El SAT vigila y monitorea constantemente la actividad de todos los contribuyentes a través de diferentes acciones. Una de ellas, que le está resultando altamente efectiva, es el envío de cartas invitación que exhortan al contribuyente a revisar diferencias determinadas basadas en los CFDI. Estas cartas pueden llegar a derivar en auditorías profundas. Aunque estas acciones pueden parecer intimidantes o sacadas de la ciencia ficción, son una realidad hoy en día. (Si te interesa saber el llenado correcto de CFDI 4.0, te invitamos a leer nuestro artículo: Guía de llenado de CFDI 4.0).

Las cartas invitación son notificaciones del SAT al contribuyente sobre omisiones o inconsistencias encontradas en los CFDI. Estas inconsistencias se detectan al comparar la información contenida en los comprobantes fiscales digitales emitidos y recibidos por el contribuyente con la información en poder de la autoridad. Las cartas invitación solicitan al contribuyente la corrección o regularización de su situación fiscal.

Últimamente, la recepción de cartas invitación ha ido en aumento debido a que muchos contribuyentes no conocen las reglas para emitir y recibir CFDI. Estas omisiones o desconocimiento provocan que la información de los CFDI no coincida con la información de las declaraciones fiscales presentadas ante el SAT, lo que deriva en una carta invitación.

Algunos de los aspectos por los que un contribuyente recibe este tipo de cartas invitación son:

• Facturas emitidas con método de pago PUE con CFDI de Recepción de Pago: La mayoría de los contribuyentes sabe que no es necesario emitir un CRP para las facturas con método de pago PUE. Sin embargo, en ocasiones se comete el error de emitir un CRP para estas facturas. Esto puede generar problemas, ya que los robots del SAT interpretarán que los impuestos de dichas facturas se vuelven a hacer exigibles. Esto puede provocar duplicidad en los cálculos de la autoridad.

• Facturas emitidas con método de pago “PPD” con CFDI de recepción de pago mayores al importe original de la factura (pagos de más): Las facturas con método de pago PPD se emiten sin pago, pero se requiere emitir un CFDI de Recepción de Pago al momento de saldar la factura. Un error común es emitir un CRP duplicado para una factura ya saldada. En este caso, los robots del SAT interpretarán que los impuestos de la factura se vuelven a hacer exigibles, lo que puede provocar duplicidad en los cálculos de la autoridad.

• Facturas con moneda distinta a la moneda de pago contenida en el CFDI de Recepción de Pago: Cuando se emite una factura PPD en moneda extranjera, se puede generar un CRP en moneda nacional. En este caso, es necesario registrar el tipo de cambio correspondiente en el atributo “EquivalenciaDR”. Este dato es requerido cuando la moneda del documento relacionado es distinta de la moneda de pago. Si el CRP no se realiza correctamente, los robots del SAT pueden realizar mal los cálculos de los impuestos por pagar o acreditables.

• Facturas emitidas en moneda nacional con tipo de cambio mayor a 1: Otro error común es colocar un tipo de cambio mayor a 1 en una factura en moneda nacional. Esto puede provocar que los robots del SAT calculen los impuestos por pagar de manera incorrecta, ya que multiplicarán el tipo de cambio por el total de la factura. Como contribuyentes, no debemos asumir que el SAT identificará que la moneda es nacional y omitirá la conversión.

• Facturas con fecha de emisión mayor a la fecha de pago contenida en el CFDI de recepción de pagos: El problema surge cuando el contribuyente coloca una fecha de pago mayor a la fecha de emisión de la factura relacionada en el CRP. Esto es incorrecto, ya que los robots del SAT realizarán cálculos incorrectos, lo que puede provocar discrepancias con las declaraciones.

• Facturas con método de pago PPD sin CFDI de recepción de pago: Este es el error más común de los contribuyentes. Se deriva de una falta de control y seguimiento en la emisión o recepción de CRP. Para las facturas emitidas, los robots del SAT no podrán identificar el momento en que los impuestos se deben pagar. Para las facturas recibidas, no se podrán determinar los impuestos acreditables para el contribuyente. Este aspecto es básico en la actualidad y debe ser vigilado con mucho detalle. Se debe identificar mes a mes las facturas pagadas que no cuenten con su CRP.

• Facturas emitidas canceladas en contabilidad, pero NO canceladas en el portal del SAT: Otro error común de los contribuyentes es omitir el estatus de las facturas en poder del SAT. Muchos contribuyentes asumen que, al cancelar una factura emitida en su sistema de facturación, esta se cancela automáticamente en el SAT. Esto no es así. Todos los contribuyentes tienen la obligación de conciliar mensualmente la facturación emitida con lo que está en los servidores del SAT. De lo contrario, los robots del SAT pueden solicitar el pago de los impuestos de facturas que permanecen vigentes en el SAT pero que en la contabilidad y en la declaración se han omitido.

• Facturas, notas de crédito, CFDI de recepción de pago sustituidos por otro, pero NO cancelados en el SAT: Antes de la versión 4.0 del CFDI, era posible dejar vigente un CFDI que se reemplazaba por otro. Sin embargo, esta situación no era correcta. Un CFDI que es sustituido por otro debe ser cancelado obligatoriamente para evitar que la autoridad considere el CFDI sustituido como un comprobante al que se le aplicarán impuestos.

