Una de las actividades que toda empresa debe realizar de manera constante es la conciliación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina. En la mayoría de los casos, los equipos contables realizan esta tarea de manera manual, lo cual implica horas de trabajo que no garantizan la realización de manera correcta, ya que el factor humano significa que esta práctica es propensa a desaciertos.

Una compañía puede enfrentar distintos tipos de consecuencias al errar este tipo de conciliaciones, ya que los robots del SAT realizan revisiones electrónicas basados en la emisión y recepción de CFDI para identificar discrepancias en los registros fiscales y contables reflejados en las declaraciones que el contribuyente captura en el portal del SAT.

En este artículo exploramos cómo la conciliación de los CFDI de nómina optimiza el proceso contable y fiscal, validando el ISR retenido, los registros contables, asegurando un manejo adecuado de los CFDI cancelados y sustituidos, junto con la entrega de reportes fiscales anuales.

¿Qué es la Conciliación de CFDI de Nómina?

La conciliación de CFDI de nómina se refiere al uso de software especializado desarrollado por un tercero para comparar y validar de forma eficiente los CFDI timbrados por una empresa en relación con los registros contables y fiscales.

Este proceso asegura que los pagos realizados a los empleados, junto con sus correspondientes impuestos, estén correctamente registrados y reflejados tanto en los CFDI emitidos como en los asientos contables.

Contar con una herramienta para conciliar los CFDI de nómina timbrados no solo minimiza la probabilidad de incurrir en equivocaciones, sino que también permite a las empresas determinar correctamente las retenciones por salarios a declarar y pagar.

Conciliación de los CFDI de Nómina y los Registros Contables

Un aspecto de la conciliación es la comparación entre los CFDI de nómina timbrados y los registros contables de los diferentes conceptos incluidos en la nómina.

La nómina incluye diversos elementos, como percepciones gravadas y exentas, deducciones y contribuciones patronales, entre otros.

El software de conciliación permite que la información contenida en los CFDI sea revisada y comparada con los registros contables para asegurar que todo coincida. Este proceso se enfoca en:

• Validación de percepciones gravadas y exentas: Es fundamental asegurar que las percepciones reportadas en los CFDI correspondan a las registradas en los libros contables, permitiendo una clasificación adecuada entre las gravadas y las exentas, tal como lo establece la Ley del ISR.
• Revisión de deducciones: Las deducciones, como las cuotas al IMSS o las retenciones de ISR, deben reflejarse de manera adecuada en los CFDI y en los registros contables. La conciliación automática verifica que estos valores coincidan.

eComprobante COM lleva una correlación de los CFDI de Ingreso, Egreso, Pago y Nómina para determinar las bases de impuesto.

Validación del ISR Retenido y Declarado

Una de las responsabilidades más importantes de las empresas es la retención apropiada del ISR en los salarios de los empleados y su declaración ante el SAT. Los CFDI de nómina timbrados contienen la información del ISR retenido, que debe coincidir con lo que se reporta mensualmente en la declaración de ISR por retención de salarios.

La conciliación debe validar que:

• El ISR retenido en los CFDI de nómina coincida con el monto declarado ante el SAT.
• Las diferencias entre lo timbrado y lo declarado se detecten y ajusten oportunamente para cumplir con las obligaciones fiscales de manera puntual.

Seguimiento de CFDI de Nómina Cancelados y Sustituidos

A lo largo del mes, pueden ocurrir errores en los CFDI de nómina que requieren su cancelación y sustitución.

Es fundamental llevar un control riguroso sobre estos movimientos para garantizar que los CFDI cancelados cuenten con su sustituto correspondiente, y que no se queden sin reemplazo.

La conciliación automática facilita este seguimiento al:

• Generar reportes mensuales que identifiquen los CFDI cancelados y sus sustituciones, monitoreando continuamente los cambios para asegurar que todos los movimientos estén debidamente registrados.
• Detectar los CFDI cancelados sin sustitución, lo que podría generar inconsistencias en los registros contables y fiscales.

Con eComprobante COM podrás identificar los comprobantes cancelados de meses anteriores al actualizar el estatus de los CFDI para llevar una relación de CFDI cancelados totalizando por mes, año y estatus de cancelación.

Reporte Anual Acumulado

Al finalizar el año fiscal, las empresas requieren generar un reporte acumulado que incluya todos los CFDI de nómina, tanto los vigentes como cancelados, así mismo requieren obtener el l reporte del visor de comprobantes de nómina para el patrón para realizar la conciliación.

