El comprobante de nómina es un CFDI al que se incorpora el complemento recibo de pago de nómina, el cual debe emitirse por los pagos realizados por concepto de remuneraciones de sueldos, salarios y asimilados a estos, es una especie de una factura de egresos.

El llenado correcto de los CFDI de nómina requiere de atención al detalle y conocimiento de todos los complementos, nodos y atributos que la autoridad presenta en su página. Para consultar este detalle podemos recurrir la definición del Estándar del Complemento Nómina o a la Guía de llenado. Asimismo, te invitamos a consultar las claves y descripciones de los Catálogos requeridos para llenar tu factura. 

El enfoque de este artículo será particularmente la gestión y explotación de información de los elementos que puede incluir un CFDI de nómina, incluyendo comprobantes que contienen varios periodos en el mismo comprobante.

Es importante recalcar la importancia de la periodicidad de pago y cómo afecta la generación de este tipo de comprobante fiscal. Sin embargo, antes de entrar en ese tema, veremos de manera breve los elementos que conforman un CFDI de Nómina. No hemos de profundizar en el tema, pero en el Estándar de Complemento Nómina puedes consultar a mayor detalle cada característica.

Elementos de un CFDI de Nómina

Este tipo de CFDI se compone por distintos elementos: complemento, nodo y atributos. El orden en el que los listamos previamente indica la secuencia de cada uno. Esto quiere decir que el complemento contiene nodos y estos a su vez contienen atributos.

Cada sección corresponde a la naturaleza de la información que se debe incluir para la emisión correcta y puntual de un comprobante de nómina. La autoridad nos requiere que cada CFDI contenga el detalle preciso de la transacción que representa, no solo en el caso del pago de nómina.

Los elementos que comprende este tipo de comprobante son los siguientes:

• Complemento: En este caso solo hay 1, el denominado Nomina.
• Nodo: Hay 18 posibilidades de nodos en este CFDI:
  • Nodos Requeridos (5): Receptor, Percepcion, Deduccion, OtroPago e Incapacidad.
  • Nodos Condicionales (12): Emisor, EntidadSNCF, SubContratacion, Percepciones, AccionesOTitulos, HorasExtras, JubilacionPensionRetiro, SeparacionIndemnizacion, OtrosPagos, SubsidioAlEmpleo, CompensacionSaldosAFavor e Incapacidades.
  • Nodo Opcional (1): Deducciones.
• Atributos: Hay 77 atributos en total:
  • Atributos Requeridos (49): Version, TipoNomina, FechaPago, FechaInicialPago, FechaFinalPago, NumDiasPagados, OrigenRecurso, Curp, TipoContrato, TipoRegimen, NumEmpleado, PeriodicidadPago, ClaveEntFed, RfcLabora, PorcentajeTiempo, TotalGravado, TotalExento, TipoPercepcion, Clave, Concepto, ImporteGravado, ImporteExento, ValorMercado, PercioAlOtorgarse, Dias, TipoHoras, HorasExtra, ImportePagado, IngresoAcumulable, IngresoNoAcumulable, TotalPagado, NumAñosServicio, UltimoSueldoMensOrd, IngresoAcumulable, IngresoNoAcumulable, TipoDeduccion, Clave, Concepto, Importe, TipoOtroPago, Clave, Concepto, Importe, SubsidioCausado, SaldoAFavor, Año, RemanenteSalFav, DiasIncapacidad y TipoIncapacidad.
  • Atributos Condicionales (21): TotalPercepciones, TotalDeducciones, TotalOtrosPagos, Curp, RegistroPatronal, MontoRecursoPropio, NumSeguridadSocial, FechaInicioRelLaboral, Antigüedad, TipoJornada, Banco, CuentaBancaria, TotalSueldos, TotalSeparacionIndemnizacion, TotalJubilacionPensionRetiro, TotalUnaExhibicion, TotalParcialidad, MontoDiario, TotalOtrasDeducciones, TotalImpuestosRetenidos e ImporteMonetario.
  • Atributos Opcionales (7): RfcPatronOrigen, Sindicalizado, Departamento, Puesto, RiesgoPuesto, SalarioBaseCotApor y SalarioDiarioIntegrado.

