Los encargados de los recursos humanos de las empresas deben conocer a fondo las responsabilidades legales que implica el papel de patrón. Entre las más relevantes se encuentran aquellas vinculadas con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y con el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT), en especial las relacionadas con la determinación de cuotas mediante el uso del Sistema Único de Autodeterminación (SUA).

En este artículo, abordaremos qué es el SUA del IMSS y cómo puede ayudarte a cumplir puntualmente con tus obligaciones patronales.

¿Qué es el SUA?

Para entender qué es el SUA, es importante señalar que se trata de una herramienta informática diseñada para simplificar la determinación de cuotas que los patrones deben realizar para cubrir sus aportaciones.

Entre sus funciones más importantes se encuentran las siguientes:

• Eliminar la necesidad de desplazarse a las oficinas del IMSS e Infonavit para obtener los formatos de pago.
• Ahorrar tiempo y recursos con el uso de herramientas tecnológicas.
• Calcular las cuotas obrero-patronales al IMSS y las aportaciones al Infonavit a partir del SBC y los días laborados.
• Generar avisos de altas, bajas y modificaciones de los trabajadores de manera electrónica.
• Gestionar las cuentas individuales de los trabajadores, incluyendo las cuotas obrero-patronales para el Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, Riesgos de Trabajo, Enfermedades y Maternidad, Invalidez y Vida, Guarderías y Prestaciones Sociales, y las aportaciones patronales por concepto de vivienda.
• Determinar descuentos para la amortización de créditos asignados a los trabajadores por el INFONAVIT.

Asimismo, el sistema brinda la posibilidad de registrar todas las aportaciones realizadas por el patrón y de generar un reporte con los datos correspondientes a cada trabajador.

Cabe aclarar que, en esta ocasión, el enfoque de este artículo se limitará al SUA del IMSS.

¿Quiénes Deben Usar el SUA del IMSS?

El artículo 39 de la Ley del Seguro Social (LSS) estipula lo siguiente:

Artículo 39. Las cuotas obrero patronales se causan por mensualidades vencidas y el patrón está obligado a determinar sus importes en los formatos impresos o usando el programa informático, autorizado por el Instituto. Asimismo, el patrón deberá presentar ante el Instituto las cédulas de determinación de cuotas del mes de que se trate, y realizar el pago respectivo, a más tardar el día diecisiete del mes inmediato siguiente.

La obligación de determinar las cuotas deberá cumplirse aun en el supuesto de que no se realice el pago correspondiente dentro del plazo señalado en el párrafo anterior.

Los capitales constitutivos tienen el carácter de definitivos al momento de notificarse y deben pagarse al Instituto, en los términos y plazos previstos en esta Ley.

Artículo reformado DOF 20-12-2001

El SUA fue diseñado por el IMSS y es de uso obligatorio para que los patrones que cuenten con más de 5 trabajadores cumplan con lo que se dice en el artículo 39.

Sin embargo, los empleadores que tengan una plantilla de 1 a 4 colaboradores no están obligados a usarlo. En estos supuestos el IMSS enviará el formato de pago al domicilio del patrón para el cumplimiento de sus obligaciones.

¿Cómo Usar el SUA del IMSS?

Para utilizar el SUA, el primer paso es contar con el registro patronal ante el IMSS, es decir, haber dado de alta al empleador en el Instituto. Este trámite es indispensable, ya que habilita al patrón para cumplir con sus obligaciones legales, incluido el uso del propio SUA.

Posteriormente, será necesario descargar el programa desde el sitio web oficial del IMSS, accediendo a la sección específica del SUA. En esa página se puede consultar toda la información al respecto, así como obtener la nueva versión 3.6.6 del SUA, en la que se incluye los ajustes para determinar las cuotas de trabajadores de plataformas tecnológicas.

Es importante considerar que el SUA únicamente es compatible con el sistema operativo Windows, por lo que debe instalarse en un equipo que cuente con dicho sistema.

Una vez instalado, el siguiente paso consiste en capturar toda la información solicitada dentro del programa. Entre los datos más importantes, tenemos los siguientes:

• Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC).
• Tasa de Recargos.
• Unidad de Medida y Actualización (UMA).
• Salario Mínimo General (SMG).
• Unidad Mixta Infonavit (UMI).
• Factor de Riesgos de Trabajo.
• Datos de identificación de los trabajadores.
• Fechas de ingreso.
• Incapacidades y los ausentismos.
• Datos de los créditos de los trabajadores con el Infonavit.

SUA del IMSS: Beneficios

El SUA representa una solución eficiente para administrar la nómina y calcular correctamente las aportaciones de seguridad social y vivienda.

