Realizar un monitoreo de obligaciones fiscales en el portal del SAT es una actividad indispensable en la actualidad para todo contribuyente que desea estar al tanto de su situación ante la autoridad. El objetivo es evitar acciones que deriven en inversiones importantes de recursos y tiempo. Dicho monitoreo se logra con la consulta en línea del cumplimiento de diferentes aspectos normativos.

Un monitoreo regular de las obligaciones fiscales ayuda a identificar y corregir posibles errores en el envío de información a las autoridades, así como a revisar nuestras relaciones con clientes y proveedores. Estas acciones incluyen la vigilancia del buzón tributario, la verificación de la presentación de declaraciones, la revisión en el envío de la contabilidad electrónica, el verificar el pago de impuestos, el mantener una opinión de cumplimiento positiva, actualizar la información de la constancia de situación fiscal, la identificación de proveedores en listas negras SAT, así como la revisión de información en los visores del SAT, entre otras acciones.

En este artículo, hablaremos de estas acciones y la importancia de la vigilancia.

Monitoreo de Opinión de Cumplimiento Positiva

La opinión de cumplimiento es un documento emitido por el SAT que permite comprobar que un contribuyente cumple con sus obligaciones fiscales de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables.

En la actualidad, la importancia de la opinión de cumplimiento radica en que es uno de los documentos que se necesitan para ser aceptados como proveedores de bienes y servicios ante entidades públicas y privadas. En otras palabras, una opinión de cumplimiento negativa puede dificultar o impedir que una empresa o persona sea contratado por otra. Así mismo, permite participar en licitaciones, tener acceso a créditos, realizar contratos y otros trámites administrativos de diferente índole.

Contar con la opinión de cumplimiento positiva es importante ya que garantiza que el contribuyente cumple con sus obligaciones fiscales y por lo tanto es una entidad confiable con la que se pueden hacer negocios. Para mantenerla en estado positivo, es necesario no tener créditos fiscales, no estar en proceso de liquidación o en concurso mercantil, así como tampoco estar en proceso de ejecución fiscal. Este documento cuenta con una vigencia de 30 días naturales.

Por otro lado, resulta fundamental supervisar y validar la opinión de cumplimiento de cada uno de nuestros proveedores hoy en día, especialmente si deseamos garantizar la formalidad de las entidades con las que mantenemos relaciones comerciales. Esto contribuye significativamente a mejorar la perspectiva de crecimiento y sostenibilidad de nuestra empresa. 

En la actualidad, contamos con la opción de consultar la opinión de cumplimiento de todos nuestros proveedores directamente en los portales del SAT e IMSS. Solamente se requiere solicitarles que hagan pública su opinión para supervisarlos de manera automática.

Monitoreo de la Constancia de Situación Fiscal

La constancia de situación fiscal, al igual que la opinión de cumplimiento, es un documento que contiene información sobre un contribuyente. Esta información incluye los siguientes datos: Nombre o razón social, RFC, domicilio fiscal, régimen fiscal, actividades económicas y obligaciones tributarias.

Esta constancia es importante por las siguientes razones:

• Es el documento que se solicita para poder generar una factura 4.0.
• Es un requisito para realizar ciertos trámites y operaciones, como la apertura de una cuenta bancaria, la contratación de un crédito, la participación en una licitación, solicitar un empleo y/o la inscripción a un programa de capacitación, u obtener un beneficio fiscal.
• Permite a los contribuyentes conocer su situación fiscal, lo que puede ayudarles a identificar posibles incumplimientos y corregirlos.
• Es un documento probatorio que puede utilizarse para acreditar la situación fiscal de un contribuyente ante el SAT.

Su consulta y obtención se puede realizar desde el portal del SAT para acreditar la situación fiscal ante un tercero. Ser capaces de consultarla de manera rápida y en línea significa una gran ventaja, en específico cuando se solicita la emisión de una factura por compra.

