Actualización Masiva de Estatus de CFDI con Metadata SAT
En México, es obligatorio emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) para la mayoría de las transacciones comerciales desde 2014. Por ley, todos los contribuyentes debemos resguardar en medio magnético los CFDI emitidos y recibidos. Además, es necesario asociar cada folio fiscal a las pólizas contables correspondientes.
Por ello, resulta crucial verificar el estatus de cada factura registrada. Esto garantiza la integridad de nuestros registros contables y evita deducciones fiscales inválidas.
CFDI Cancelados
El estatus de un CFDI puede ser “Vigente” o “Cancelado”. Aunque en 2022 el SAT implementó cambios para evitar cancelaciones sin autorización, aún es posible que un proveedor cancele facturas sin que lo notemos.
Esto ocurre con frecuencia en facturas con método de pago PUE o PPD que no cuentan con su CFDI de recepción de pago. Lo preocupante es que esto sucede incluso cuando los montos son pequeños.
Por esa razón, es fundamental revisar regularmente que ningún CFDI que respalde nuestras deducciones haya sido cancelado sin nuestro consentimiento.
Opciones para Consultar el Estatus de los CFDI
El SAT ofrece varias alternativas para consultar el estatus de los CFDI. La primera se encuentra en su portal, dentro de la sección “Factura Electrónica”, en la opción “Cancela y recupera tus facturas”. Este módulo permite verificar visualmente el estatus de una o varias facturas. Aunque es sencillo de usar, no resulta eficiente para validar grandes volúmenes de comprobantes.
Otra opción es el Web Service que el SAT pone a disposición de los contribuyentes. Este requiere integrarse a un sistema informático y utiliza cuatro datos: UUID, RFC del receptor, RFC del emisor y el total del comprobante. Cada consulta toma alrededor de un segundo, lo que permite validar hasta 86,400 CFDI por día. Sin embargo, su capacidad es limitada para quienes manejan altos volúmenes de información.
La tercera alternativa es la solicitud de metadata desde el mismo portal del SAT, en la sección “Factura Electrónica”, opción “Cancela y recupera tus facturas”. Esta herramienta es ideal para quienes necesitan consultar o actualizar el estatus de un gran número de CFDI. Permite descargar hasta un millón de registros en cuestión de minutos u horas, incluyendo el estatus de cada uno.
Por lo anterior, la opción ideal y más recomendada para conocer y monitorear el estatus de todos nuestros CFDI es la utilización de la Metadata en conjunto con un sistema de gestión y administración de CFDI.
¿Qué es la Metadata SAT?
La Metadata es un conjunto de registros que concentran los datos clave de cada comprobante fiscal. Esta información se solicita, procesa y recupera directamente desde el portal del SAT, dentro de la sección “Factura Electrónica”.
Los registros descargados incluyen campos como: folio fiscal (UUID), RFC y nombre del emisor, RFC y nombre del receptor, fecha de emisión, fecha de certificación, PAC que certificó, total de la transacción, efecto del comprobante (ingreso, egreso o nómina), estado del CFDI (vigente o cancelado), y fecha de cancelación, en caso de aplicar.
Esta herramienta es especialmente útil para validar de forma masiva el estatus de los comprobantes y mantener una contabilidad electrónica actualizada.
¿Cómo Obtener la Metadata SAT?
Por lo relevante que es Metadata, es importante saber cómo y de dónde obtenerla, por lo que, para obtenerla, hay que seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al portal del SAT.
- Seleccionar la sección “Factura Electrónica”.
- En el menú se debe ingresar a la opción: “Cancela y recuperar tus facturas”.
- Ingresar tu con tu e.firma o con RFC y contraseña.
- Seleccionar entre las opciones: “Consultar Facturas Emitidas” o “Consultar Facturas Recibidas”.
- En el siguiente paso, seleccionar si se desea descargar “Por Folio Fiscal” o “Por Rangos de fecha en la emisión”.
- Una vez que haya seleccionado la opción, se debe hacer clic en el botón “Buscar CFDI”.
- Una vez que se presente la pantalla con la consulta de hasta 500 CFDI, aparecerá en la parte inferior la opción en color azul: “Descargar Metadata”. Se tiene que hacer clic en esa opción para solicitar al SAT la generación de un archivo ZIP que contendrá la Metadata del periodo solicitado.
9. A continuación, aparecerá un mensaje que indicará que descargó la Metadata con éxito. En realidad, el mensaje nos informa que debemos ingresar a la sección “Recuperar descarga de CFDI” para obtener las solicitudes de CFDI y de Metadata.
10. Al ingresar al módulo “Recuperar descargas de CFDI“, aparecerá la lista de paquetes solicitados y procesados. En dicho módulo se podrá identificar la “Metadata” disponible después de lapso de tiempo. Para descargarla se debe hacer clic en la nubecita. Acto seguido, se descargará un archivo ZIP que contiene los registros en un archivo TXT separado por comas.
11. Si queremos ver el archivo obtenido de la Metadata, bastará con descomprimir el archivo ZIP y tendremos el archivo TXT. El Bloc de Notas de Windows nos permitirá ver el archivo descargado, en el que aparecerá algo similar a lo siguiente:
¿Cuánto Tarda en Procesarse la Metadata CFDI?
Según la documentación oficial del SAT, el tiempo de respuesta del Web Service para la solicitud de Metadata puede variar entre 15 minutos y 72 horas. No obstante, en la práctica, este tiempo suele ser considerablemente menor.
