La gestión correcta de los registros contables es un requisito indispensable para la deducción fiscal de erogaciones en la declaración anual.

Dichos registros contables proporcionan evidencia del cumplimiento de las disposiciones fiscales y permiten identificar las operaciones necesarias para calcular los impuestos, si se realizan correctamente.

A continuación, te explicamos qué son los registros contables, cuáles son sus requisitos, recomendaciones para su elaboración y consecuencias de su incumplimiento o de inexactitudes.

¿Qué son los Registros Contables?

Son documentos que detallan las transacciones financieras de una empresa, incluidos ingresos, gastos, inversiones y operaciones no relacionadas con el flujo de efectivo. Estos registros representan el ingreso sistemático de información en los libros de contabilidad, lo que permite llevar una bitácora clara y cronológica de cada movimiento de recursos.

Además, los registros contables hacen referencia al conjunto de anotaciones que documentan todas las operaciones y actividades realizadas a lo largo de un ciclo contable. Gracias a esta estructura organizada, es posible identificar con precisión qué ocurrió, cuándo ocurrió y cómo afectó la situación financiera del negocio.

Finalmente, los registros contables funcionan como fuentes de información y evidencia que respaldan la preparación, verificación y auditoría de los estados financieros. En conjunto, permiten mantener un control financiero confiable, facilitar la toma de decisiones y cumplir adecuadamente con las obligaciones fiscales.

Principales Requisitos Fiscales para los Registros Contables

Los requisitos que deben cumplir los registros contables en material fiscal, son los siguientes:

Todas las operaciones deben ser registradas dentro de los 5 días siguientes de la operación y con la información correcta. Los retrasos o inexactitudes pueden ser motivo para que la autoridad aplique las sanciones correspondientes.

A continuación, mencionamos los requisitos formales de los registros contables:

• Fecha de la operación.
• Concepto detallado de la transacción.
• Partidas debidamente clasificadas (ingresos, gastos, inversiones, etc.).

Toda operación que implique un ingreso o egreso debe contar con un CFDI que cumpla con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Los movimientos de los estados de cuenta deben estar debidamente registrados en la contabilidad para establecer el periodo al que corresponden de los ingresos y egresos, así como el periodo de acreditamiento de impuestos.

Las deducciones deben estar relacionadas con la generación de ingresos de la actividad económica de la empresa. Gastos personales o no vinculados con la actividad no serán aceptados.

Claves para Mantener Registros Contables Deducibles

• Uso de sistemas contables electrónicos: El SAT exige que los registros contables sean enviados en formato electrónico a través de su plataforma. Para cumplir con esto, es necesario usar sistemas contables autorizados que generen los reportes en el formato requerido el cual consiste en archivos de tipo XML.
• Conciliación constante: Realizar conciliaciones periódicas entre los registros contables, los CFDI, y las cuentas bancarias ayuda a que no existan discrepancias y reduce el riesgo de errores al momento de la declaración de impuestos.
• Archivo y resguardo de documentos: La normatividad fiscal exige conservar los registros contables, CFDI, y documentos relacionados por al menos cinco años. Estos archivos deben estar organizados y disponibles en caso de auditoría.
• Registro de inventarios y depreciaciones: Las empresas que manejen inventarios deben llevar un control detallado de las existencias y sus movimientos. Además, las inversiones en activos deben incluirse en papeles de trabajo considerando los porcentajes de depreciación fiscal aplicables.

Herramientas como eComprobante COM permiten a tu empresa conciliar y guardar de manera segura la información contenida en todos los CFDI emitidos y recibidos por tu empresa, incluyendo sus complementos.

Beneficios de Cumplir con los Registros Contables para Deducción Fiscal

El cumplimiento de los requisitos fiscales asociados con los registros contables ofrece diversas ventajas para las empresas:

• Optimización fiscal: Permite identificar gastos e inversiones deducibles que reducen la carga tributaria.
• Prevención de sanciones: Reduce el riesgo de multas o recargos por discrepancias o errores en la información fiscal.
• Facilita auditorías: Permite que la documentación necesaria esté disponible y organizada ante cualquier revisión por parte del SAT.
• Planeación estratégica: Ofrece datos confiables para dar seguimiento comercial a nuestra empresa y tomar decisiones financieras informadas.

Consecuencias de no Cumplir con los Requisitos de los Registros Contables

La falta de registros contables adecuados puede tener implicaciones graves, tales como:

• Rechazo de deducciones: Si las erogaciones no se registran contablemente, el SAT puede considerar no válidas las deducciones presentadas, lo que aumentará la base gravable.
• Multas y sanciones: Por incumplir con las disposiciones fiscales, lo cual puede generar recargos y multas significativas.
• Afectación en la declaración anual: Las discrepancias en los registros pueden derivar en errores en la declaración, provocando auditorías o requerimientos adicionales.

Multas y Sanciones por Incumplimiento de los Registros Contables

El Código Fiscal de la Federación (CFF) indica las consecuencias por no cumplir con los registros contables:

Artículo 83. Son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación o de las facultades previstas en el artículo 22 de este Código, las siguientes:

1. No llevar algún libro o registro especial a que obliguen las leyes fiscales; no cumplir con las obligaciones sobre valuación de inventarios o no llevar el procedimiento de control de los mismos, que establezcan las disposiciones fiscales.

III. Llevar la contabilidad en forma distinta a como las disposiciones de este Código o de otras leyes señalan; llevarla en lugares distintos a los señalados en dichas disposiciones.

IV. No hacer los asientos correspondientes a las operaciones efectuadas; hacerlos incompletos, inexactos, con identificación incorrecta de su objeto o fuera de los plazos respectivos, así como registrar gastos inexistentes.

XV. No identificar en la contabilidad las operaciones con partes relacionadas, en términos de lo dispuesto por los artículos 76, fracción IX y 110, fracción XI de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

Las multas para estas fracciones del artículo 83 vienen señaladas en el artículo 84 del CFF, y son las siguientes:

• Incumplir con las fracciones II y III representa una multa de $430.00 a $9,760.00
• Incumplir con la fracción IV representa una multa de $290.00 a $5,330.00 y de un 55% a 75% en el caso de registrar gastos inexistentes.
• Incumplir con la fracción XV representa una multa de $2,260.00 a $6,780.00.

Conclusión

Cumplir con los requisitos de los registros contables no es solo una obligación fiscal, sino también una herramienta estratégica para mantener la salud financiera de una empresa. Algunas recomendaciones clave incluyen:

• Automatizar procesos mediante software contable automatizado.
• Capacitar al personal administrativo y contable en el uso adecuado de herramientas fiscales y normatividad vigente.
• Realizar auditorías internas periódicas para garantizar que los registros cumplen con las disposiciones fiscales.

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