Hoy en día muchos sistemas contables se siguen enfocando en el registro de facturas en papel sin tomar en cuenta que los comprobantes fiscales digitales han tomado un lugar muy relevante en la manera de registrar las operaciones de las empresas, y contienen toda la información necesaria para automatizar el registro contable.  

Si bien, los sistemas contables en la actualidad pueden asociar el UUID y los comprobantes fiscales digitales, aún están diseñados de la forma tradicional, donde se realiza una captura manual de los mismos sin tomar la información digital en los XML.

Es por ello que debemos buscar cambiar la forma de realizar los registros contables y aprovechar las herramientas tecnológicas que poco a poco comienzan a utilizar todo el potencial del CFDI para optimizar la forma de realizar los registros contables y obtener los estados financieros de manera inmediata y precisa.

Información contable contenida en los XML que se puede aprovechar:

• Emisor y receptor.
• Fecha de emisión.
• Tipo de CFDI.
• Régimen del receptor.
• Importe.
• IVA.
• Total.
• Bases de IVA.
• Retenciones de ISR e IVA.
• Forma de pago.
• Método de pago.
• Tipo de moneda.
• Tipo de cambio.
• Ficha de pago.
• Importe del pago.
• Importe de sueldos pagados.
• Detalle de percepciones.
• Periodo de pago de sueldos.
• Fecha de pago de sueldos.

Con toda esta información, resulta poco productivo que los sistemas contables actuales no exploten los XML de forma más automatizada y se utilice tiempo valioso del recurso humano para la captura manual de pólizas.

Con la información interna de los CFDI, los sistemas contables están evolucionando para generar pólizas masivas y automáticas de Ingresos, Egresos y Diario, de las cuales se generan los registros contables de los ingresos, los gastos, las inversiones, las cuentas por cobrar a clientes, las cuentas por pagar a proveedores, los sueldos y salarios pagados, los anticipos de clientes, los anticipos a proveedores, entre otros.

Los sistemas también deben tener la capacidad de validar la información procesada en períodos anteriores ya que, es posible que el estatus de los CFDI hayan cambiado de vigentes a cancelados, ya sea por acuerdo mutuo entre las partes o bien por la falta de atención a los avisos de cancelación de facturas por buzón tributario. Lo anterior puede derivar en que la contabilidad de la empresa tenga inconsistencias importantes para la determinación de contribuciones de acuerdo al SAT, que deriva en cartas invitación para la corrección de la contabilidad o para el pago de contribuciones que según la autoridad debe hacer el contribuyente.

Por otro lado, recordemos que actualmente las empresas deben enviar a las autoridades fiscales la información de su contabilidad en formatos electrónicos XML de manera mensual, es decir enviar la contabilidad electrónica bajo los lineamientos establecidos en la regla 2.8.1.5 de la resolución Miscelánea Fiscal, en el cual se especifica que la balanza de comprobación se deberá elaborarse de la siguiente manera:

• Incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldo final.
• Incluir cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden.
• Que se identifiquen las cuentas por cobrar y por pagar.
• Que se identifique los impuestos acreditables efectivamente pagados.
• Que los ingresos se distingan por tasas de impuesto.
• Se deberá enviar al menos a nivel de cuenta mayor y subcuenta.

Por otra parte, el catálogo de cuentas también se deberá elaborar con las especificaciones siguientes:

• Al catálogo de cuentas se le deberá asociar el código agrupador SAT.
• Se asociará el código más apropiado de acuerdo con la naturaleza de la cuenta contable.
• Los rubros de los estados financieros como son: activo a corto plazo, activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, entre otros, no se consideran, lo que sí se debe incluir son cuentas de mayor (1er nivel) y subcuentas (2o nivel).
• Se enviará por primera vez cuando se entregue la balanza de comprobación.
• En cuanto el catálogo no se modifique, no será obligatorio enviarlo mensualmente junto con la balanza de comprobación.

A petición de la autoridad también los sistemas contables deben de tener la posibilidad de generar los reportes siguientes:

• Pólizas.
• Auxiliar de folios.
• Auxiliar de cuentas.

Por otra parte, para el ejercicio 2022 el SAT implementó que para las personas morales la declaración anual del ISR incluya estados financieros básicos conforme a NIF, los cuales son los siguientes:

• Estado de posición financiera
• Estado de resultados
• Estado de flujo de efectivo
• Estado de cambios en el capital contable

Por ello es muy importante que los sistemas contables tengan la posibilidad de generar esta información y faciliten la integración de las cifras a enviar en la declaración anual.

En dSoft hemos desarrollado eContaCFDI un sistema contable que explota la información de los XML para elaborar a partir de ello los registros contables de manera automatizada, tanto de los CFDI emitidos, recibidos, de pagos emitidos y recibidos, de ingresos y egresos, para que de una manera sencilla y amigable se puedan obtener los estados financieros solicitados por el SAT en la declaración anual y los archivos XML de la contabilidad electrónica, que se deben enviar periódicamente a la autoridad,  para cumplir adecuadamente con las disposiciones fiscales correspondientes. 

Además de lo anterior, el sistema cuenta con diversas pre-pólizas que abarcan la mayoría de las distintas operaciones de una empresa para que el proceso del registro contable sea aún más rápido y eficiente, así mismo se incluye el expediente electrónico contable el cual consta de las pólizas con las representaciones impresas de los CFDI, al cual se le pueden adjuntar los comprobantes de pago y demás documentos que sean parte de una póliza para que, a demanda del usuario pueda imprimirse cuando sea necesario y con ello se puede tener un ahorro importante de recursos materiales el beneficio del medio ambiente.