• Nóminas timbradas con fecha de pago incorrecto: Es sabido que en materia fiscal los impuestos se pagan o acreditan al pago, es decir, cuando se conoce la fecha en que fue pagada una factura o un CFDI de nómina. Este aspecto es de alta relevancia, ya que errores en la fecha de pago de un CFDI de nómina provocarán que los robots del SAT hagan exigible el ISR retenido a los trabajadores en el mes de la fecha de pago. Por lo tanto, si este dato difiere de lo declarado, se generará una invitación a corregirlo.

• Nóminas timbradas 2 veces, es decir nóminas duplicadas en el SAT: Este error se puede presentar cuando un contribuyente timbra una nómina más de una vez por error. Los robots del SAT suman todo el ISR retenido, sin considerar que los CFDI de nómina están duplicados. Para estos procesos automáticos del SAT, lo que está en la base de datos de la autoridad es lo que se tiene que hacer exigible. Por lo tanto, una duplicidad en el SAT por una nómina timbrada más de una vez genera la solicitud del ISR que, según el SAT, se dejó de pagar.

• CFDI de nómina cancelados en contabilidad, pero vigentes en el SAT: Cuando se cancela un CFDI de nómina en el sistema interno del contribuyente, es importante validar que dicha cancelación también se realizó en el portal del SAT. Esto se puede hacer mediante la conciliación de las nóminas efectivamente pagadas contra las timbradas. Sin embargo, esta conciliación no se realiza con frecuencia por los contribuyentes. Por lo tanto, si uno o varios CFDI de nómina se cancelan en el sistema interno, pero no en el SAT, se generará una discrepancia que hará que los robots del SAT soliciten el pago del ISR retenido.

• Finiquitos NO TIMBRADOS o con fecha de pago incorrecto: Otro error muy común de los contribuyentes es no timbrar los finiquitos o timbrar con una fecha de pago incorrecta. Esta situación derivará en discrepancias entre lo registrado en contabilidad y lo contenido en las bases de datos del SAT. Por lo tanto, los robots del SAT generarán una discrepancia entre lo declarado y lo pagado en el mes.

• Facturas de personas físicas proveedores con régimen fiscal de sueldos y salarios. Este tipo de errores se pueden presentar cuando no se revisan a detalle los CFDI recibidos de proveedores. Dado que el dato de régimen fiscal del emisor es una clave SAT, en ocasiones los contribuyentes que los reciben no se percatan del error. Esto conlleva a que la autoridad tome el CFDI como si se tratara de un colaborador, haciendo que fallen los procesos de revisión del SAT.

• Facturas recibidas canceladas SIN autorización y registradas en contabilidad como vigentes. Uno de los puntos más relevantes a considerar en la vigilancia de la recepción de CFDI de proveedores es verificar que los proveedores no cancelen facturas sin autorización. Aunque el proceso de cancelación tiene sus candados, como el de que el contribuyente receptor autorice toda la cancelación en el portal del SAT, muchas veces la vigilancia del buzón no es constante ni oportuna. Por lo que las facturas, sin importar su monto, se pueden llegar a cancelar de manera automática si transcurren 72 horas sin que el contribuyente receptor rechace la cancelación. Esto ocurre sobre todo en facturas PUE que no están ligadas a un CRP, lo que las hace cancelables.

• Facturas duplicadas en el SAT sin conocimiento del contribuyente: Facturas con el mismo folio interno, pero con diferente UUID por errores al momento de la emisión.
• Facturas emitidas con método de pago “PPD” con CRP duplicados: Se presenta al generar dos o más CRP de una misma factura. En este caso, los robots de vigilancia del SAT harán exigibles el pago de impuestos de la factura de acuerdo con cada CRP emitido.
• Refacturación de comprobantes (Facturas emitidas por sustitución): No obstante que este aspecto no debería ser un problema, los procesos del SAT necesarios para analizar y determinar el pago o acreditación de impuestos pueden incurrir en discrepancias entre lo declarado y lo contenido en los CFDI, por lo que tener sustentado y/o documentado la base para el pago de impuestos es clave, es decir, debemos contar con papeles de trabajo que incluyan las bases de impuestos considerando los CFDI que sustituyen a otros.
• Omisión en el timbrado de nómina por falta de datos requeridos: Datos incorrectos en el nombre del trabajador, RFC incorrecto o desconocido, un código postal diferente al que tiene al SAT u otros datos necesarios para generar un CFDI de nómina provocan la omisión en el timbrado obligatorio. Un de la causa más importantes que derivan en una carta invitación está relacionado con el timbrado de nómina. Un timbrado incompleto, la falta de conciliación de nóminas pagadas contra las nóminas timbradas, la duplicidad del timbrado de nómina, la cancelación errónea de los CFDI de nómina y fechas de pago erróneas generan cartas invitación SAT.

