Una póliza contable es un documento que registra y respalda cada una de las operaciones financieras que se realizan en un periodo determinado. Su función principal es reflejar de manera ordenada, cronológica y verificable los movimientos de las operaciones que se llevan a cabo dentro de una organización, ya sean de ingresos,  egresos o ajustes internos que no implican movimientos de dinero.

En otras palabras, una póliza contable permite documentar qué cuentas se cargan y cuáles se abonan, conforme al principio contable de la partida doble. Actualmente, la tendencia y las obligaciones fiscales en México impulsan el uso de pólizas electrónicas como parte de la contabilidad electrónica, fortaleciendo la transparencia y origen de la información financiera.

En este artículo conocerás qué es una póliza contable, para qué sirve y cuáles son sus principales tipos. También veremos cómo se integra en la contabilidad electrónica y su importancia para cumplir con las obligaciones fiscales ante el SAT.

Importancia de las Pólizas Contables

Las pólizas contables son la evidencia y el registro inicial de las operaciones financieras de una entidad, y constituyen una fuente de información esencial para la elaboración de los estados financieros. Las empresas deben mantener un control detallado de su contabilidad mediante libros, registros y documentos que respalden sus operaciones.

Entre las principales ventajas de contar con pólizas contables adecuadas destacan:

• Registro ordenado y transparente: Facilitan el seguimiento de los movimientos financieros y la localización de información específica cuando se requiere.
• Cumplimiento normativo: Ayudan a cumplir con las disposiciones fiscales y contables exigidas por el SAT.
• Control: Permiten identificar errores, prevenir fraudes y simplificar los procesos de auditoría interna o externa.
• Toma de decisiones informadas: Proporcionan datos actualizados sobre ingresos, gastos y rentabilidad, esenciales para la planeación y gestión financiera.
• Histórico financiero: Sirven como respaldo documental en caso de revisiones o requerimientos de la autoridad.

En resumen, las pólizas contables no solo cumplen una función de registro sino que constituyen una herramienta esencial para la administración, el control interno, la transparencia financiera y el cumplimiento fiscal.

Elementos de una Póliza Contable

Para que una póliza contable tenga validez y utilidad, debe incluir información detallada que permita identificar y verificar cada operación registrada. Los principales elementos son:

1. Tipo de póliza: Indica la naturaleza del registro, diario, ingresos o egresos (según el tipo de operación).
2. Número de póliza o folio: Identificador único que facilita su localización.
3. Fecha del registro: Permite mantener la secuencia cronológica de las operaciones.
4. Concepto o descripción: Breve explicación del motivo o naturaleza de la transacción que ayuda a comprender el contexto del registro.
5. Cuentas contables afectadas: Incluye número y nombre de las cuentas, subcuentas y auxiliares involucradas.
6. Importes debitados y acreditados: Montos de los cargos y abonos correspondientes.
7. Comprobantes fiscales relacionados: Referencia al CFDI que respalda la operación con clientes y proveedores.
8. RFC de las partes involucradas: Cuando la operación involucra a terceros.
9. Tipo de moneda y forma de pago: Según el catálogo del SAT.

Además, es recomendable anexar o vincular documentos soporte, como facturas, recibos, contratos o notas de cargo, que sirvan como evidencia del movimiento registrado.

Tipos de Pólizas Contables

Existen tres tipos principales de pólizas contables, cada una con un propósito específico:

1. Póliza de Diario

Se utiliza para registrar movimientos internos que no implican entradas ni salidas de dinero, pero que afectan la estructura contable de la empresa. Algunos ejemplos son los traspasos entre cuentas bancarias, ajustes contables, reclasificación de cuentas o registro de depreciaciones.

Su función es mantener actualizado el estado financiero de la empresa reflejando operaciones no monetarias pero contablemente relevantes.

2. Póliza de Ingresos

Registra las entradas de dinero o recursos a la empresa, provenientes de la venta de bienes o servicios, cobro de facturas, financiamientos u otras operaciones. Ejemplo: el pago recibido de un cliente por una factura emitida o el ingreso de capital a través de una inversión.

3. Póliza de Egresos

Sirve para documentar las salidas de dinero, como pagos a proveedores, nómina, impuestos, adquisición de bienes o servicios, amortización de créditos, entre otros.

Cuando la salida se realiza mediante cheque, se conoce como póliza de cheque. Cada registro debe vincularse con su comprobante fiscal y de pago correspondiente.