Monitoreo del Buzón Tributario

Es importante que los contribuyentes monitoreen regularmente su buzón tributario. Esto les permitirá tomar las medidas necesarias para conocer y cumplir con sus obligaciones fiscales en tiempo y forma, e impugnar o solventar cualquier resolución de la autoridad en caso de ser necesario. Asimismo, hacerlo les permitirá conocer cualquier situación que pueda derivar en una revisión, sanción o hasta en la cancelación del certificado de sello digital con el que se factura. 

Toda esta información puede ser útil para que los contribuyentes puedan tomar decisiones informadas sobre sus finanzas, pero sobre todo con su situación fiscal.

A continuación, se detallan algunas de las notificaciones que pueden recibir los contribuyentes a través del buzón tributario:

• Requerimientos de información (Cartas Invitación).
• Notificación de resoluciones administrativas.
• Información sobre derechos y obligaciones fiscales omitidas.
• Notificaciones de trámites y servicios.
• Autorización de cancelaciones de facturas de proveedores.
• Otros mensajes de interés.

Monitoreo de los Visores SAT

Los visores SAT permiten a los contribuyentes consultar información sobre su situación fiscal, como los ingresos, egresos y retenciones a los colaboradores.

Monitorearlos es importante porque permiten verificar la información precargada, identificar posibles incumplimientos, cumplir con las obligaciones fiscales y evitar sanciones futuras.

A continuación, presentamos algunos de los visores SAT disponibles:

• Visor de comprobantes de nómina para el trabajador: Sirve para que consultar los ingresos y retenciones por concepto de sueldos, salarios, asimilados a salarios y pagos por separación, los cuales son reportados al SAT por los empleadores de un colaborador a través de los comprobantes de nómina emitidos.
• Visor de comprobantes de nómina para el patrón: Sirve para que consultar los pagos acumulados a los trabajadores y verificar la información individual de cada empleado a quien se le haya emitido un comprobante de nómina. Además, facilita la conciliación entre el impuesto retenido y el importe enterado en los pagos provisionales.
• Visor de facturas de ingresos para el pago provisional del régimen general: Sirve para consultar el importe total de las facturas emitidas por un contribuyente por mes. Esta información se utiliza para pre-llenar las declaraciones de ISR.
• Visor de facturas emitidas y recibidas para el pago mensual, provisional y definitivo del régimen simplificado de confianza: Sirve para consultar el importe total acumulado de las facturas emitidas y recibidas por mes, el cual se utiliza para pre-llenar las declaraciones de ISR e IVA.

Monitoreo de Declaraciones Mensuales

La importancia de presentar y vigilar la presentación de las declaraciones mensuales en tiempo y forma radica en que es una de las obligaciones fiscales más importantes. ya que es uno de los mecanismos de recaudación principales para el SAT. La falta en la presentación de una declaración deriva en primera instancia en una opinión de cumplimiento negativa, y en posibles pagos de multas, actualizaciones y recargos. 

En situaciones de omisión de varias declaraciones de forma consecutiva, se puede llegar a restringir el sello digital con el cual se factura, así como a recibir notificaciones o avisos por buzón tributario, hasta revisiones profundas.

Asimismo, es importante realizarlas para que el SAT pueda cotejar el monto de impuestos que paga cada contribuyente. En caso de no hacerlo, el SAT puede estimar la cantidad a pagar de impuestos, monto que puede ser mayor al que realmente corresponde.

Monitoreo de la DIOT

La DIOT es una obligación fiscal que deben cumplir las personas físicas y morales que realicen actos o actividades gravados por el IVA en territorio nacional. Su objetivo es informar al SAT sobre el pago, retención, acreditamiento y traslado del IVA en las operaciones realizadas con proveedores.

Se debe presentar a más tardar el mes inmediato posterior al que corresponda el período o de manera semestral. A continuación, enlistamos los contribuyentes que deben cumplir con esta obligación:

• Personas físicas con ingresos por actividades empresariales, profesionales o de arrendamiento.

