El comprobante de nómina es un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) al que se incorpora el complemento recibo de pago de nómina. Debe emitirse por los pagos realizados por concepto de sueldos, salarios y asimilados, y funciona como una factura de egresos.

El llenado correcto de los CFDI de nómina requiere atención al detalle y conocimiento de los complementos, nodos y atributos definidos por la autoridad fiscal. Para ello, se puede consultar el Estándar del Complemento Nómina, la Guía de llenado y los Catálogos requeridos con sus respectivas claves y descripciones.

Antes de abordar cómo la periodicidad de pago influye en la generación del CFDI, haremos un breve repaso de los elementos que lo conforman. No entraremos a detalle, pero puedes consultar cada característica a fondo en el Estándar mencionado.

Este artículo se centrará en la gestión y aprovechamiento de la información contenida en un CFDI de nómina, incluyendo aquellos comprobantes que integran varios periodos de pago en un solo documento.

Elementos de un CFDI de Nómina

El CFDI de Nómina se integra por diversos elementos: complemento, nodos y atributos, en ese orden jerárquico. Es decir, el complemento agrupa distintos nodos, y cada nodo, a su vez, contiene atributos específicos.

Cada uno de estos niveles refleja la naturaleza de la información que debe incorporarse para emitir correctamente un comprobante de nómina. La autoridad fiscal exige que cada CFDI detalle con precisión la transacción que representa, no solo en el caso de pagos de nómina, sino en cualquier tipo de comprobante.

Los elementos que comprende este tipo de comprobante son los siguientes:

• Complemento: En este caso solo hay 1, el denominado Nomina.
• Nodo: Hay 18 posibilidades de nodos en este CFDI:
  • Nodos Requeridos (5): Receptor, Percepcion, Deduccion, OtroPago e Incapacidad.
  • Nodos Condicionales (12): Emisor, EntidadSNCF, SubContratacion, Percepciones, AccionesOTitulos, HorasExtras, JubilacionPensionRetiro, SeparacionIndemnizacion, OtrosPagos, SubsidioAlEmpleo, CompensacionSaldosAFavor e Incapacidades.
  • Nodo Opcional (1): Deducciones.
• Atributos: Hay 77 atributos en total:
  • Atributos Requeridos (49): Version, TipoNomina, FechaPago, FechaInicialPago, FechaFinalPago, NumDiasPagados, OrigenRecurso, Curp, TipoContrato, TipoRegimen, NumEmpleado, PeriodicidadPago, ClaveEntFed, RfcLabora, PorcentajeTiempo, TotalGravado, TotalExento, TipoPercepcion, Clave, Concepto, ImporteGravado, ImporteExento, ValorMercado, PercioAlOtorgarse, Dias, TipoHoras, HorasExtra, ImportePagado, IngresoAcumulable, IngresoNoAcumulable, TotalPagado, NumAñosServicio, UltimoSueldoMensOrd, IngresoAcumulable, IngresoNoAcumulable, TipoDeduccion, Clave, Concepto, Importe, TipoOtroPago, Clave, Concepto, Importe, SubsidioCausado, SaldoAFavor, Año, RemanenteSalFav, DiasIncapacidad y TipoIncapacidad.
  • Atributos Condicionales (21): TotalPercepciones, TotalDeducciones, TotalOtrosPagos, Curp, RegistroPatronal, MontoRecursoPropio, NumSeguridadSocial, FechaInicioRelLaboral, Antigüedad, TipoJornada, Banco, CuentaBancaria, TotalSueldos, TotalSeparacionIndemnizacion, TotalJubilacionPensionRetiro, TotalUnaExhibicion, TotalParcialidad, MontoDiario, TotalOtrasDeducciones, TotalImpuestosRetenidos e ImporteMonetario.
  • Atributos Opcionales (7): RfcPatronOrigen, Sindicalizado, Departamento, Puesto, RiesgoPuesto, SalarioBaseCotApor y SalarioDiarioIntegrado.

Periodicidad de Pago de Nómina

La periodicidad del pago es un atributo obligatorio dentro del complemento de nómina. Este dato especifica si el pago al trabajador se realiza de forma diaria, semanal, catorcenal, quincenal, mensual, bimestral, por unidad de obra, comisión, precio alzado, decenal u otra modalidad. En la práctica, las más comunes que hemos observado son la semanal, catorcenal, quincenal y mensual.

Para reducir costos, el SAT permite a las empresas emitir un solo CFDI de nómina mensual por empleado. Esta medida busca apoyar a aquellas compañías con un alto número de trabajadores, ya que emitir múltiples timbres por cada periodo de pago representa una inversión considerable.

Ejemplo de Periodicidad de Pago de CFDI con Complemento de Nómina

Por ejemplo, una empresa con 20,000 empleados que paga semanalmente tendría que emitir 20,000 CFDI de nómina cada semana. Si en un mes se trabajan cinco semanas, eso implica 100,000 timbres. Con un costo de $1 por timbre, el gasto mensual en timbrado sería de $100,000, además del pago de nómina correspondiente.

Sin embargo, el SAT permite emitir un solo CFDI mensual por empleado, siempre que incluya todos los pagos realizados en ese periodo. Así, la empresa solo pagaría $20,000 al mes en timbrado, en lugar de $100,000 en meses con cinco semanas (o $80,000 en meses de cuatro semanas). La diferencia es significativa.

Para lograr esto, el CFDI debe incluir un complemento por cada semana pagada. En el caso anterior, el comprobante de un empleado que recibe su sueldo semanalmente debe incluir cinco complementos si ese mes tuvo cinco semanas, además de los nodos y atributos correspondientes.

Conclusión

Llevar un registro del pago de nómina que cumpla con la peculiaridad de incluir varios nodos de periodicidad de pago es un ejercicio que representa un esfuerzo directamente proporcional al número de empleados y la periodicidad con la que se les paga.

Por ello, es importante contar con el apoyo de una herramienta que nos facilite esta labor contable.

Herramienta para el Manejo Óptimo de los CFDI con Complemento de Nómina

Dentro del catálogo de herramientas de dSoft encontramos eComprobante EXE. Este sistema cuenta con una cantidad de beneficios grande, dentro de los cuales encontramos:

• Descarga masiva de CFDI desde el portal del SAT por periodo y tipo de comprobante, por lista de RFC y por lista UUID que permite obtener entre 2,000 y 20,000 comprobantes al día.
• Comprobación de la descarga del 100% de los CFDI en poder del SAT por diferentes métodos (Metadatos desde Web Service o Portal SAT).
• Actualización de estatus de los CFDI por diferentes métodos (Metadatos desde Web Service o Portal SAT).
• Extracción de la información de los complementos más importantes dentro de los CFDI para su revisión y análisis.
• Control de periodos de nómina por régimen de contratación, tipo de nómina y periodicidad para su consulta y explotación de información.
• Obtención del detalle de cada nomina timbrada para su comparación contra nóminas pagadas.
• Búsqueda especial de conceptos de nómina en todos los periodos y todos los ejercicios.
• Gestión y explotación de información de los CFDI de nómina, incluyendo comprobantes que contienen varios periodos en el mismo CFDI.

Nuestro sistema es de los pocos capaces de extraer toda la información contenida en los distintos complementos de nómina dentro de un mismo CFDI. Te invitamos a contactarnos para conocer a fondo los múltiples beneficios que esta herramienta puede ofrecerte en la gestión contable de tu empresa.