Periodicidad

La periodicidad del pago es un dato que se incluye en el complemento de nómina como un atributo requerido. Esta sección de información indica que el pago puede ser diario, semanal, catorcenal, quincenal, mensual, bimestral, por unidad de obra, comisión, precio alzado, decenal u otra periodicidad. En un nivel práctico, los más comunes que hemos podido reconocer en nuestra experiencia son el semanal, catorcenal, quincenal y mensual.

El SAT permite a las empresas hacer un timbrado único mensual de sus CFDI de nómina por trabajador. Esta decisión se implementó como apoyo económico a las compañías ya que algunas cuentan con una cantidad de empleados bastante alta, lo cual incrementa el costo total de todos los timbres que debían comprar al realizar el pago.

Por ejemplo, una empresa con 20,000 colaboradores a los que les pague de manera semanal representaría el timbrado de 20,000 CFDI de nómina a la semana, lo cual debería multiplicarse por el número de semanas trabajados en ese mes. Ya que el costo por cada timbre fiscal es de $1, solamente de pagar la nómina de un mes en que se le laboren cinco semanas, la empresa debería pagar $20,000 de timbrado a la semana, más la cantidad total que deposite a todos sus empleados en el mismo periodo.

Por lo tanto, y retomando el ejemplo anterior, si la empresa paga bajo la misma periodicidad a sus empleados (semanalmente), la autoridad fiscal le permite emitir un solo CFDI por cada colaborador al mes. Esto resultaría en una inversión mensual en timbrado de nómina de $20,000, en lugar de pagar $100,000 totales cada mes de cinco semanas (en el caso de ser de cuatro semanas, la empresa debería pagar $80,000 mensuales de timbres). La diferencia en la inversión mensual de timbrado de nómina es más que considerable.

Entonces, la forma en la que se emite este CFDI que contiene varios pagos en un solo mes, sería 2 para la nómina quincenal, 4 o 5 para la semanal, es agregando un complemento por cada periodo de pago que se cubra durante dicho periodo de tiempo. Volviendo al ejemplo anterior, un CFDI para un empleado de la empresa anterior que recibe su pago semanalmente debe ser un solo comprobante que incluya la cantidad de complementos necesarios que cubran la cantidad de semanas que laboró en ese mes. En un mes que se laboraron 5 semanas, el CFDI debe incluir 5 complementos de periodicidad de pago, además de los nodos y atributos que le correspondan.

Llevar un registro del pago de nómina que cumpla con la peculiaridad de incluir varios nodos de periodicidad de pago es un ejercicio que representa un esfuerzo directamente proporcional al número de empleados y la periodicidad con la que se les paga. Por ello, es importante contar con el apoyo de una herramienta que nos facilite esta labor contable.

Dentro del catálogo de herramientas de dSoft encontramos eComprobante. Este sistema cuenta con una cantidad de beneficios grande, dentro de los cuales encontramos:

• Descarga masiva de CFDI desde el portal del SAT por periodo y tipo de comprobante, por lista de RFC y por lista UUID que permite obtener entre 2,000 y 20,000 comprobantes al día.
• Comprobación de la descarga del 100% de los CFDI en poder del SAT por diferentes métodos (Metadatos desde Web Service o Portal SAT).
• Actualización de estatus de los CFDI por diferentes métodos (Metadatos desde Web Service o Portal SAT).
• Extracción de la información de los complementos más importantes dentro de los CFDI para su revisión y análisis.
• Control de periodos de nómina por régimen de contratación, tipo de nómina y periodicidad para su consulta y explotación de información.
• Obtención del detalle de cada nomina timbrada para su comparación contra nóminas pagadas.
• Búsqueda especial de conceptos de nómina en todos los periodos y todos los ejercicios.
• Gestión y explotación de información de los CFDI de nómina, incluyendo comprobantes que contienen varios periodos en el mismo CFDI.

Nuestro sistema es uno de los pocos que pueden obtener toda la información de los diferentes complementos de nómina incluidos en un mismo CFDI, por lo tanto, te invitamos a que nos contactes para que podamos explicarte a profundidad la gran cantidad de beneficios que esta herramienta tiene para apoyarte con la contabilidad de tu empresa.