Conciliaciones para Facilitar la Presentación de la Declaración Anual

En el mundo fiscal y contable, la declaración anual es una de las obligaciones fiscales más importantes para las empresas y personas físicas.
El proceso de presentar adecuadamente los ingresos y deducciones acumulados a lo largo del año puede ser complicado si no se lleva un control adecuado de los comprobantes fiscales y de los registros contables.
Contar con conciliaciones entre los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) y los registros contables facilita la elaboración de la declaración anual, pues permite que la información financiera esté organizada y lista para ser presentada.
Esta conciliación se trata de la comparación entre los registros contables internos de una empresa y la información fiscal que se presenta a las autoridades tributarias, ya sea en los CFDI, en las declaraciones de impuestos o en las declaraciones informativas. Este proceso permite verificar que los datos coincidan y que no existan errores o inconsistencias que puedan generar problemas legales o financieros.
Multas Relacionadas con la Declaración Anual
El Código Fiscal de la Federación establece cuáles son las multas a las que el contribuyente se hace acreedor en caso de no presentar la declaración anual en tiempo y forma o de presentarla con errores.
Dichas sanciones las encontramos en los siguientes artículos del Código mencionado en el párrafo anterior:
Artículo 81
Son infracciones relacionadas con la obligación de pago de las contribuciones; de presentación de declaraciones, solicitudes, documentación, avisos, información o expedición de constancias, y del ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria:
I. No presentar las declaraciones, las solicitudes, los avisos o las constancias que exijan las disposiciones fiscales, o no hacerlo a través de los medios electrónicos que señale la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o presentarlos a requerimiento de las autoridades fiscales. No cumplir los requerimientos de las autoridades fiscales para presentar alguno de los documentos o medios electrónicos a que se refiere esta fracción, o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Artículo 82
A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de presentar declaraciones, solicitudes, documentación, avisos o información; con la expedición de comprobantes fiscales digitales por Internet o de constancias y con el ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria a que se refiere el artículo 81 de este Código, se impondrán las siguientes multas:
I. Para la señalada en la fracción I:
a) De $1,810.00 a $22,400.00, tratándose de declaraciones, por cada una de las obligaciones no declaradas. Si dentro de los seis meses siguientes a la fecha en que se presentó la declaración por la cual se impuso la multa, el contribuyente presenta declaración complementaria de aquélla, declarando contribuciones adicionales, por dicha declaración también se aplicará la multa a que se refiere este inciso.
d) De $18,360.00 a $36,740.00, por no presentar las declaraciones en los medios electrónicos estando obligado a ello, presentarlas fuera del plazo o no cumplir con los requerimientos de las autoridades fiscales para presentarlas o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.
Como podemos ver, son varias las multas que se derivan del incumplimiento de esta obligación, por lo que el impacto financiero y administrativo que pueden tener para el contribuyente puede ser muy significativo.
Detección de Inconsistencias en la Conciliación de Registros para la Declaración Anual
Una de las razones principales para realizar las conciliaciones mencionadas es que facilitan la detección temprana de inconsistencias en la información fiscal.
Al revisar mensualmente las transacciones financieras y compararlas con los registros contables, las empresas pueden identificar errores que podrían complicar la declaración anual si no se corrigen a tiempo.
Entre las inconsistencias más comunes están:
- CFDI duplicados o no emitidos correctamente: Es importante revisar si todos los comprobantes fiscales se emitieron correctamente y no hay duplicados para evitar problemas al cruzar la información.
- Deducciones no contabilizadas: A veces, algunos gastos deducibles no son registrados adecuadamente, lo que podría reducir el monto a deducir en la declaración anual.
- Pagos erróneos o pendientes: Detectar pagos que no coinciden entre los registros contables y las declaraciones puede ayudar a evitar sanciones por pagos incorrectos.
- CFDI cancelados y sustituidos: Hay ocasiones en que las empresas no llevan un control puntual de las facturas que se cancelan o sustituyen, ya sean las que la misma entidad emite o recibe. Esto conlleva a imprecisiones en cuanto a los cálculos de impuestos a pagar durante el ejercicio fiscal.
Detectar oportunamente estas inconsistencias asegura que puedan ser corregidas de inmediato, minimizando la posibilidad de errores costosos en la declaración anual.
Cruce de Información entre CFDI Emitidos y Recibidos para la Conciliación de la Declaración Anual
El cruce de información entre los CFDI emitidos y recibidos es una de las tareas más importantes y complejas en la preparación de la declaración anual. Pero, cuando se elaboran conciliaciones fiscales y contables, se simplifica significativamente este proceso. Esto se debe a que se puede realizar un control detallado y periódico sobre las transacciones que implican la emisión y recepción de facturas.
Por lo anterior, es muy importante tener un sistema que verifique mensualmente que los CFDI recibidos de los proveedores y los emitidos a los clientes están vigentes en el SAT y están debidamente registrados en la contabilidad.
¿Cómo las Herramientas Digitales Automatizan y Optimizan el Control de la Conciliación para la Declaración Anual?
Llevar un control mensual de conciliaciones contables y fiscales puede sonar como una tarea complicada, especialmente para empresas que manejan un gran volumen de transacciones.
