La descarga de los CFDI de ingresos, egresos, pagos y nómina desde el repositorio del SAT es fundamental para que los contribuyentes cuenten con una base de datos propia. Esto se debe a que la autoridad fiscal no tiene la obligación de conservar indefinidamente esta información y, en cualquier momento, podría restringir el acceso a los comprobantes de ejercicios anteriores.

En este sentido, debemos considerar que la autoridad ofrece dos tipos de servicio para la recuperación de CFDI: la descarga de XML desde su portal, que permite consultar y obtener paquetes de hasta 500 comprobantes por solicitud; y la descarga masiva de XML por “Web Service”, que permite, mediante programación, recuperar hasta 200,000 comprobantes por petición, sin límite de solicitudes. En el primer caso, es posible descargar los comprobantes desde el año 2014 hasta la fecha, mientras que, por el segundo método, solo se puede acceder a los CFDI correspondientes a los últimos cinco años y el ejercicio en curso.

Actualmente, diversos sistemas contables y administrativos han incorporado la lectura de los distintos tipos de CFDI para extraer la información necesaria que facilite la integración de datos financieros, el control de cuentas por cobrar y por pagar, así como la determinación de bases para el cálculo de impuestos y la retención de salarios pagados ante el SAT, entre otros fines.

La implementación de herramientas digitales que automatizan la descarga y el procesamiento de estos CFDI no solo optimiza estos procesos, sino que también garantiza que la información esté disponible de forma oportuna, precisa y organizada.

Al adoptar una práctica automatizada, las empresas pueden minimizar el riesgo de inconsistencias y procuran una mejor organización de sus datos, lo que a largo plazo contribuye a una gestión financiera más transparente y segura.

A continuación, exploramos la importancia de cada uno de estos CFDI y cómo su descarga automatizada facilita la gestión de la información.

Tipos de CFDI

• CFDI de Ingresos: El CFDI de ingresos es el comprobante que respalda la venta de bienes o servicios. Estos documentos sirven para justificar las entradas de dinero a una empresa y cumplir con las declaraciones fiscales correspondientes.
• CFDI de Egresos: El CFDI de egresos tiene como función amparar devoluciones, descuentos y bonificaciones. Sirve para disminuir ingresos que fueron registrados en facturas previas y para corregir un importe registrado en una factura que ya fue emitida.
• CFDI de Pagos: Los CFDI de pagos, también conocidos como “Complemento de Recepción Pago” o “Recibo electrónico de Pago”, son los documentos que acreditan que se ha pagado de manera parcial o total una factura. Estos CFDI permiten a clientes y proveedores llevar un control de los pagos recibidos o efectuados.
• CFDI de Nómina: Finalmente, los CFDI de nómina son aquellos que registran los pagos realizados a los empleados por concepto de remuneraciones, prestaciones, indemnizaciones, finiquitos y cualquier otro ingreso derivado de su relación laboral. Además, incluyen el detalle de los impuestos y cuotas retenidas que deben ser enterados al IMSS y otras autoridades fiscales.

Información Relevante de los CFDI

Algunos de los datos más relevantes que se pueden obtener de los CFDI para procesar la información contable y financiera son: RFC del Emisor, Nombre del Emisor, RFC del Receptor, Nombre del Receptor, UUID (Folio Fiscal), Concepto de la Operación, Importe, IVA, Retenciones, Moneda, Tipos de cambio, Método de pago, Forma de pago, etc.

La Descarga Automatizada de CFDI

La descarga manual de CFDI desde el portal del SAT puede resultar un proceso tedioso, especialmente cuando se manejan altos volúmenes de comprobantes emitidos y recibidos. En estos casos, la automatización del proceso de descarga se vuelve una solución eficiente y necesaria.

Implementar una herramienta que realice la descarga de comprobantes de manera automática permite:

• Obtener el total de comprobantes emitidos y recibidos para resguardarlos en medio magnético como marca la ley.
• Consultar y verificar el detalle de cada factura.
• Consultar el importe total acumulado de las facturas emitidas y recibidas para cotejar contra lo declarado.
• Respaldar la deducibilidad de egresos.
• Dar seguimiento a la aplicación de los pagos realizados a proveedores para respaldar la deducción de las operaciones.
• Analizar y revisar los CFDI cancelados y sustituidos.
• Revisar las facturas generada por pagos diferidos (PPD) para determinar las cuentas por pagar y por cobrar.

• Validar que el ISR y otras retenciones sean reportadas y pagadas correctamente.
• Disminuir las discrepancias entre lo declarado y la información en poder del SAT que derivan en Cartas Invitación por parte del SAT o en una auditoría profunda.
• Verificar que clientes y proveedores no se encuentren en las Listas Negras SAT.

Todas estas acciones reflejan la importancia de que una empresa implemente la automatización de los procesos de descarga de CFDI.

Conciliación Contable Optimizada

Uno de los mayores beneficios de la automatización de la descarga de CFDI es su integración con los procesos de conciliación contable.

