Monitorea tus Cancelaciones de Facturas y Adelántate a los Robots del SAT
Todos quisiéramos evitar consecuencias con el SAT por no llevar la contabilidad en regla, por no tenerla actualizada o por contener errores en su registro. De hecho, me atrevo a decir que nadie quiere tener una mala relación con el SAT, punto. ¿Sabías que las cancelaciones de facturas son un factor que juega un papel crucial dentro de tu contabilidad?
Si estamos de acuerdo, no es nada recomendable tener discrepancias con el SAT y con ello estar en riesgo de una revisión electrónica o en gabinete. Por el contrario, necesitamos ser partícipes de la economía formal de nuestro país, y, considerando que te encuentras leyéndonos, es fácil asumir que te interesa ser parte de la población que cumplimos en tiempo y forma con nuestras obligaciones tributarias por el bien común.
Quédate para que te explique un par de los puntos que vimos en nuestro artículo importancia de adelantarse a los robots de las autoridades. Si no has leído dicha entrega, te invito a que lo hagas para que estés mejor informado: recuerda, queremos ayudarte a que evites sanciones o revisiones del SAT.
¿Qué Hace el SAT ante las Cancelaciones de Facturas?
Es bien sabido que, si la autoridad detecta información incorrecta o que discrepa entre lo declarado y lo contenido en sus bases de datos, te notificará al respecto en algún momento, situación que te hará invertir mucho tiempo y esfuerzo acompañado de un estrés fuerte que puede ser evitado. Muchas de estas discrepancias se deben a las cancelaciones de facturas no registradas de manera apropiada.
Hoy en día, gracias a las herramientas tecnológicas para la fiscalización, estas notificaciones te llegan automáticamente en el momento en que los robots del SAT detectan discrepancias entre lo declarado y los CFDI en su poder.
La herramienta favorita de las autoridades para comunicarse con los contribuyentes es el envío de cartas invitación al buzón tributario y por correo electrónico, y es fácil entender por qué.
Cada carta que recibas tiene la intención de que aclares tu situación fiscal o la invitación expresa a pagar impuestos omitidos a decir de las autoridades, ya que, por medio de ellas, te solicitan información o documentación adicional para que despeje dudas sobre tus operaciones comerciales.
Esto sucede cuando ya hay un problema que detectaron los robots, pero ¿Qué problemas pueden acarrear este tipo de medidas?
Para el interés de este artículo (y evitar escribir una biblia), nos enfocamos en las cancelaciones de facturas.
Ya será en otras publicaciones que tratemos otros temas referentes a las medidas que debes tomar para evitar tener conflictos con el SAT, y así sortear multas y otras sanciones que afecten tu actividad económica.
Si aún no has lidiado con los procesos de cancelación, te los puedo resumir de la siguiente manera: tenemos dos tipos de cancelación de las que debemos estar al pendiente, la de los CFDI Emitidos y la de los CFDI Recibidos.
Cancelaciones de Facturas Emitidas
Si emites un CFDI y después requieres cancelarlo, lo primero es hacerlo en tu sistema de facturación y a su vez considerarlo en tu registro contable para llevar los ingresos de forma correcta y, así, tener un ejercicio tributario sano.
Una vez hecho esto, podrías creer que ya terminaste el proceso y no necesitas hacer nada más. El problema es que no es así, ya que para que se cancele una factura emitida debes usar el un “Servicio Web del SAT” que permite realizar la cancelación de tu CFDI. Este servicio inicia el proceso, pero se tiene que esperar a que el receptor autorice o rechace la cancelación.
Otra situación importante aparte de esperar la aceptación de las cancelaciones de facturas es indicar, al momento de cancelar, el motivo por el cual lo haces para evitar problemas futuros con la autoridad.
El SAT necesita que detallemos y documentemos los motivos de cada cancelación de acuerdo a los siguientes códigos:
| Códigos de Cancelación | ¿Cuándo Aplica? |
|---|---|
|
01: Comprobante emitido con errores con relación. |
Cuando la factura contiene errores y es necesario sustituirla. |
|
02: Comprobante emitido con errores sin relación. |
Cuando la factura contiene errores y no se sustituirá. |
|
03: No se llevó a cabo la operación. |
Cuando la operación no se concretó. |
|
04: Operación nominativa relacionada en la factura global. |
Cuando el receptor requiere una factura nominativa por una venta que se incluyó en la factura global. |
Finalmente, hay que esperar a que tu cliente acepte la cancelación en el portal del SAT o, en su defecto, que ignore dicha solicitud de cancelación en su buzón tributario. Si sucede la segunda opción, solo debes esperar 72 horas para que tu factura se cancele en automático, siempre y cuando no tenga pagos o CFDI relacionados.
Toma mucho en cuenta que la cancelación de facturas es un tema muy delicado, por lo que si deseas investigar un poco más te invitamos a leer nuestro artículo: Al SAT no le Gusta que Canceles facturas, Descubre Porque.
Cancelaciones de Facturas Recibidas
Ahora bien, si es tu proveedor el que quiere cancelar la factura, pasa lo mismo en sentido contrario.