Sin embargo, las herramientas digitales han revolucionado la forma en que se llevan a cabo, permitiendo que el proceso sea más eficiente y automatizado.
Ventajas de las Herramientas Tecnológicas
Las herramientas tecnológicas para la fiscalización otorgan ciertos beneficios a las empresas que las utilizan, tales como:
- Automatización del cruce de información: Algunas plataformas de contabilidad y gestión fiscal pueden automatizar el proceso de cruce de información entre los CFDI emitidos y recibidos. Estas herramientas permiten cargar los datos directamente desde el SAT, eliminando la necesidad de hacer comparaciones manuales.
- Alertas y recordatorios: Existen herramientas que cuentan con sistemas de alertas que notifican a los usuarios cuando se detecta una discrepancia o cuando es necesario revisar una conciliación.
- Optimización de tiempos: Al automatizar gran parte del proceso de conciliación, las empresas pueden dedicar menos tiempo a estas tareas y enfocarse en otras áreas de su operación.
- Generación de informes mensuales: Las plataformas digitales también permiten generar informes mensuales detallados que resumen el estado de las conciliaciones fiscales. Esto facilita el trabajo del contador y asegura que la información esté siempre disponible y lista para la declaración anual.
- Evitar sanciones o retrasos: Contar con una herramienta que optimice el proceso del llenado de la declaración anual puede ayudar a la empresa a cumplir con las normas y los tiempos de presentación de esta obligación fiscal, lo que reduce las posibilidades de ser amonestado por el SAT.
Conclusión
Contar con conciliaciones contables y fiscales es importante para asegurarnos de que la información financiera y contable esté en orden al momento de presentar la declaración anual.
Este control regula y facilita la detección de inconsistencias, simplifica el cruce de información entre los CFDI emitidos y recibidos, y ayuda a evitar sanciones o retrasos.
Además, con el uso de herramientas digitales, este proceso se vuelve más eficiente, automatizado y menos propenso a errores.
Por ello, adoptar buenas prácticas de conciliación mensual, es una estrategia inteligente para el crecimiento y la estabilidad de cualquier empresa.
¿Qué Herramientas Pueden Ayudarme con esto?
En dSoft desarrollamos eCierre y eAuditor CFDI.
eCierre es un complemento COM de Microsoft Office que permiten determinar los pagos provisionales mensuales con base en las balanzas de comprobación contables, al mismo tiempo que realiza cálculos fiscales mensuales permitiendo adelantar el cierre anual y generando el llenado automático de las declaraciones en Excel.
Entre los beneficios que eCierre te ofrece, se encuentran:
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Cálculos mensuales que sirven para adelantar el cierre anual mes a mes:
- Conciliación del resultado contable y fiscal para ISR, incluyendo los decretos de la RFN.
- Determinación automática de la conciliación entre el resultado contable y fiscal incluyendo las partidas en conciliación siguientes:
- Integración de Pagos Anticipados.
- Determinación de Provisiones de Pasivos.
- Definición de Pasivos No Deducibles.
- Determinación de Salarios por Pagar.
- Parte No Deducibles de Salario Exento.
- Integración de Costo de lo Vendido Fiscal.
- Depreciaciones Contables.
- Partidas No Deducibles.
- Cálculo de la Utilidad o Pérdida en Venta de Activos Fijos.
- Cálculo de la Utilidad o Pérdida en Venta de Acciones.
- Incluye reporte de las Pérdidas fiscales de ejercicios anteriores por amortizar y remanentes.
- Manejo de un panel de navegación que permite ocultar o mostrar cédulas agrupadas dependiendo del proceso que se esté realizando.
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Importación de las declaraciones mensuales presentadas ante el SAT:
- Importa la información de los archivos PDF de las declaraciones mensuales de pagos federales y elabora un concentrado con el que genera un resumen y pre llenando de la declaración anual, similar a como lo hace el SAT para su verificación mes a mes.
- La información de las declaraciones mensuales importadas al sistema permite pre-llenar la declaración anual y verificar las cantidades mes a mes.
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Importación del visor de comprobantes de nómina para el patrón generado por el SAT:
- Importa el archivo “Visor de comprobantes de nóminas para el patrón” que se genera en el portal del SAT para pre llenar la declaración anual y permitir verificar las cantidades mes a mes.
Por otra parte, el sistema eAuditor CFDI ayuda a realizar cálculos mensuales de las contribuciones a cargo del contribuyente con la determinación de Bases de Impuestos con base en los CFDI emitidos y recibidos con validación del SAT. De esta manera, se tiene la certeza de que los impuestos son determinados con información en poder de la autoridad y, que una vez conciliados con los registros contables, se tendrá la seguridad de que no existirán inconsistencias en las declaraciones mensuales que sirven de base para la declaración anual.
Los impuestos mensuales en base a los CFDI que puede determinar con eAuditor CFDI, son los siguientes:
- ISR Propio
- IVA Propio
- Retenciones de IVA
- Retenciones de ISR por honorarios, arrendamientos, salarios y asimilados a salarios
- ISR retenido por dividendos
- ISR retenido por demás ingresos
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