Tener acceso a todos los comprobantes necesarios permite a las empresas comparar automáticamente sus registros contables con los CFDI emitidos y recibidos. Esto ayuda a confirmar que no existan discrepancias entre lo facturado y lo registrado en los libros contables, así como lo que se encuentra en las bases de datos del SAT.

Este proceso es especialmente útil para la conciliación de:

• CFDI de nómina y registros contables: Permite validar que los pagos realizados a los empleados coincidan con los CFDI emitidos.
• CFDI de pagos y facturas de ingresos: Confirma que los pagos parciales o totales estén reflejados en las facturas correspondientes.
• CFDI de egresos y ajustes contables: Permite revisar que las correcciones por devoluciones o descuentos se hayan registrado adecuadamente.

¿Qué Sistema de Descarga Masiva de XML es Mejor?

Hay muchos sistemas de descarga masiva de XML en el mercado. La mayoría ofrecen los 2 métodos de obtención de comprobantes que el SAT provee a los contribuyentes. Sin embargo, recomendamos que el sistema a elegir cumpla con las siguientes características:

• Que el precio refleje los beneficios incluidos. Es decir, tomar en cuenta el costo/beneficio.
• Que maneje una interfaz sencilla y funcional. Por ejemplo, que permita trabajar 100% en Excel.
• Que genere la mayor cantidad de reportes con la información contenida en los CFDI. 
• Que incluya la posibilidad de procesar y correlacionar todos los comprobantes para poder conciliar la información contra el SAT.
• Que ofrezca herramientas complementarias que incremente el valor por lo pagado.

• Que brinde soporte técnico adecuado, oportuno y consistente.
• Que sea ofrecido por una empresa con infraestructura robusta y con reconocimiento probado en el mercado.
• Que sea recomendado por otros usuarios por su calidad y nivel de atención.

¿Existen Sistemas que Permitan la Descarga Masiva de XML de forma Automática?

Como mencionamos anteriormente, existen muchos sistemas de descarga masiva de XML en el mercado; sin embargo, la mayoría requiere la intervención del usuario para realizar la descarga de los comprobantes desde el SAT. Es decir, el usuario debe ejecutar el sistema, autenticarse y, mediante varios pasos, iniciar manualmente el proceso de descarga.

Los programas capaces de ejecutar estos procesos de forma completamente automática, sin intervención del usuario, son muy pocos. Uno de ellos es eRobot CFDI de dSoft, un programa residente en memoria (tipo antivirus) que se inicia junto con Windows y permanece en segundo plano, ejecutando los procesos de descarga previamente programados. Realiza solicitudes al SAT por medio de Web Service, sin que el usuario tenga que interactuar en absoluto. Nuestro robot se encarga de todo: solicitar, verificar, descargar e importar los CFDI de manera automática, y además permite trabajar con hasta 20 RFC simultáneamente, lo cual lo convierte en una solución única en el mercado mexicano.

Actualmente, eRobot CFDI está siendo actualizado para ampliar su funcionalidad. Próximamente, además de descargar los CFDI automáticamente, también generará reportes mensuales de manera automática y realizará una serie de validaciones adicionales, lo que convertirá a nuestro software en una herramienta sin comparación. Te invitamos a estar pendiente de las nuevas funcionalidades que traerá este poderoso programa.

Conclusión

En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, las empresas que adoptan la automatización de procesos como la descarga de CFDI obtienen una ventaja competitiva. Por lo tanto, si tu empresa aún realiza este proceso manualmente, es hora de considerar la adopción de una solución automatizada.

Con la descarga de CFDI de ingresos, egresos, pagos y nómina a través de software especializado, podrás enfocarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio mientras cumples con tus obligaciones fiscales sin estrés.

Sistema para Descarga Masiva de CFDI

Por ello, en dSoft desarrollamos eComprobante COM, un sistema para la descarga masiva de CFDI con explotación de datos directamente desde Excel mediante dashboards para el análisis y revisión de los principales indicadores de un negocio, así como determinación de las bases de impuesto con fines fiscales y de auditoría.

eComprobante COM ofrece:

• Descarga de comprobantes desde portal del SAT.
• Actualización de Estatus de los CFDI por diferentes formas.
• Correlación de los CFDI de Ingreso, Egreso, Pago y Nómina para determinar las bases de impuesto.
• Determinación de cuentas por cobrar y por pagar procesando los CFDI de Ingreso, Egreso y Pago.
• Generación de acumulados y detalle por periodo de las nóminas timbradas:
• Validaciones SAT a los CFDI.
• Genera un listado de “CFDI sin estatus” (CFDI “Sin validar”), lo que permite identificar por año y mes los comprobantes que requieren actualización de dicha información.
• Entre muchos otros beneficios.

Te invitamos a que nos contactes para recibir una asesoría en la que te contemos sobre todos los beneficios que esta gran herramienta tiene.

De igual manera, si prefieras poner a prueba las prestaciones de nuestro sistema, descarga la versión de uso libre de eComprobante COM con la que podrás disfrutar de todos los beneficios por un año totalmente gratis.