Dado lo frecuentes que son los cambios implementados por la autoridad en sus herramientas y procesos, cambiar tu sistema de facturación electrónica puede ser un paso estratégico. Esta decisión puede ayudarte a mejorar tanto la operación administrativa como el cumplimiento fiscal de tu empresa. Sin embargo, también conlleva una serie de consideraciones técnicas y fiscales que no deben pasarse por alto.

En este artículo, te decimos lo que debes hacer para que tu migración sea segura, eficiente y en total cumplimiento con el SAT.

Razones Comunes para Cambiar de Sistema de Facturación

Los sistemas de facturación evolucionan con el tiempo, principalmente debido a las modificaciones requeridas por la Secretaría de Administración Tributaria (SAT). Estas actualizaciones buscan mejorar el control sobre las operaciones realizadas con clientes, proveedores, nómina y todo lo relacionado con la emisión de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de una empresa.

Cambiar de proveedor o plataforma puede ofrecer múltiples beneficios, siempre que se realice con una adecuada planificación y conocimiento del proceso. Las principales razones por las que las empresas cambian su sistema de facturación son:

• Búsqueda de mayor eficiencia: Plataformas más modernas permiten automatizar procesos como la conciliación de CFDI, generación de reportes o envío de documentos al cliente.
• Falta de soporte técnico adecuado: Si tu proveedor actual no responde a tiempo o no resuelve incidencias críticas, cambiar de sistema se vuelve urgente.
• Adopción de nuevas funciones: Algunos sistemas incluyen herramientas avanzadas como validación contra listas negras del SAT, compatibilidad con nómina electrónica o integración con otros sistemas.
• Actualización normativa: La legislación fiscal cambia constantemente. Contar con un sistema que se actualice automáticamente conforme a las disposiciones del SAT es clave para evitar multas y sanciones.
• Seguridad en el manejo de datos: Una razón de alta importancia por las cuales las empresas deciden cambiar de sistema es el manejo de datos y la seguridad que desean.

Cómo Migrar las Facturas de un Sistema de Facturación a Otro

Una de las preocupaciones más comunes al cambiar de sistema es la conservación del historial fiscal. Esto no implica únicamente trasladar los CFDI anteriores a la nueva plataforma. También es necesario hacerlo de forma ordenada, verificable y en cumplimiento con las disposiciones del SAT.

Cada factura electrónica válida está compuesta por un archivo XML. Estos archivos contienen toda la información fiscal relevante: RFC emisor y receptor, fecha, monto, método de pago, uso del CFDI, entre otros datos. Por ello:

• Es importante que tu sistema anterior permita exportar los XML de forma masiva.
• El nuevo sistema debe contar con una funcionalidad que permita importar esos XML, asociándolos correctamente con los clientes, productos y conceptos.

No basta con tener las facturas en PDF. Ante el SAT, el comprobante fiscal válido es el que se encuentra en formato XML.

eFactura realiza el envío por email de los CFDI generados en los formatos PDF y XML, asegurando que tu equipo contable cuente con los dos formatos de cada factura.

Necesidad de Conservar el Historial de Mis Registros

El SAT puede solicitarte información de facturación de hasta cinco años atrás. Por lo tanto, es importante conservar tu historial completo, incluso si ya no utilizas el sistema original.
Por este motivo, recomendamos:

• Mantener respaldos externos (disco duro o nube).
• Asegurarte de que el nuevo sistema almacene e indexe correctamente los XML importados, para que sean accesibles en caso de auditoría.

¿Qué Pasa con el Estatus de las Facturas Emitidas?

El estatus de una factura ante el SAT puede ser “vigente” o “cancelado”. Dependiendo de esta condición, se determina si los CDFI emitidos tienen efectos fiscales o no. Por ello, es necesario contar con un sistema que permita tener un control eficaz del estatus de los comprobantes. Esto ayudará a evitar errores y conflictos con la autoridad.

No conocer el estatus real de tus facturas conlleva ciertos riesgos:

• Facturas canceladas que siguen apareciendo como válidas.
• Comprobantes duplicados o con errores de timbrado.
• Documentos no timbrados correctamente que se creían válidos.

Todo lo anterior puede afectar tus declaraciones fiscales, generar multas o provocar que el SAT rechace deducciones para el ISR o acreditamientos de IVA.

Validación con el SAT para Mantener el Control Fiscal

La única fuente confiable para validar el estatus de una factura es el repositorio oficial del SAT. Si decidimos cambiar de sistema de facturación, debemos asegurarnos de elegir uno que ofrezca una conexión directa con este repositorio. Esto permitirá consultar el estatus de cada CFDI de forma automatizada.

Esto permite:

• Detectar cancelaciones no registradas.
• Corregir inconsistencias entre tus reportes internos y la información oficial.
• Estar preparado para una revisión o auditoría electrónica.

eFactura realiza la verificación del estatus de los comprobantes emitidos por el sistema contra el estatus en el portal del SAT.

Diferencias entre Estatus en el Sistema de Facturación Anterior y Estatus Oficial

Es común que el sistema anterior tenga registros incompletos, sobre todo si:

• Se realizaron cancelaciones desde fuera del sistema (por ejemplo, vía el portal del SAT).
• Hubo errores de comunicación con el PAC.
• Se eliminaron registros locales por mantenimiento o fallas.

Por ello, la revalidación en el nuevo sistema es una medida de seguridad que debe implementarse.

Migración de Registros Clave

Además de las facturas, es necesario trasladar los elementos que hacen posible la emisión de nuevos CFDI sin errores ni interrupciones: clientes, productos, servicios, series y folios.

Tu nuevo sistema de facturación debe contener:

• Catálogo de clientes con sus respectivos RFC, razón social, correo electrónico y uso del CFDI habitual.
• Productos o servicios correctamente codificados con las claves SAT vigentes.
• Series y folios que aseguren la continuidad numérica de tus comprobantes.

Algunos sistemas permiten reconstruir automáticamente los catálogos a partir de los CFDI importados. Esto evita que tengas que volver a cargar cada cliente o producto uno por uno.

Conclusión

Cambiar de sistema de facturación es más que una decisión técnica; es una oportunidad para mejorar tus procesos y la eficiencia de tu negocio.

Esto te permitirá tener un registro claro y ordenado de todas las operaciones realizadas en tu actividad económica. De esta manera, podrás cumplir adecuadamente con las obligaciones fiscales, evitando sanciones, multas o problemas con las autoridades tributarias.

Solo necesitas un plan claro y las herramientas adecuadas.

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En dSoft contamos con eFactura, un sistema para la generación y control de CFDI Ver. 4.0; diseñado para emitir facturas, notas de crédito, traslado y comprobantes de recepción de pago, incluye herramientas para conciliación SAT.

Al cambiarte a eFactura recibirás beneficios, tales como:

• Cancelación CFDI de acuerdo con la normatividad vigente seleccionando el motivo.
• Herramientas para lograr el timbrado exitoso del CFDI 4.0.
• Comparación de los folios emitidos desde el sistema contra los folios en el Portal del SAT para identificar diferencias.
• Monitoreo del estatus del proceso de cancelación de las facturas en el Portal del SAT.
• Asignación del estatus cancelado a comprobantes que fueron sustituidos por otros.
• Verificación de facturas emitidas PPD sin emisión de CFDI de recepción de pago.
• Control de acceso al sistema con usuario y contraseña.
• Manejo de perfiles de usuario.

Además de estos beneficios, dSoft te ofrece un servicio de atención al cliente de alta calidad.

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