Tal vez no estés completamente informado, pero el CFDI 4.0, a pesar de tener pocos cambios, incluye algunos que son significativos. Un ejemplo de ello es que la autoridad ha pospuesto la fecha de obligatoriedad del 01 de abril al 01 de julio de 2022. Por lo tanto, es importante que ahora, que se acerca el periodo de emisión obligatoria, estés al tanto de las novedades relevantes en esta materia.

Vamos a analizar lo que consideramos el factor más crucial al emitir el nuevo CFDI 4.0. Básicamente, este se centra en los nuevos datos del emisor y del receptor, en particular en el nombre o razón social y en el domicilio fiscal (código postal), los cuales deben coincidir de manera exacta con la información que la autoridad tiene en sus bases de datos.

Por lo tanto, analicemos las consideraciones en el nombre que deben tener en cuenta las personas físicas:

1. Manejar por separado el nombre, el primer apellido y segundo apellido para enviarlo al PAC en el orden correcto.
2. Estar en mayúsculas.
3. No contener caracteres especiales como acentos, tildes, puntos, comas, etc. Solo es válida la letra “Ñ”.
4. No deben tener más de un espacio entre nombres y apellidos al mandarlos timbrar con el PAC.
5. No contar con abreviaturas.

En el caso de las personas morales, se aplica algo similar con respecto a la razón social, la cual debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Manejarse por separado la razón social y el tipo de sociedad. La factura electrónica NO debe incluir el tipo de sociedad o no se podrá timbrar.
2. Debe estar en mayúsculas.
3. No debe contener caracteres especiales como acentos, paréntesis, corchetes, puntos, comas, etc. Solo es válida la “Ñ” y el “&”.
4. No debe tener más de un espacio entre las palabras que conforman la razón social.
5. No contar con abreviaturas.
6. Se recomienda incluir el tipo de sociedad para evitar molestias en los clientes al emitir la representación impresa.

Las consideraciones sobre los nombres en personas físicas son igualmente aplicables cuando se trata de los nombres de los trabajadores al emitir el CFDI para el año 2022 junto con su complemento de nómina.

Como hemos mencionado previamente, el nombre y/o razón social son datos fundamentales en la emisión de facturas electrónicas y recibos de nómina, junto con otro dato igualmente importante: el domicilio fiscal, comúnmente referido en esta área como el “código postal”.

El código postal que se envía a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para timbrar la factura debe coincidir con el que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) tiene registrado en sus archivos. Dado que este dato está fuera del control del emisor, se convierte en un auténtico dilema. Para obtener este dato, se puede solicitar documentos oficiales emitidos por el SAT, como la cédula de identificación fiscal o la constancia de situación fiscal. Sin embargo, para las pequeñas y medianas empresas, este proceso no forma parte de los trámites administrativos habituales al registrar a un nuevo cliente o empleado.

Basándonos en lo mencionado anteriormente y considerando que el SAT es consciente de esta problemática, hace unas semanas, realizaron una modificación en su servicio de “validación masiva de RFC”, agregando la validación del nombre o razón social y del código postal.

Este nuevo servicio tiene como objetivo ofrecer al contribuyente la oportunidad de “salvar” las consideraciones mencionadas en el presente artículo, permitiéndole cumplir con los requisitos necesarios para emitir la nueva factura electrónica versión 4.0.

Para ampliar la información, es importante mencionar que el validador masivo del RFC, nombre o razón social y código postal del SAT requiere la creación de un layout (archivo de texto) que debe ser cargado desde el portal del SAT. Este servicio validará cada registro y devolverá otro archivo de texto con los resultados de la validación. El contribuyente deberá revisar este archivo para identificar a los clientes y trabajadores que deben ser considerados, con el fin de estar en condiciones de emitir exitosamente los CFDI a partir del 1 de julio de 2022.

El validador SAT, que permite verificar en línea los datos de RFC, nombre o razón social y código postal, ya sea de forma individual o de manera masiva para un máximo de 5,000 registros, se encuentra disponible en el siguiente enlace:

Validador Masivo de Datos para CFDI Ver. 4.0 del SAT 2022

Es relevante destacar que el archivo que se debe cargar en el nuevo servicio de la autoridad debe cumplir con los siguientes requisitos:

• El archivo debe generarse en formato plano (txt) y tipo UTF-8.
• Se debe utilizar como separador entre dato y dato el carácter pipe “|”.
• Las columnas no deben de tener nombre/título, en el primer renglón.
• En la primera columna, se deberán enumerar los registros proporcionados.
• En la segunda columna, se deberá proporcionar los RFC a consultar y/o validar, evitando que el RFC tenga espacios en blanco.
• En la tercera columna, se deberá de proporcionar el Nombre o Razón Social asociado al RFC.
• En la cuarta columna, se deberán registrar las claves del “Código Postal” del domicilio fiscal asociado al RFC.
• El archivo puede tener como máximo 5,000 registros con los RFC a validar.

Considerando que la creación de este archivo o layout conlleva cierta complejidad debido a su estructura, no será una tarea sencilla. Esto puede dejar al contribuyente pequeño y mediano en una posición vulnerable, enfrentando dificultades en el inicio de la emisión de nuevas facturas. Las consecuencias pueden ser significativas, como la incapacidad de cobrar o la interrupción de sus operaciones al no poder emitir facturas. En el caso de la nómina, la incapacidad para timbrar implicaría que los gastos no sean deducibles.

A pesar de lo mencionado anteriormente, no tienes de qué preocuparte si tu proveedor de software ha tomado medidas al respecto. En nuestro caso, conscientes de esta problemática, nuestros sistemas cuentan con herramientas que facilitarán tu transición. Por ejemplo, en eComprobante hemos implementado un módulo que te permite generar el layout con los datos de RFC y nombre del cliente. Luego, solo necesitas agregar el código postal y validar automáticamente todos los datos y registros en el portal del SAT con un simple clic. Además, te proporcionamos una base de datos con la información que cumple con todas las características y requisitos que el validador del SAT necesita, lo mismo ocurre con la lista de trabajadores.

En eFactura y NomiTool 2022, hemos incluido herramientas que generan el layout necesario para el validador masivo de RFC del SAT. En el caso de eFactura, el proceso se realiza de manera automática, lo que facilita la identificación de clientes que podrían presentar problemas. Por otro lado, en NomiTool 2022, se genera el layout para que el usuario lo cargue, lo valide en el portal del SAT y luego proporcione los resultados de dicha validación al sistema. De esta manera, se logra identificar posibles problemas con los trabajadores al momento de realizar el timbrado.

Otra herramienta que hemos incorporado a los sistemas es la lectura de la cédula de identificación fiscal. Este proceso permite la extracción automática de los datos contenidos en dicha cédula y los pone a disposición de los usuarios al registrar un nuevo cliente o trabajador. De esta manera, garantizamos la precisión y concordancia de la información registrada con la que el SAT tiene en su base de datos, lo que contribuye al éxito en la emisión de facturas o CFDI de nómina versión 4.0.

Te invitamos a explorar en detalle todos los cambios y mejoras en nuestros sistemas visitando nuestra página web. Estamos seguros de que encontrarás información valiosa para realizar con éxito la transición a la generación del CFDI 4.0.