Hoy en día, muchos sistemas contables siguen enfocados en el registro de facturas en papel. Sin embargo, los comprobantes fiscales digitales han tomado un lugar muy relevante en la manera de registrar las operaciones de las empresas. Estos comprobantes contienen toda la información necesaria para automatizar el registro contable.

Aunque los sistemas contables actuales pueden asociar el UUID y los comprobantes fiscales digitales, aún están diseñados de forma tradicional. En estos sistemas, la captura de los comprobantes se realiza manualmente, sin aprovechar la información digital contenida en los XML.

Por ello, es necesario cambiar la forma de realizar los registros contables y aprovechar las herramientas tecnológicas que están comenzando a utilizar todo el potencial del CFDI. Estas herramientas permiten optimizar la forma de realizar los registros contables y obtener los estados financieros de manera inmediata y precisa.

Información contable contenida en los XML que se puede aprovechar:

• Emisor y receptor.
• Fecha de emisión.
• Tipo de CFDI.
• Régimen del receptor.
•  Importe.
•  IVA.
•  Total.
• Bases de IVA.
• Retenciones de ISR e IVA.
• Forma de pago.
• Método de pago.
• Tipo de moneda.
• Tipo de cambio.
• Ficha de pago.
• Importe del pago.
• Importe de sueldos pagados.
• Detalle de percepciones.
• Periodo de pago de sueldos.
• Fecha de pago de sueldos.

Con toda esta información disponible, es poco productivo que los sistemas contables actuales no exploten los XML de forma más automatizada. Esto se debe a que se utiliza tiempo valioso del recurso humano para la captura manual de pólizas.

Con la información interna de los CFDI, los sistemas contables están evolucionando para generar pólizas masivas y automáticas de ingresos, egresos y diario. Estas pólizas permiten generar los registros contables de los ingresos, los gastos, las inversiones, las cuentas por cobrar a clientes, las cuentas por pagar a proveedores, los sueldos y salarios pagados, los anticipos de clientes, los anticipos a proveedores, entre otros.

Los sistemas también deben tener la capacidad de validar la información procesada en períodos anteriores. Esto se debe a que los CFDI pueden cambiar de estado de vigentes a cancelados, ya sea por acuerdo mutuo entre las partes o por la falta de atención a los avisos de cancelación de facturas por buzón tributario. Lo anterior puede derivar en inconsistencias importantes en la contabilidad de la empresa, lo que puede generar cartas invitación para la corrección de la contabilidad o para el pago de contribuciones.

Por otro lado, es importante recordar que actualmente las empresas están obligadas a enviar a las autoridades fiscales la información de su contabilidad en formatos electrónicos XML de manera mensual. Esta información debe cumplir con los lineamientos establecidos en la regla 2.8.1.5 de la resolución Miscelánea Fiscal, en la cual se especifica que la balanza de comprobación se deberá elaborar de la siguiente manera:

• Incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldo final.
• Incluir cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y cuentas de orden.
• Que se identifiquen las cuentas por cobrar y por pagar.
• Que se identifique los impuestos acreditables efectivamente pagados.
• Que los ingresos se distingan por tasas de impuesto.
• Se deberá enviar al menos a nivel de cuenta mayor y subcuenta.

Además, el catálogo de cuentas también debe cumplir con las siguientes especificaciones:

• Al catálogo de cuentas se le deberá asociar el código agrupador SAT.
• Se asociará el código más apropiado de acuerdo con la naturaleza de la cuenta contable.
• Los rubros de los estados financieros como son: activo a corto plazo, activo a largo plazo, pasivo, pasivo a corto plazo, entre otros, no se consideran, lo que sí se debe incluir son cuentas de mayor (1er nivel) y subcuentas (2o nivel).
• Se enviará por primera vez cuando se entregue la balanza de comprobación.
• En cuanto el catálogo no se modifique, no será obligatorio enviarlo mensualmente junto con la balanza de comprobación.

A petición de la autoridad, los sistemas contables también deben poder generar los siguientes reportes:

• Pólizas.
• Auxiliar de folios.
• Auxiliar de cuentas.

Por otra parte, para el ejercicio 2022, el SAT implementó que las personas morales deben incluir estados financieros básicos conforme a NIF en su declaración anual del ISR. Los estados financieros básicos son los siguientes:

• Estado de posición financiera.
• Estado de resultados.
• Estado de flujo de efectivo.
• Estado de cambios en el capital contable.

Por ello, es muy importante que los sistemas contables tengan la capacidad de generar esta información y faciliten la integración de las cifras a enviar en la declaración anual.

En dSoft hemos desarrollado eContaCFDI, un sistema contable que utiliza la información de los CFDI para elaborar de manera automatizada los registros contables de los CFDI emitidos, recibidos, de pagos emitidos y recibidos, de ingresos y egresos. Esto permite obtener de manera sencilla y amigable los estados financieros solicitados por el SAT en la declaración anual y los archivos XML de la contabilidad electrónica, que se deben enviar periódicamente a la autoridad, para cumplir adecuadamente con las disposiciones fiscales correspondientes.

Además de lo anterior, el sistema cuenta con diversas prepólizas que abarcan la mayoría de las distintas operaciones de una empresa, lo que permite que el proceso del registro contable sea aún más rápido y eficiente. Asimismo, se incluye el expediente electrónico contable, que consta de las pólizas con las representaciones impresas de los CFDI. A este expediente se pueden adjuntar los comprobantes de pago y demás documentos que sean parte de una póliza, para que el usuario los pueda imprimir cuando sea necesario. Esto representa un ahorro importante de recursos materiales y beneficia al medio ambiente.