Por lo tanto, es necesario realizar acciones mensuales que contemplen la vigilancia de todos los puntos mencionados anteriormente para evitar o reducir el riesgo de ser notificado por el SAT. Por lo que recomendamos las siguientes acciones:

• Verificar que los CFDI de recepción de pago se emitan y reciban de forma correcta y oportuna, mediante la descarga de los comprobantes desde el portal del SAT para analizarlos y validar su contenido.
• Revisar la emisión de facturas en moneda extranjera para validar que los tipos de cambio se colocan de forma correcta. Asimismo, verificar que las facturas en moneda nacional no se emitan con un tipo de cambio mayor a 1.
• Confirmar que las facturas sustituidas por otras estén realmente canceladas en el portal del SAT.
• Conciliar las facturas vigentes y canceladas en nuestro sistema de facturación con las que tiene el SAT en su poder, para validar que correspondan.
• Compulsar las nóminas timbradas contra las nóminas pagadas y/o registradas en contabilidad.
• Obtener el total de retenciones de los CFDI de nómina, compararlo con el total de retenciones declarado al SAT, para localizar las discrepancias antes de que el SAT las determine.
• Timbrado oportuno de los finiquitos, validando que la fecha de pago de los CFDI de nómina corresponda con los registros contables.
• Conciliar los ingresos registrados en contabilidad con los ingresos asentados en los CFDI emitidos en poder del SAT, validando adicionalmente que las facturas canceladas de ambas fuentes sean las mismas.
• Realizar conciliaciones de egresos declarados contra las facturas recibidas en poder del SAT (mensuales y anuales).
• Adquirir herramientas automatizadas para descargar desde el portal de SAT todos los CFDI emitidos y recibidos que permitan determinar las bases de impuestos a fin de simular las revisiones que hacen las autoridades basadas en los CFDI. Procesos que se pueden realizar con un sistema automatizado para disminuir el riesgo de recibir una carta invitación SAT basados en la lectura y correlación de los CFDI:
  • Determinación del pago provisional de ISR.
  • Determinación de retenciones ISR por Salarios y Asimilados.
  • Determinación de Retenciones de IVA.
  • Determinación del IVA propio.
  • Determinación de retenciones de ISR por honorarios y RESICO, Arrendamientos, Dividendos y Demas Ingresos.
  • integración de las bases de impuestos de acuerdo con la información de los CFDI del periodo (notas de crédito, recepción de pagos y nómina)
• Obtener los visores de ingreso, egreso y nómina SAT para utilizarlos en procesos de compulsa contra lo declarado.
• Verificar y monitorear cualquier cambio de estatus en el SAT de los comprobantes emitidos y recibidos en el ejercicio.
• Contar con herramientas para el monitoreo automático del buzón tributario.
• Implementar controles para vigilar que los CFDI de recepción de pago se emitan y se reciban en tiempo.
• Refacturar los CFDI PUE sin un pago real en el mes de emisión, por comprobantes PPD (Pago Parcial o Diferido), o cancelarlos y volverlos a emitir con el método de pago correcto.
• Verificar que las facturas en moneda nacional no se emitan con un tipo de cambio mayor a 1.
• Validar que la fecha de pago de todos los comprobantes de nómina sea la correcta, incluyendo los recibos de finiquitos.
• Identificar inconsistencias en los CFDI emitidos y recibidos como:
  • Facturas emitidas con método de pago PUE con CFDI de Recepción de Pago.
  • Facturas duplicadas en el SAT sin conocimiento del contribuyente.
  • Facturas con método de pago PPD sin CRP o CRP extemporáneo.
  • Facturas “PPD” con CRP que incluyan importes mayores al original de la factura.
  • Facturas emitidas con método de pago “PPD” con CFDI de recepción de pago duplicados.
  • Controlar y documentar facturas emitidas por sustitución.
  • Facturas con fecha de emisión mayor a la fecha de pago contenida en el CRP.
  • Facturas de proveedores con claves SAT incorrectas, como régimen fiscal o claves de unidad SAT, Clave de Producto y servicio SAT, Método de pago incorrecto.
• Confronta de CFDI emitidos y recibidos contra:
  • Declaraciones mensuales presentadas en la página de SAT.
  • Visor de comprobantes de Nómina para el patrón SAT.
  • Visor de ingresos SAT.
  • Información de la contabilidad electrónica que se envía mes a mes al SAT.

Conscientes de lo anterior, dSoft desarrolló en 2022 el sistema eAuditor CFDI, un aplicativo que determina la base fiscal para realizar el cálculo de impuestos federales a partir de los CFDI. Este sistema genera cédulas mensuales prellenadas y/o revisiones electrónicas preliminares SAT, y ofrece las siguientes ventajas:

• Procesamiento de todos los CFDI con su último estatus ante el SAT.
• Generación de la base fiscal mensual a partir de correlacionar los CFDI emitidos y recibidos.
• Creación de cédulas de impuestos mensuales para su pago o compulsa en el SAT.
• Descarga de información desde el portal del SAT para realizar confrontas de lo declarado contra lo contenido en los CFDI.
• Simulación de revisiones electrónicas SAT.
• Validación de listas negras SAT.

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