Sin duda el mejor software contable es el que resuelve las necesidades del usuario al menor precio posible pero ¿Cómo encontrar este equilibrio? a veces por ahorrarse algunos pesos se podría adquirir algún sistema que cubra sus necesidades presentes pero no las futuras y por lo tanto se suele caer en la opción de adquirir un sistema básico y no el que cubra aspectos necesarios e importantes para la organización (como lo es la descarga masiva de CFDI).

Es muy importante perfilar adecuadamente la compra con base a las tareas que se realizan día a día con la información de los CFDI, como por ejemplo:

1.   Para el área de impuestos.

·     Generación de la base fiscal mensual a partir de los CFDI para el cálculo de impuestos federales.

·     Elaboración de cédulas de impuestos basadas en los CFDI mediante la correlación de todos los tipos de comprobantes que permitan determinar:

a)    El pago provisional de ISR.

b)    Las retenciones ISR por salarios y asimilados.

c)    Las retenciones de IVA.

d)    El IVA propio.

e)    Las retenciones de ISR por honorarios y RESICO, arrendamientos, dividendos y demás ingresos.

f)     La Confronta de los CFDI vs “Declaraciones mensuales SAT”.

g)    La Confronta de los CFDI de nómina vs “Visor de Comprobantes de Nómina del Patrón SAT.

h)    La Confronta de los CFDI vs “la Contabilidad Electrónica”.

·     Declaración Informativa de Operaciones con Terceros. (DIOT).

·     El Impuesto sobre nóminas a partir de los CFDI.

2.  Para el área de recursos humanos. 

·     Verificación del timbrado de nómina pagada. 

·     Validación del timbrado dentro de los plazos de la normatividad. 

·     Verificación del ISR retenido contra lo pagado en la declaración mensual y anual.

3. Para el área de pago a proveedores. 

·     Validación de autenticidad de las facturas electrónicas recibidas (sello digital  auténtico y estatus vigente). 

·     Validación de proveedores contra las listas negras SAT (EFOS, no localizados e incumplidos).

4. Para el área de contabilidad. 

·     Contar con todos los CFDI que son la base para el registro contable. 

·     Validar periódicamente que los CFDI registrados en contabilidad no hayan sido cancelados sin autorización.

Las tareas descritas anteriormente podrían ser comunes para todos, es decir, que todos debemos de cuidar o verificar estos aspectos y si no los cubrimos ahora, podríamos requerir hacerlo más adelante y lo importante será tener la herramienta adecuada para realizarlo sin necesidad de gastar más recursos económicos y tiempo, por esta razón es indispensable definir claramente tus necesidades actuales y futuras del sistema por adquirir.

¿Qué funciones debe incluir un software de descarga masiva?

Además de definir las necesidades de información de los CFDI que en cada caso tienen los usuarios, es recomendable conocer las funciones más importantes que debe tener el sistema a elegir por si descubrimos que también lo podemos aplicar para otra necesidad no conocida hasta el momento.

A continuación anunciaremos las funciones más importantes que debe tener un buen software para descargar y administrar lis CFDI:

1. Que pueda descargar CFDI directamente del portal del SAT grandes volúmenes de comprobantes.
2. Asegurar los CFDI descargados para resguardar la confidencialidad de los datos (no dejarlos expuestos en carpetas en la computadora).
3. Explotar la “Metadata” para validar que los CFDI  descargados corresponden al 100% de los obtenidos.
4. Validar el estatus periódicamente de los CFDI recibidos para verificar que permanezcan vigentes.
5. Validar que los CFDI son los mismos que se tienen registrados en la contabilidad.
6. Verificar que el pago de nómina corresponde a lo timbrado al 100%, así como evaluar si dicho timbrando fue realizado con oportunidad.
7. Incluya concentrados de los CFDI de nóminas por concepto de la empresa y del SAT por trabajador.
8. Confirmar que todos los CFDI de proveedores incluidos en su contabilidad no hayan sido emitidos por contribuyentes incluidos en las listas negras del SAT.
9. Conciliar de manera automática los CFDI con método de pago PPD correlacionándolo con su respectivo CFDI de recepción de pago o determinar si se están generando dentro de los plazos establecidos.
10. Que permita trabajar y/o explotar grandes volúmenes de información.
11. Que permita exportar el contenido de los CFDI a un archivo tipo Excel o de texto tipo CSV.
12. Emitir estados de cuenta de clientes y proveedores incluyendo facturas, notas de crédito y recepción de pago.
13. Generación automática de acumulados de ingresos y egresos por mes, año u otro periodo.
14. Que incluya seguridad de operación del sistema mediante niveles de acceso por usuario para restringir el acceso a información delicada como la nómina.
15. Que incluya herramientas complementarias para el análisis de datos y tendencias del negocio.
16. Que automatice funciones de validación de información.
17. Que ofrezca herramientas adicionales para la explotación de los datos de los CFDI.
18. Se actualice constantemente en relación con las disposiciones fiscales.
19. Que cuente con soporte técnico.
20. Que sea una empresa con una buena infraestructura tecnológica.
21. Que tenga un sitio en Internet seguro, es decir que maneje las siglas https igual que la hacen los bancos y que permiten tipificarlo como “Sitio seguro”.

Un ejemplo de software que puede realizar todo lo anterior y mucho más es eComprobante en sus diferentes versiones, por lo que te invitamos a solicitar una asesoría para darte el detalle de las diferentes soluciones del software.

Finalmente, te invitamos a consultar nuestro blog oficial en donde encontrarás mayor información sobre el tema