Diversos contribuyentes han reportado los siguientes tiempos estimados, según el volumen de CFDI solicitado:
- 50,000 CFDI: entre 15 minutos y 1 hora.
- 100,000 CFDI: entre 1 y 2 horas.
- 500,000 CFDI: entre 2 y 8 horas.
- 1,000,000 CFDI: entre 8 y 72 horas.
Estos tiempos pueden variar en función de varios factores, como la carga del servidor del SAT, la velocidad de la conexión a internet y el tamaño de los archivos solicitados.
Por ello, se recomienda realizar la solicitud con anticipación y contar con un margen de espera adecuado para evitar retrasos en los procesos contables.
¿Por qué es Importante Trabajar con la Metadata SAT?
El análisis de la Metadata SAT es importante para cualquier contribuyente que desee mantener un control más efectivo sobre sus operaciones fiscales. Procesar esta información permite conocer el estatus de las facturas electrónicas y tomar decisiones informadas a partir de datos reales.
Trabajar con la Metadata CFDI brinda múltiples ventajas, entre ellas:
- Determinar el número de CFDI emitidos y recibidos en un periodo: Este es el primer paso para conocer el volumen de operaciones de un contribuyente. La cantidad de comprobantes puede consultarse directamente en el portal del SAT o a través de un proveedor autorizado de facturación electrónica.
- Identificar la fecha de emisión y certificación de cada comprobante: Estos datos permiten detectar patrones de comportamiento fiscal, como los periodos de mayor facturación o gasto, y son útiles para auditorías internas o externas.
- Obtener el valor global de las transacciones registradas: La Metadata facilita el cálculo de ingresos y egresos acumulados, así como el análisis del gasto en nómina durante un periodo determinado.
- Monitoreo del estatus de los CFDI: Saber si un comprobante está vigente o ha sido cancelado es fundamental para garantizar su validez fiscal. Los CFDI cancelados no pueden utilizarse como deducción, por lo que monitorearlos evita errores en la contabilidad.
- Generar estadísticas sobre ingresos y egresos por tipo de comprobante: Esta información permite conocer las actividades económicas más relevantes del contribuyente y ayuda a proyectar escenarios futuros.
- Analizar los datos de clientes y proveedores: Es posible identificar el volumen e importe de las transacciones con cada cliente o proveedor, lo que permite tener una visión clara de las relaciones comerciales más relevantes.
El uso estratégico de la Metadata CFDI optimiza la gestión contable, ayuda con el cumplimiento de obligaciones fiscales y la toma de decisiones empresariales.
Automatiza el Análisis y Control de tus CFDI
Como hemos demostrado, es necesario procesar y validar la Metadata CFDI para llevar un control fiscal preciso. Sin embargo, hacerlo de forma manual representa un reto: consume tiempo, requiere atención constante y puede derivar en errores que afectan la deducibilidad o la contabilidad.
Por esta razón, se vuelve indispensable contar con un sistema que automatice estas tareas. En dSoft, desarrollamos eComprobante EXE, una solución que permite gestionar de forma eficiente el análisis masivo de CFDI y el monitoreo de su estatus fiscal.
Entre los principales beneficios de eComprobante EXE destacamos:
- Descarga masiva de CFDI desde el portal del SAT por periodo y tipo de comprobante, por lista de RFC y por lista UUID que permite obtener entre 2,000 y 20,000 comprobantes al día.
- Peticiones de CFDI por “Web Service” incluido en todos los planes, para la descarga de hasta 200,000 comprobantes por petición y sin límite de solicitudes por día.
- Comprobación de la importación al sistema del 100% de comprobantes en poder de la Autoridad mediante la solicitud de Metadatos por Web Service o descargados desde el Portal SAT.
- Actualización masiva del estatus de los CFDI en segundos, ya sea mediante Web Service o a partir de Metadata descargada desde el portal del SAT.
- Gestión y explotación de la Metadata o Metadatos SAT:
- Lectura y explotación de la “Metadata” solicitada y descargada desde el portal del SAT de hasta 1 Millón de registros.
- Peticiones de “Metadatos” por “Web Service” para la obtención de hasta 1 Millón de registros por petición,
- sin límite de solicitudes al día.
- Generación automática de Peticiones de CFDI utilizando Metadatos en casos de emisión/recepción de altos volúmenes de CFDI.
- Búsqueda de clientes y proveedores en las listas negras SAT (Art. 69 y 69B) utilizando “Metadata” o “Metadatos”.
- Búsqueda de los CFDI registrados en Contabilidad utilizando un Layout en Excel con la relación de los UUID a comparar contra la “Metadata” o “Metadatos” para identificar folios cancelados o faltantes.
- Generación de un Layout en Excel con los folios fiscales de un periodo a partir de la información del “Auxiliar de Folios.XML” o “Poliza.XML” para cotejarlos contra la información de Metadata o Metadato y localizar: Folios en contabilidad con estatus de cancelado, Folios no registrados en contabilidad y Folios registrados en la contabilidad y no existentes en el SAT.
Te invitamos a que nos contactes para darte más información sobre esta y otras herramientas que tenemos para ayudarte con tus procesos. De igual manera, mantente informado sobre temas contables en nuestro Blog, donde publicamos la último en estos temas.
Sistema para la descarga masiva de XML y/o CFDI desde el portal del SAT y por “Web Service”, incluye herramientas para la explotación de datos, validaciones de CFDI, generación de cédula fiscales y revisiones electrónicas.