En este caso, tú eres quien debe responder si aceptas la cancelación. Como en este caso tú solo puedes responder a la solicitud, no tienes muchas opciones de acción, lo único que puedes hacer es revisar todos los días tu buzón tributario, ver si recibes una solicitud de cancelación, y después decidir si aceptas o no.
Aquí puedes hacerte la siguiente pregunta: ¿Por qué debería revisar todos los días si recibo una solicitud de cancelación? Y, vaya, hacerte esta pregunta tiene mucho sentido, pero la respuesta es sencilla:
Las mismas 72 horas que tus clientes tienen para aceptar tu solicitud de cancelación de una factura, las tienes tú como límite para aceptar o rechazar la cancelación. En caso de que el SAT no reciba tu respuesta en este plazo, el CFDI se canela en automático, siempre y cuando se den las condiciones que ya platicamos en párrafos anteriores.
Las cancelaciones de facturas sin tu autorización representan un problema para tu empresa porque no podrás deducir los impuestos que le corresponden a esa factura.
Una contabilidad sana depende, en gran medida, de la comunicación que mantengas con la información que te envíe y la que te solicite el SAT.
¿En Qué Casos se Puede Cancelar una Factura sin Esperar que se Acepte la Cancelación?
Como ya vimos, en caso de que las solicitudes de cancelaciones de facturas no reciban respuesta, hay que vigilar todas las cancelaciones por: “Plazo vencido”.
Sin embargo, existen situaciones donde no es necesario esperar la aceptación de una cancelación. Entonces tenemos que considerar los siguientes aspectos que permiten cancelar un CFDI de forma inmediata:
- CFDI emitidos que amparen ingresos por hasta $1,000.00 incluyendo impuestos y retenciones.
- Comprobantes emitidos por concepto de nómina u honorarios.
- CFDI emitidos por egresos.
- CFDI emitidos por traslado.
- CFDI emitidos por concepto de ingresos, expedidos a contribuyentes del RIF.
- CFDI que amparen retenciones.
- CFDI emitidos por integrantes del sistema financiero.
- Cuando se solicite el día siguiente de que se expidió la factura.
Esta lista no es exhaustiva. En el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y en la Resolución Miscelánea Fiscal para 2024 puedes consultar otras razones que validen las cancelaciones de facturas, aunque no reciban la aceptación.
¿Por qué Motivos Es Válido Realizar Cancelaciones de Facturas?
Aunque ya vimos que hay ocasiones en las que un contribuyente quiere realizar cancelaciones de facturas para evadir impuestos, hay otras en las que hay sustento legal para hacerlo.
Estas ocasiones son las siguientes:
- Cuando nesos equivocamos de RFC, es decir, cuando facturamos a un contribuyente por error.
- Cuando el comprobante contiene errores de otros datos de la compra/venta.
- Cuando una venta se incluyó en una factura global pero el cliente luego solicita una nominativa. Posteriormente, se debe emitir la factura solicitada.
- Cuando no se lleva a cabo la operación comercial pero sí se emitió el CFDI.
En este momento, es importante aclarar que una cancelación puede rechazarse. Esa opción siempre está presente y puedes tomarla.
En caso de que hagas esto, quien sea que haya solicitado las cancelaciones de factutras, recibirá un aviso para que acepte la cancelación. Mientras tanto, el CFDI seguirá Vigente.
¿Qué Podemos Hacer para Prevenir Esto?
Ya sea que quieras realizar cancelaciones de facturas que emitiste, o debas aceptar cancelaciones de CFDI que recibiste, la solución es la misma: tienes que llevar un monitoreo de obligaciones fiscales. Idealmente, esta acción deberías realizarla a diario.
No puedo hacer suficiente énfasis en la importancia de que revises toda la comunicación que puedes recibir por parte de las autoridades.
Con esto en mente, dSoft desarrolló la herramienta eComprobante. Este aplicativo te permite, entre otras cosas:
- Comprobación de la importación al sistema del 100% de comprobantes en poder de la Autoridad utilizando el servicio de “Cancela y recupera tus facturas” del Portal del SAT.
- Actualización de estatus de los CFDI por diferentes métodos.
- Identificación de los comprobantes Cancelados de meses anteriores al actualizar el estatus de los CFDI.
- Actualización masiva de estatus de los CFDI mediante el servicio de “Cancela y recupera tus facturas” del Portal del SAT en minutos.
- Identificación y reporteo de CFDI cancelados por plazo vencido y sin aceptación del receptor.
- Búsqueda de los CFDI registrados en Contabilidad utilizando un Layout en Excel con la relación de los UUID a comparar contra la “Metadata” o “Metadatos” para identificar folios cancelados o faltantes.
- Generación de un Layout en Excel con los folios fiscales de un periodo a partir de la información del “Auxiliar de Folios.XML” o “Poliza.XML” para cotejarlos contra la información de Metadata o Metadato y localizar: Folios en contabilidad con estatus de cancelado, Folios no registrados en contabilidad y Folios registrados en la contabilidad y no existentes en el SAT.
eComprobante es el sistema estrella de dSoft. Contáctanos para que te hablemos más sobre esta maravillosa herramienta que te ayuda a detectar cancelaciones de facturas.
