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Información y tutoriales para contadores y administrativos
Información y tutoriales para contadores y administrativos

¿Estás listo para emitir CFDI Ver. 4.0 y el nuevo recibo de nómina?

Aquí te decimos que debes hacer y con que herramientas cuentas.

Tal vez no estés completamente enterado, pero el CFDI Ver. 4.0 aunque tiene pocos cambios, algunos son de consideración, tal es el caso que la autoridad postergo la obligación del 01 de abril al 01 de julio del 2022, por lo que es importante que ahora que se acerca el periodo de emisión obligatorio estés enterado de lo relevante en esta materia.

Vamos a revisar lo que consideramos el factor más importante a la hora de emitir el nuevo CFDI 4.0, básicamente se centra en los nuevos datos del emisor y receptor, específicamente en el nombre o razón social y el domicilio fiscal (código postal), los cuales deberán corresponder de forma idéntica a la información con que cuenta la autoridad en sus bases de datos.

Por lo anterior revisemos las consideraciones en el nombre para personas físicas que deben contemplar:

  1. Manejar por separado el nombre, el primer apellido y segundo apellido para enviarlo al PAC en el orden correcto.
  2. Estar en mayúsculas.
  3. No contener caracteres especiales como acentos, tildes, puntos, comas, etc. Solo es válida la letra “Ñ”.
  4. No deben tener más de un espacio entre nombres y apellidos al mandarlos timbrar con el PAC.
  5. No contar con abreviaturas.

Para personas morales aplica algo similar con la razón social la cual debe observar:

  1. Manejarse por separado la razón social y el tipo de sociedad, la factura electrónica NO debe incluir el tipo de sociedad o no se podrá timbrar.
  2. Debe estar en mayúsculas.
  3. No debe contener caracteres especiales como acentos, paréntesis, corchetes, puntos, comas, etc. Solo es válida la “Ñ” y el “&”.
  4. No debe tener más de un espacio entre las palabras que conforman la razón social.
  5. No contar con abreviaturas.
  6. Al emitir la representación impresa se recomienda incluir el tipo de sociedad para evitar molestias en los clientes.

Las consideraciones para nombres en personas físicas aplican igual para nombres de trabajadores a la hora de emitir el CFDI para 2022 con su complemento de nómina.

Como hemos comentado el nombre y/o razón social es uno de los datos relevantes en la emisión de facturas electrónicas y recibos de nómina, siendo el otro el domicilio fiscal, mejor conocido en esta materia como el “código postal”.

El código postal que se envía a un PAC para timbrar la factura deberá corresponder al que tiene el SAT en sus registros, y dado que este dato no está bajo el control del emisor, se vuelve un verdadero dilema, éste dato se puede obtener solicitando documentos oficiales emitidos por el SAT como la cédula de identificación fiscal o la constancia de situación fiscal, que para las pequeñas y medianas empresas no forma parte de un trámite administrativo a la hora de registrar un nuevo cliente o un trabajador.

Tomando como referencia lo anterior y dado que el SAT está consciente de esta problemática hace un par de semanas modificó su servicio de “validación masiva de RFC”, y le incorporó la validación del nombre o razón social y del código postal.

Este nuevo servicio pretende brindarle al contribuyente la posibilidad de “salvar” las consideraciones que referimos en el presente artículo y colocarlo en condiciones de emitir la nueva factura electrónica ver. 4.0.

Para complementar la información debemos mencionar que el validador masivo de RFC, nombre o razón social y código postal del SAT requiere de la creación de un layout (archivo de texto) que se debe cargar desde el portal del SAT para que el servicio valide cada registro y regrese otro layout con el resultado de la validación, mismo que el contribuyente deberá revisar para identificar clientes y trabajadores a considerare para estar en condiciones de timbrar exitosamente los CFDI a partir del 1 de julio del 2022.

El validador SAT que permite verificar en línea los datos de RFC, nombre o razón social y código postal, de uno a uno o de manera masiva hasta 5 mil registros se puede acceder en la siguiente liga:

Validador Masivo de Datos para CFDI Ver. 4.0 del SAT 2022.

Es importante mencionar que el archivo a subir en el nuevo servicio de la autoridad debe cumplir con lo siguiente: 

  • El archivo debe generarse en formato plano (txt) y tipo UTF-8.
  • Se debe utilizar como separador entre dato y dato el carácter pipe “|”.
  • Las columnas no deben de tener nombre/título, en el primer renglón.
  • En la primera columna, se deberán enumerar los registros proporcionados.
  • En la segunda columna, se deberá proporcionar los RFC a consultar y/o validar, evitando que el RFC tenga espacios en blanco.
  • En la tercera columna, se deberá de proporcionar el Nombre o Razón Social asociado al RFC.
  • En la cuarta columna, se deberán registrar las claves del “Código Postal” del domicilio fiscal asociado al RFC.
  • El archivo puede tener como máximo 5,000 registros con los RFC a validar.

Tomando en cuenta que la creación de este archivo y/o layout requiere de cierta complejidad por la estructura del mismo, no será una labor sencilla, dejando al pequeño y mediano contribuyente a expensas de sufrir dificultades en el arranque de la emisión de nuevas facturas con las consecuencias que de ello deriva, como no poder cobrar o el paro de su operación al no  poder emitir la factura, y para el caso de la nómina no poder timbrar significará que el gasto sea no deducible.

No obstante lo anterior, no debes preocuparte si tu proveedor de software a tomado cartas en el asunto, por nuestra parte y consientes de la problemática, nuestros sistemas incluyen herramientas que harán que tú como contribuyente logres pasar esta transición de una forma más sencilla, por ejemplo en eComprobante hemos colocado un módulo que permite generar el layout con los datos de RFC y nombre del cliente para que el usuario incorpore el código postal y posteriormente validar de forma automática todos los datos y/o registros en el portal del SAT con un simple clic, así como entregarte una base con la información con todas las características y propiedades que el validador del SAT requiere, de la misma forma se hace con la relación de trabajadores.

En eFactura y NomiTool 2022 hemos incorporado herramientas que generan el layout requerido por el validador masivo de RFC del SAT, para el primero se genera y se valida de forma automática, lo que permite identificar clientes con potenciales problemas, mientras que para el segundo se genera el layout para que el usuario lo suba, lo valide en el portal de SAT y proporcione al sistema el resultado de dicha validación, de tal forma que se logra identificar trabajadores con problemas al momento del timbrado. 

Otra herramienta que hemos incorporado a los sistemas es la lectura de la cédula de identificación fiscal, éste proceso permite leer los datos que contienen dicha cédula y ponerlos a disposición de los usuarios al momento de registrar un nuevo cliente o trabajador para guardar exactamente la información que el SAT tiene registrados en su base y lograr con ello timbrar con éxito una factura o un CFDI de nómina Ver. 4.0.

Te invitamos a conocer a detalle todos los cambios y mejoras en nuestros sistemas visitando nuestra página web, estamos seguros que encontrarás buenas noticias para migrar con éxito a la generación del CFDI 4.0.

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