Los CFDI contienen los RFC de los clientes y proveedores involucrados en cada operación. Esta información puede aprovecharse para validar su situación frente a las Listas Negras SAT.

Sin embargo, cuando el volumen de comprobantes aumenta, identificar y revisar cada RFC manualmente se vuelve una tarea laboriosa. Además, este proceso dificulta mantener un seguimiento constante de los contribuyentes con los que existe una relación comercial.

En este artículo veremos cómo es posible aprovechar la información de los CFDI para facilitar esta validación y fortalecer el monitoreo de las relaciones comerciales.

Los CFDI Contienen los RFC de Clientes y Proveedores

Cada CFDI identifica a los contribuyentes que participan en una operación por medio de los RFC de clientes y proveedores. Por ello, los CFDI representan una fuente de información útil para revisar la situación fiscal de las empresas con las que mantenemos operaciones comerciales.

Esta información puede utilizarse para identificar los contribuyentes que deben validarse frente a las Listas Negras SAT. La ventaja está en aprovechar datos que la empresa ya tiene en sus comprobantes, sin comenzar el proceso desde cero.

Validación de RFC de Clientes y Proveedores

Las Listas Negras SAT contienen información sobre contribuyentes con distintas situaciones ante la autoridad fiscal: contribuyentes incumplidos, no localizados y empresas que facturan operaciones simuladas (EFOS).

Validar los RFC de clientes y proveedores permite detectar posibles coincidencias con estas listas. Este control puede ser relevante para conocer oportunamente la situación de los contribuyentes con los que existe una relación comercial.

Sin embargo, identificar los RFC es solo el primer paso. También es necesario mantenerlos bajo seguimiento.

La Complicación de Revisar los RFC Manualmente

Cuando una empresa tiene pocas operaciones, consultar algunos RFC puede parecer una tarea sencilla. La situación cambia cuando existen cientos o miles de CFDI emitidos y recibidos. En estos casos, reunir los RFC, capturarlos y consultarlos individualmente puede convertirse en un proceso repetitivo.

Además, una revisión manual aumenta el riesgo de omisiones y dificulta mantener una relación actualizada de clientes y proveedores. Por eso, automatizar el aprovechamiento de la información contenida en los CFDI puede representar una alternativa más eficiente.

La Situación Fiscal de un Contribuyente Puede Cambiar Repentinamente

Una consulta puntual solamente muestra la situación de un cliente o proveedor en determinado momento. Sin embargo, un contribuyente que hoy no aparece en las Listas Negras SAT puede aparecer posteriormente.

Esto significa que la validación no debería limitarse a una revisión única o aislada. Mantener un seguimiento constante permite detectar cambios en la situación de los contribuyentes relacionados con la empresa.

Por esta razón, la validación de RFC debe complementarse con un esquema de monitoreo.

Convierte la Información de tus CFDI en Control Fiscal

Utilizar los CFDI como punto de partida simplifica la identificación de los RFC que deben validarse.

El objetivo no es consultar las Listas Negras SAT únicamente cuando existe una duda. La verdadera ventaja está en utilizar la información de los CFDI para establecer un proceso de validación y monitoreo constante.

Así, tus CFDI pueden convertirse en una herramienta para fortalecer el control sobre clientes y proveedores.

¿Cómo Ayudan Nuestros Sistemas a Validar los RFC?

eComprobante COM es una herramienta que explota la información descargada desde el SAT y realiza validaciones, entre ellas la del sello digital, RFC, nombre o razón social y CP, así como de clientes y proveedores en las Listas Negras del SAT.

Aunque este sistema valida clientes y proveedores en las listas negras, no lo hace reiteradamente. Por ello, dSoft desarrolló eListasNegras, aplicativo que hace una validación diaria y automática de proveedores y clientes en listas Negras SAT. Entre sus principales beneficios se encuentran:

• Alertas y notificaciones a dispositivo móvil y por correo electrónico:
  • Alertas por email de publicaciones de nuevas de lista de Incumplidos, No Localizados, Operaciones simuladas y Estrados.
  • Notificaciones desde nuestra App “eListasNegras” de publicaciones nuevas de listas de incumplidos, no Localizados y EFOS (se requiere tener instalada la App en el dispositivo).
• Administración de notificaciones desde la plataforma web:
  • Posibilidad de agregar usuarios adicionales para incluirlos en las notificaciones diarias cuando se identifican proveedores o clientes en lista negras SAT vía email y notificaciones a dispositivo móvil.
  • Manejo del “Baúl de Notificaciones” para mandar dichas notificaciones al “archivo muerto”, lo que permite que el usuario elija cuando ya no desea recibir más los avisos de proveedores y clientes localizados en listas negras SAT.

Al usar estas dos herramientas, los RFC de clientes y proveedores pueden convertirse en una relación de contribuyentes para su validación contra las Listas Negras SAT. Este proceso evita tener que construir manualmente la información necesaria para comenzar las consultas.

Además, permite aprovechar información que ya forma parte de los comprobantes administrados por la empresa.

Te invitamos a que nos contactes para que uno de nuestros expertos te dé una asesoría gratuita sobre estos dos sistemas.