Pólizas Contables en la Contabilidad Electrónica

Desde la implementación de la contabilidad electrónica, las pólizas dejaron de ser exclusivamente registros en papel y pasaron a generarse y almacenarse en formato XML. Este formato digital es necesario para cumplir con los requerimientos del SAT y debe incluir información estandarizada que permita identificar de forma clara cada transacción.

De acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes, las pólizas electrónicas deben contener:

• Versión del formato y periodo contable (mes y año de la balanza).
• RFC del contribuyente.
• Tipo de póliza y número de registro.
• Fecha de la operación.
• Descripción o razón del movimiento.
• Cuentas, subcuentas y auxiliares involucradas.
• Importes de cargo y abono.
• Tipo de divisa.
• Folio fiscal y CFDI asociados.

Las pólizas se envían junto con la balanza de comprobación de manera mensual, dentro del mes siguiente al periodo que se reporta. Además, el SAT puede solicitar su envío en casos específicos, como devoluciones de impuestos, revisiones electrónicas o visitas domiciliarias.

El plazo máximo para registrar una operación en una póliza es de cinco días hábiles posteriores al evento contable. Esto garantiza la oportunidad y exactitud de la información presentada.

Función de las Pólizas Contables ante el SAT

Aunque las pólizas contables se utilizan principalmente para la gestión interna, el SAT puede requerir su presentación en diversas situaciones, por ejemplo:

• Verificación de devoluciones o compensaciones de impuestos.
• Revisiones de gabinete o electrónicas.
• Visitas domiciliarias.
• Dictámenes fiscales solicitados a los contribuyentes.

Por ello, es importante que los registros contables estén completos, actualizados y en conformidad con los lineamientos de la contabilidad electrónica. El cumplimiento adecuado de estas disposiciones no solo evita sanciones, sino que también fortalece la transparencia y confiabilidad de la información financiera de las empresas.

Al respecto el artículo 33 del reglamento del Código Fiscal de la Federación establece los requisitos que debe tener una póliza contable en materia fiscal, los cuales son los siguientes:

• Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación.
• Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva y orden cronológico en que éstos se efectúen
• Relacionar cada operación con los folios asignados a los comprobantes fiscales.
• Identificar la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones.
• Catalogar inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales.
• Formular los estados financieros.
• Localizar las contribuciones correspondientes.
• Establecer por centro de costos, por sucursal o establecimiento.
• Plasmarse en idioma español y consignar los valores en moneda nacional.
• Identificar los registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se llevará el control sobre los mismos.

Conclusión

Una póliza contable es tanto un requisito fiscal, como una herramienta para el control financiero y operativo de cualquier empresa. Permite llevar una contabilidad ordenada, cumplir con las disposiciones del SAT y, sobre todo, contar con información confiable para la toma de decisiones.

Ya sea en formato físico o electrónico, las pólizas contables reflejan la operación real de la empresa y constituyen el respaldo documental de su gestión económica. Mantenerlas actualizadas y correctamente integradas al sistema contable no solo es una obligación, sino una práctica que fortalece la transparencia y la confiabilidad del negocio.

Herramienta para Generar Pólizas Contables

En dSoft desarrollamos ePoliza, un sistema generador de pólizas contables a partir del procesamiento y correlación de los CFDI emitidos, recibidos y recepción de pagos.

Entre los beneficios de ePoliza, destacamos:

• Configuración del sistema para la generación de pólizas:
  • Posibilidad de configurar las pólizas para cubrir más del 97% de las operaciones.
  • Permite elegir entre los métodos “Directo” (sin provisiones) y “Completo” (con provisiones) para la generación de pólizas.
  • Permite trabajar con el catálogo de cuentas del usuario, el cual es importado utilizando un Layout en Excel.
  • Generación de pólizas exprés mediante un “Catálogo de Cuentas” basado en la “Contabilidad Electrónica” y el uso del “Código Agrupador SAT”.
  • Generación de pólizas asociando cuentas contables por “Departamento” y “Centro de costos” para Aspel COI.
  • Asociación automática de cuentas para clientes y proveedores utilizando el RFC incluido en los CFDI.
  • Administración de “Otras Formas de Pago” para la generación de pólizas (Acreedores, Caja, Compensación, Tarjetas de crédito y débito).
  • Asociación masiva de cuentas de clientes (Cliente, Ventas/Ingresos, Banco Cliente) y proveedores (Proveedor, Gastos/Compra/Inversión/Activo) a través de un layout en Excel.
• Generación masiva de pólizas de Ingreso y Egreso.
• Generación masiva de pólizas de Nómina.
• Exportación de pólizas generadas para los sistemas comerciales más importantes.
• Posibilidad de manejar un Layout en Excel para generar pólizas a flujo de efectivo.
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