Este reporte debe contener un resumen ejecutivo que permita realizar el cálculo de las percepciones gravadas y exentas, de acuerdo con lo establecido en el artículo 28, fracción XXX, de la Ley del ISR, que dice lo siguiente:

Artículo 28. Para los efectos de este Título, no serán deducibles:

XXX. Los pagos que a su vez sean ingresos exentos para el trabajador, hasta por la cantidad que resulte de aplicar el factor de 0.53 al monto de dichos pagos. El factor a que se refiere este párrafo será del 0.47 cuando las prestaciones otorgadas por los contribuyentes a favor de sus trabajadores que a su vez sean ingresos exentos para dichos trabajadores, en el ejercicio de que se trate, no disminuyan respecto de las otorgadas en el ejercicio fiscal inmediato anterior.

La conciliación simplifica la generación de este reporte, ya que:

• Compila automáticamente los CFDI de nómina emitidos durante el año, incluyendo aquellos que fueron cancelados y sus respectivas sustituciones.
• Desglosa las percepciones gravadas y exentas por mes, lo que permite calcular adecuadamente los impuestos a retener y pagar.
• Genera un resumen ejecutivo que facilita la revisión de la información y la toma de decisiones contables y fiscales.

Este reporte es crucial para el cierre fiscal del año, ya que brinda una visión clara y precisa de las obligaciones fiscales de la empresa, asegurando el cumplimiento de la normativa.

Conclusión

Toda empresa que pretenda optimizar sus procesos contables y fiscales debería buscar la manera de implementar un software que realice la conciliación de los CFDI de nómina de forma rápida y eficiente.

Automatizar la validación de los CFDI emitidos, los registros contables, el ISR retenido y declarado, el seguimiento de CFDI cancelados y sustituidos, ayuda a las empresas a reducir errores, ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento de la Ley del ISR.

Además, contar con una herramienta que permita facilitar la generación del reporte anual de nómina y sus acumulados es clave para el cierre fiscal y el cumplimiento de la declaración anual.

¿Existe una Solución en el Mercado que Pueda Hacer todo esto?

Es por todo lo que hemos visto en este artículo que en dSoft desarrollamos eComprobante COM, un software para realizar la descarga masiva de CFDI con explotación de datos directamente desde Excel mediante dashboards para el análisis y revisión de los principales indicadores de un negocio, así como determinación de las bases de impuesto con fines fiscales y de auditoría.

Para ayudar a tu empresa con la conciliación de CFDI de nómina, eComprobante COM ofrece los siguientes beneficios:

• Limitación de acceso por usuario para resguardar la confidencialidad de la información de Nómina.
• Generación de acumulados y detalle por periodo de la nóminas timbradas:
• Tras generar una lista de CFDI de Nómina se puede:.
  • Validar inconsistencias en Nombres, Número de empleado, Registros Patronales, CURP o NSS en los CFDI de Nómina.
  • Separar automáticamente en columnas los nombres de los trabajadores en primer apellido, segundo apellido y nombres utilizando el RFC para realizar el proceso.
• Totales de Nómina con segmentaciones por estatus, régimen de contratación, tipo de nómina, periodicidad, estado donde labora, departamento, puestos y más.
• Control de periodos de nómina por régimen de contratación, tipo de nómina y periodicidad para su consulta y explotación de información.
• Obtención del detalle de cada nomina timbrada para su comparación contra nóminas pagadas.
• Búsqueda especial de conceptos de nómina en todos los periodos y todos los ejercicios.
• Generación de acumulados de Nómina por trabajador por concepto de la compañía y concepto SAT de uno o más periodos.
• Generación de acumulados de nómina por concepto de la compañía y concepto SAT.
• Generación de acumulados de percepciones de nómina para conciliar contra el “Visor de comprobantes de nómina para el patrón”.
• Generación de acumulados de ISR anual para solventar invitaciones del SAT por diferencias entre el ISR retenido contra lo declarado.
• Emulador del “Visor de comprobantes de nómina para el patrón” con detalle los comprobantes que generan cada rubro.

• Búsqueda de los CFDI registrados en Contabilidad utilizando un Layout en Excel con la relación de los UUID a comparar contra la “Metadata” o “Metadatos” para identificar folios cancelados o faltantes.

Te invitamos a que nos contactes para obtener una asesoría sin costo en la que uno de nuestros expertos podrá compartirte a detalle todos los beneficios que esta gran herramienta ofrece.

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