El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una institución fundamental para la seguridad social en México, puesto que proporciona servicios de salud, otorga prestaciones económicas y ofrece protección a los trabajadores y sus familias. Los patrones tienen la responsabilidad de pagar las cuotas correspondientes para asegurar a sus empleados, pero en ocasiones pueden cometer errores que pueden tener consecuencias negativas para ambas partes. Existen errores frecuentes que pueden afectar negativamente a patrones y trabajadores.

A continuación, destacamos los errores más comunes al pagar las cuotas ante el IMSS:

1. Omisión en alta de trabajadores o registro tardío: Un error común es no registrar el alta de un trabajador o realizarlo de forma tardía. Cada empleado debe estar registrado desde el primer día de ingreso a laborar. La omisión en la alta puede derivar en multas y pérdida de beneficios para el trabajador.
2. Omisión en la baja de trabajadores: No realizar la baja de un trabajador cuando ha dejado de colaborar para la empresa genera pagos extraordinarios de cuotas para la empresa.
3. Cálculo incorrecto del SDI: No calcular de forma adecuada los cambios a los SDI de cada colaborador por aniversario laboral o por no considerar ingresos variables en el bimestre anterior.
4. Avisos de SDI mal capturados en el IDSE: Falta de validación de información capturada en alta o baja de un trabajador en el IDSE o por modificaciones en su salario.
5. No considerar prestaciones adicionales: No considerar prestaciones adicionales que forman parte del SDI dentro del procedimiento de cálculo, tales como bonos, comisiones, gratificaciones extraordinarias, prestaciones en especie, etc.
6. No considerar modificaciones legales: Las regulaciones del IMSS pueden cambiar con el tiempo. No estar al tanto de las actualizaciones puede llevar a errores en el cumplimiento.
7. Omisión de pagos: No pagar las cuotas al IMSS puntualmente puede resultar en recargos y multas significativas. Las omisiones pueden deberse a problemas administrativos, olvidos o dificultades financieras y pueden derivar en un procedimiento de embargo por parte de las autoridades.
8. Información incompleta o incorrecta: No contar con todos los datos para altas y bajas de trabajadores o que éstos no sean correctos deriva en diferencias en pagos, multas, recargos y actualizaciones.
9. No verificar el acuse de recibo: No verificar que se hayan recibido y operado los movimientos de manera correcta y oportuna. 
10. Falta de documentación adecuada: La falta de documentación o registros adecuados puede generar problemas en caso de una revisión por parte del IMSS o de alguna autoridad laboral.

Para evitar cometer los errores que se enlistan anteriormente, te presentamos las siguientes recomendaciones:

1. Asegúrate de que todos los empleados estén registrados oportunamente en el IMSS desde el primer día laboral.
2. No olvides procesar las bajas correcta y oportunamente.
3. Actualiza los salarios base de cotización en cada aniversario laboral de todos los trabajadores.
4. Asegúrate de calcular el SDI considerando todas las prestaciones adicionales del bimestre anterior.
5. Verifica cuidadosamente que toda la información proporcionada al IMSS sea correcta y completa, es decir que cada alta, baja o modificación de salario se haya operado en el IDSE.
6. Establece un calendario de pagos para cumplir con las obligaciones en tiempo y forma. Si se presentan dificultades financieras, busca opciones de apoyo y asesoramiento para evitar atrasos.
7. Mantén una buena organización y guardar la documentación de los pagos y registros de manera ordenada y accesible.
8. Mantente informado sobre las modificaciones legales y realiza ajustes en los procesos de pago y registros en consecuencia.
9. Lleva un control preciso de las fechas de vencimiento y establece recordatorios para no perder los plazos de pago.
10. Solicita el acuse de recibo correspondiente y consérvalo en un lugar seguro para futuras referencias una vez efectuado el pago.

En conclusión, pagar las cuotas al IMSS de manera correcta y puntual es esencial para garantizar la seguridad social y protección de los trabajadores.

Evitar los errores más comunes al pagar cuotas al IMSS requiere de una buena gestión administrativa, de mantenerse informado de los cambios legales y de estar al tanto de las obligaciones legales en materia de seguridad social. Una administración correcta de las cuotas no solo evita problemas y sanciones, sino que también fortalece la confianza y la relación entre empleadores y empleados.

Una de las soluciones del 2023 de dSoft es eComparaSUA, el cual es un aplicativo en Excel que determina diferencias a partir de confrontar la información entre el SUA, los datos del IDSE (lectura de la EMA y la EBA) y la información contenida en los CFDI de nómina, sus principales beneficios son:

• Lectura y procesamiento de la información del IMSS de las diferentes fuentes, es decir desde archivos .SUA, desde la base de datos .MDB del SUA o desde un respaldo de información en archivos .TBK.
• Lectura y procesamiento automático del EMA y EBA descargados desde el IDSE.
• Lectura y procesamiento de los CFDI de nómina del mes o por bimestre.
• Descarga de los movimientos afiliatorios presentados ante el IDSE.
• Confronta de información de IDSE vs SUA.
• Confronta de movimientos afiliatorios descargados desde el IDSE contra los movimientos procesados en el SUA.
• Confronta de información SUA Vs CFDI de nómina.
• Herramientas para visualizar las diferencias encontradas.

Si necesitas conocer más detalles sobre esta solución, te invitamos a contactarnos para recibir una asesoría, o descarga la versión DEMO del sistema para probar nuestro sistema completamente gratis durante un mes.