Entre sus principales beneficios destacan:

• Automatización y precisión: Calcula automáticamente cuotas y aportaciones, detecta diferencias por errores u omisiones, determina recargos por pagos extemporáneos y facilita revisiones contables. Además, identifica con claridad los montos correspondientes a cuotas obreras y patronales.
• Reducción de errores: Al evitar cálculos manuales, disminuye el riesgo de errores en el cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social, lo que mejora la productividad del área de recursos humanos y reduce la posibilidad de sanciones.
• Facilidad de uso: Cuenta con una interfaz sencilla e intuitiva. Las actualizaciones buscan mejorar la experiencia del usuario mediante funciones como ejecución simultánea de tareas, verificación de datos del patrón y trabajadores, mejoras en seguridad, compatibilidad con versiones anteriores y nuevos módulos.
• Reportes y registros eficientes: Permite generar reportes automáticos y mantener un catálogo actualizado con información relevante de los colaboradores, como salarios, movimientos (altas, bajas, modificaciones, pagos por liquidación o incapacidad) y datos necesarios para cumplir con las obligaciones.
• Cumplimiento normativo: Facilita la generación de archivos requeridos por el IMSS y es compatible con herramientas tecnológicas externas, lo que optimiza la gestión contable y administrativa.

¿Qué Errores Evitar al Usar el SUA del IMSS?

Aunque el SUA es una herramienta confiable y poderosa para la administración de obligaciones patronales, su buen funcionamiento depende del uso adecuado que hagan los usuarios. A continuación, te compartimos algunos de los errores más comunes que pueden comprometer la precisión de los cálculos o incluso generar inconsistencias ante el IMSS:

• No actualizar el sistema: Usar versiones obsoletas puede generar fallas en el funcionamiento o errores en los cálculos, ya que no contemplan cambios normativos recientes.
• No registrar movimientos afiliatorios a tiempo: Altas, bajas y modificaciones salariales fuera de plazo pueden generar diferencias en las cuotas, multas o recargos.
• Errores en datos clave: Capturar incorrectamente el RFC o la CURP de los trabajadores puede ocasionar inconsistencias o rechazos al enviar archivos a las autoridades.
• No respaldar la base de datos: Antes de actualizar el SUA o hacer cambios importantes, es fundamental guardar una copia de seguridad para evitar la pérdida de información.
• Usar tablas de aportaciones desactualizadas: No tener al día los factores de cálculo puede derivar en pagos incorrectos y problemas de cumplimiento.

Conclusión

El SUA del IMSS, además de ser una obligación para ciertos empleadores, también es una herramienta que procura el cumplimiento puntual, preciso y eficiente de las responsabilidades patronales ante el IMSS. Su implementación correcta permite automatizar procesos, reducir errores y mantener un control detallado sobre las aportaciones de seguridad social.

Aprovechar al máximo los beneficios del SUA implica mantenerse actualizado, validar cuidadosamente la información capturada y evitar errores comunes que pueden derivar en sanciones o recargos. En este sentido, contar con una gestión informada y proactiva del sistema no solo mejora la administración de la nómina, sino que también fortalece el cumplimiento normativo de la empresa.

En un entorno donde la eficiencia y la transparencia son cada vez más valoradas, el SUA se posiciona como un aliado estratégico para las áreas de Recursos Humanos y cumplimiento fiscal.

Sistema para Uso de la Información Contenida en el SUA del IMSS

En dSoft desarrollamos eCompara SUA, un sistema en Excel que determina diferencias entre la información del SUA, lo que tiene el IMSS en el IDSE y lo contenido en los CFDI de nómina, que busca eliminar el pago de multas, actualizaciones y recargos que se pueden derivar en diferencias entre las bases.

eCompara SUA ofrece, entre otros, los siguientes beneficios:

• Creación y Manejo de plantillas mensuales en formato Excel por registro Patronal.
• Lectura, procesamiento e importación de información de archivos tipo .SUA a la plantilla del sistema para su confronta.
• Lectura, procesamiento e importación de información en respaldos de archivos tipo .TBK y .MDB a la plantilla del sistema para su confronta.
• Diferencias en cuotas obrero-patronales por ramo de aseguramiento.
• Diferencias en aportaciones de Retiro, Cesantía en edad avanzada y Vejez (RCV) e INFONAVIT.
• Determinación de cuotas no obligadas al pago por incapacidades y ausentismos de acuerdo con los días y al SDI manifestados en los archivos de pago “.SUA” para el cruce correcto contra el IDSE.
• Identificación de movimientos afiliatorios no considerados por el IMSS en la emisión de la EMA o EBA presentados en los primeros días del periodo siguiente para evitar reportar diferencias inexistentes.
• Confronta de movimientos afiliatorios descargados desde el IDSE contra el respaldo del sistema SUA .
• Confronta de información de SUA vs CFDI de Nómina.
• Herramientas para identificar diferencias encontradas entre los registros en SUA, IDSE y CFDI de Nómina.

Te invitamos a que nos contactes para que uno de nuestros especialistas te comparta información más detallada sobre los beneficios que esta gran herramienta ofrece. O bien, descarga la versión DEMO de eCompara SUA para que pongas a prueba sus prestaciones.