el Régimen de Arrendamiento.

Están exentos:

• Personas físicas asalariadas.
• Personas que generan ingresos únicamente desde plataformas digitales.
• Contribuyentes que utilizan “Mis Cuentas”
• Contribuyentes con ingresos anuales menores a 4 millones de pesos (en algunos casos del RESICO).

Envío de la Contabilidad Electrónica

El envío se realiza a través del Buzón Tributario, una herramienta digital obligatoria para todos los contribuyentes. Los pasos básicos son:

1. Ingresar al Buzón Tributario del SAT con tu RFC y e.firma.
2. Seleccionar la opción de “Contabilidad electrónica”.
3. Cargar los archivos XML correspondientes al mes que deseas declarar.
4. Firmar el envío con tu e.firma y conservar el acuse de recibo.

Nomenclatura de Archivos XML

Antes de enviar los archivos, estos deben estar comprimidos en un archivo .ZIP y nombrados siguiendo el formato oficial:

RFC + Año (4 dígitos) + Mes (2 dígitos) + Clave del archivo, donde las claves pueden ser:

• CT = Catálogo de cuentas
• BN = Balanza de comprobación
• BC = Balanza complementaria
• PL = Pólizas contables
• XC = Auxiliar de cuentas
• XF = Auxiliar de folios

¿Qué Hacer si los Archivos Tienen Errores?

Si tus archivos contienen errores, considera lo siguiente:

• Errores informáticos (archivos rechazados por el sistema del SAT): pueden reenviarse tantas veces como sea necesario antes de que venza el plazo. Si el rechazo ocurre dentro de los dos días previos a la fecha límite, cuentas con cinco días adicionales para corregir y reenviar.
• Errores contables (datos incorrectos): puedes reenviar archivos corregidos dentro de un plazo de cinco días posteriores a la modificación.
• Si el archivo no puede leerse o está dañado, el SAT te notificará y podrá solicitar archivos complementarios.

Consecuencias de no Presentar la Contabilidad Electrónica

La autoridad estipula en los artículos 81 y 82 de la CFF lo siguiente:

Artículo 81

Son infracciones relacionadas con la obligación de pago de las contribuciones; de presentación de declaraciones, solicitudes, documentación, avisos, información o expedición de constancias, y del ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria:

1. No presentar las declaraciones, las solicitudes, los avisos o las constancias que exijan las disposiciones fiscales, o no hacerlo a través de los medios electrónicos que señale la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o presentarlos a requerimiento de las autoridades fiscales. No cumplir los requerimientos de las autoridades fiscales para presentar alguno de los documentos o medios electrónicos a que se refiere esta fracción, o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.

Artículo 82

A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de presentar declaraciones, solicitudes, documentación, avisos o información; con la expedición de comprobantes fiscales digitales por Internet o de constancias y con el ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria a que se refiere el artículo 81 de este Código, se impondrán las siguientes multas:

1. Para la señalada en la fracción I:
2. d) De $18,360.00 a $36,740.00, por no presentar las declaraciones en los medios electrónicos estando obligado a ello, presentarlas fuera del plazo o no cumplir con los requerimientos de las autoridades fiscales para presentarlas o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.

Multa del inciso compilada por resolución miscelánea fiscal DOF 05-01-2022. Actualizada DOF 27-12-2022. Compilada DOF 29-12-2023, 30-12-2024

Multas adicionales por otras omisiones:

• $300 a $7,500 por llevar la contabilidad sin seguir las especificaciones del SAT.
• $330 a $6,070 por registros inexistentes.
• $12,000 a $120,000 por no presentar estados financieros a tiempo.

Asimismo, omitir el envío de la contabilidad electrónica SAT puede traer consecuencias serias:

• Imposibilidad de obtener devoluciones o compensaciones de impuestos.
• Rechazo de solicitudes de cumplimiento de obligaciones fiscales.
• Posibles auditorías o revisiones electrónicas.

Por eso es importante mantener tu contabilidad al día, generar los archivos correctamente y enviarlos dentro del plazo establecido.

Recomendaciones para Cumplir con la Contabilidad Electrónica SAT

Para evitar errores o sanciones, te recomendamos:

• Utiliza un sistema contable autorizado que genere archivos XML conforme a lo que dispone la RMF.
• Valida tus archivos antes de enviarlos con los validadores que ofrece el SAT o proveedores especializados.
• Consulta regularmente tu buzón tributario, ya que allí recibirás notificaciones y posibles requerimientos.
• Contrata a un contador certificado que esté familiarizado con el proceso de envío de contabilidad electrónica.

• Guarda tus acuses de envío durante al menos 5 años, en formato digital o impreso, por si se requiere en auditorías.

Conclusión

La contabilidad electrónica del SAT no solo es una obligación, sino también una herramienta que promueve la transparencia y el orden fiscal. Cumplir con esta obligación de manera puntual y precisa evita sanciones y mejora tu relación con el fisco.

Si eres contribuyente obligado, asegúrate de usar herramientas adecuadas, cumplir con los plazos y mantener comunicación constante con tu contador. Con una buena gestión, el envío de contabilidad electrónica puede ser un proceso sencillo y sin contratiempos.

Sistema para Generar la Contabilidad Electrónica

Para ayudarte con la generación y envío de la contabilidad electrónica, en dSoft desarrollamos eContaCFDI, un sistema de contabilidad basado 100% en los CFDI y en la vigilancia de la Metadata obtenida desde el portal de SAT.

Entre los beneficios de eContaCFDI, destacamos los siguientes en cuanto a la contabilidad electrónica:

• Generación y repositorio de contabilidad electrónica:
  • Generación de los 5 archivos de la contabilidad electrónica:
    • Catálogo de Cuentas.XML
    • Balanza.XML
    • Pólizas.XML
    • Auxiliar de Cuentas.XML
    • Auxiliar de Folios.XML
  • Manejo de un repositorio de archivos de contabilidad electrónica para consultar la información.

Asimismo, con eComprobante se pueden generar los 2 archivos que se mandan mensualmente a partir de un layout en Excel, es decir, el Catálogo de Cuentas.XMLy la Balanza.XML.

Te invitamos a que nos contactes para que podamos hablarte a profundidad sobre todos los beneficios que nuestro sistema ofrece. O bien, descarga la versión gratuita con vigencia de 6 meses de eContaCFDI para que pongas a prueba sus prestaciones.