• Personas morales con ingresos por actividades empresariales.
• Entidades públicas, la Federación, las Entidades Federativas, el Distrito Federal y sus Organismos descentralizados, y los municipios.

La DIOT se presenta a través del portal del SAT y para presentarla, es necesario descargar el DEM del SAT para llenar el formato A-29 y completar la información solicitada. Las sanciones por no presentarla o presentarla fuera de plazo pueden ser de $9,430.00 a $18,860.00 pesos por cada omisión. Por ello, es importante el monitoreo de su presentación oportuna.

Monitoreo de la Contabilidad Electrónica

La importancia de presentar la contabilidad electrónica en el portal del SAT radica en que es una obligación fiscal para todos los contribuyentes. Su presentación fue considerada importante ya que el SAT pretendía fiscalizar a los contribuyentes bajo un estándar basado en cuentas asociadas a un código agrupador SAT. Sin embargo, esto dejó de tener relevancia hasta el mes de octubre del 2023, mes en el que la autoridad ha comenzado a mandar los primeros avisos y multas por la falta de presentación, algo que no se pensaba que ocurriera.

Por lo anterior, resulta relevante comenzar el monitoreo y/o revisión del cumplimento de esta obligación para evitar sanciones y molestias mayores en caso de incumplimiento.  

En consecuencia, es importante que los contribuyentes utilicen un software de contabilidad adecuado para generar su contabilidad electrónica, misma que debe cumplir con los requisitos establecidos por el SAT.

Monitoreo de Proveedores en las Listas Negras SAT

Es importante estar vigilantes de la situación de nuestros proveedores, ya que pueden causarnos problemas serios. Un monitoreo oportuno para identificar proveedores señalados como EFOS es muy conveniente para mitigar riesgo fiscales y penales, así como para evitar que la empresa deje de operar debido a la cancelación del sello digital utilizado para facturar. Además, monitorear proveedores incumplidos o no localizados por el SAT reduce el riesgo de mantener operaciones con contribuyentes no confiables, lo que ayuda a combatir fraudes, lavado de dinero y el uso indebido de comprobantes fiscales.

Si quieres conocer un poco más a detalle de cómo realizar el monitoreo automático de listas negras SAT, te invitamos a leer nuestro artículo en el Blog.

Afortunadamente, en dSoft contamos con la herramienta eToolSAT, la cual hemos actualizado recientemente para ayudar a los contribuyentes a llevar a cabo todas las acciones descritas en este artículo de manera más efectiva. Algunos de los beneficios que ofrece este software, son los siguientes:

• Descarga y lectura de declaraciones mensuales.
• Lectura de notificaciones y comunicados en buzón tributario SAT.
• Descarga y lectura de la contabilidad electrónica presentada ante el SAT.
• Descarga y consulta de Visores SAT.
  • Visor de Comprobantes de Nómina para el Patrón
  • Visor de Facturas Emitidas de Ingreso.
• Descarga y lectura de la constancia de situación fiscal del contribuyente.
• Consulta de la DIOT enviada al SAT con opción de descargar los acuses de recepción.
• Validación masiva e individual de opinión de la opinión de cumplimento SAT e IMSS.
• Validación masiva de “RFC, Nombre y Código Postal” desde el portal del SAT.
• Validación masiva de clientes y proveedores en listas negras SAT utilizando la Metadata.
• Lectura masiva de constancias de situación fiscal y archivos DIOT. 
• Obtención de la emisión mensual y bimestral anticipada desde el portal del IMSS (EMA y EBA).
• Lectura masiva de constancias de situación fiscal.
• Lectura masiva de los archivos PDF DIOT. 
• Compactación de documentos en archivos ZIP de hasta 4 MB para solventar cartas invitación y revisiones profundas SAT. 

Si te interesa obtener información más detallada de esta solución que tenemos para ti, no dudes en ponerte en contacto con nuestros asesores, o visita nuestro sitio web, en el que encontrarás más especificaciones de esta y todas nuestras demás herramientas.