Llevar un registro contable correcto para la determinación y pago de impuestos es fundamental para el cumplimiento normativo y la salud financiera de cualquier empresa. En México, dos de las obligaciones fiscales más relevantes son las relacionadas con el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) y el SAT (Servicio de Administración Tributaria).

Esto se debe a que representan una de las principales fuentes de ingresos para la Federación. Al contar con facultades de fiscalización, estas autoridades —al igual que el INFONAVIT— se mantienen especialmente vigilantes para asegurar el cumplimiento adecuado de las obligaciones fiscales y de seguridad social.

Por ello, es fundamental comprender qué implica el registro contable de estos pagos, cómo se realiza actualmente y cuáles son los principales desafíos que representa.

En este artículo te hablamos sobre registros y sistemas contables, información no incluida en los CFDI y las dificultades del registro manual del pago de impuestos.

Registros y Sistemas Contables

Los registros contables de las operaciones realizadas por empresas y personas físicas se elaboran conforme a los lineamientos establecidos en las Normas de Información Financiera (NIF) y, para efectos fiscales, con base en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación.

Estas normas dan certeza de que la información financiera se prepare bajo estándares reconocidos, lo que permite su comparación entre distintas entidades. De esta forma, terceros interesados —como proveedores, instituciones financieras o autoridades gubernamentales— pueden analizar y verificar dicha información con mayor confianza.

Con la implementación de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), los distintos sistemas contables han desarrollado mecanismos para su lectura automatizada, a fin de extraer los datos necesarios para efectuar los registros contables. Entre los principales datos extraídos se encuentran:

1. Nombre del emisor.
2. Nombre del receptor.
3. Folio interno.
4. Folio fiscal.
5. Forma de pago.
6. Método de pago.
7. Subtotal.
8. IVA.
9. Retenciones de ISR, IVA e impuestos locales.
10. Total, entre otros.

Información no Incluida en los CFDI emitidos por el IMSS e Información del Pago de Impuestos SAT

Es importante considerar que no toda la información que debe registrarse en la contabilidad de las empresas está vinculada a un CFDI. Tal es el caso de los siguientes documentos emitidos por las autoridades en formato PDF:

• El IMSS emite el “FORMATO PARA PAGO DE CUOTAS OBRERO-PATRONALES, APORTACIONES Y AMORTIZACIONES” vía SUA. Este archivo contiene información relacionada con las cuotas al IMSS, SAR e INFONAVIT.
• El SAT emite el formato “INFORMACIÓN REGISTRADA DE PAGOS DE CONTRIBUCIONES FEDERALES” desde el Portal del SAT. En este archivo se incluye datos relevantes sobre los impuestos federales que deben pagarse mensualmente.

Estos archivos en PDF también deben registrarse contablemente, incluso si no están incluidos en el CFDI. Ya que estos archivos contienen información detallada sobre cuotas patronales e impuestos federales, es necesario realizar registros contables tanto de la provisión como del pago correspondiente.

Actualmente, la mayoría de las empresas realizan este proceso de forma manual: imprimen los documentos y transcriben la información a sus sistemas contables. Esta práctica eleva el riesgo de errores humanos que pueden afectar la precisión de los estados financieros o generar pagos incorrectos de contribuciones, ya sea en exceso o por debajo de lo debido.

La solución a este problema es contar con un sistema que automatice la obtención de dichos documentos en PDF, los convierta en un archivo XML y llene los datos requeridos desde un repositorio que contenga toda la información de los CFDI emitidos y recibidos por la empresa.

Dificultades en el Registro Contable del Pago de Cuotas al IMSS e Impuestos SAT

A pesar de ser un método ampliamente utilizado, el registro manual conlleva una serie de problemas que afectan la eficiencia y confiabilidad del área contable:

• Tiempo elevado: Registrar cada póliza de provisión y pago puede consumir horas valiosas del personal contable, especialmente si se manejan múltiples centros de trabajo o una nómina extensa.
• Errores de captura: La entrada manual de datos aumenta el riesgo de errores, como cifras incorrectas, fechas mal colocadas o cuentas equivocadas, lo que puede generar discrepancias graves en la contabilidad.
• Diferencias entre contabilidad y pagos reales: Es común encontrar desajustes entre los cargos y abonos de las partidas contables y lo realmente pagado al IMSS o al SAT, lo que complica la conciliación bancaria y fiscal.
• Riesgo de omisiones en retenciones: Cuando se acumulan de forma manual los importes de nómina, existe el riesgo de omitir montos importantes de retenciones al IMSS, lo que puede derivar en pagos insuficientes y posibles sanciones.
• Falta de control contable completo: Al realizarse de forma manual, no hay un control automático para verificar si cada impuesto ya cuenta con su póliza de provisión y de pago, lo que puede generar duplicidades u omisiones.

Conclusión

Toda empresa que desee operar dentro del marco legal y mantener finanzas saludables debe llevar un registro contable correcto de todas sus operaciones, incluidos el pago de Cuotas al IMSS e Impuestos SAT, sin embargo, el método manual representa retos que afectan tanto la precisión como la eficiencia en el registro.

Implementar un software contable que automatice procesos basados en la información contenida en los CFDI y en los documentos generados por los sistemas del IMSS y del SAT permite agilizar el trabajo, mejorar el control interno y procurar el cumplimiento fiscal, por lo que su utilización deja de ser una opción para convertirse en una necesidad estratégica.

¿Qué estamos Haciendo en dSoft para Facilitarle estos Procesos a Nuestros Usuarios?

En dSoft contamos eContaCFDI, un sistema que lee los archivos XML de los CFDI, extrae la información relevante y genera prepólizas contables conforme a la normatividad vigente. El usuario puede seleccionar las cuentas correspondientes de su catálogo contable, lo que permite realizar el registro de forma ágil y precisa, minimizando los errores propios de la captura manual.

Una vez que se asignan las cuentas contables a las prepólizas, el sistema guarda esta configuración para reutilizarla en registros posteriores. Esto hace que el proceso de contabilización de facturas sea mucho más rápido y eficiente. Gracias a su funcionalidad de carga masiva, es posible generar de forma automática las pólizas contables de todos los CFDI, incluyendo los de ingresos emitidos y recibidos, notas de crédito y comprobantes de nómina.

Además, eContaCFDI lee los archivos PDF de declaraciones fiscales y pagos de cuotas, los convierte en archivos XML y realiza una lectura por nodos, lo que permite extraer información estructurada y presentarla directamente en el repositorio del sistema.
Por ejemplo, en el caso de los documentos descargados del SAT, el sistema identifica:

1. Información de las declaraciones pagadas (Tipo de declaración, Periodicidad, Ejercicio, Periodo, Fecha, Número de operación).
2. Impuestos declarados con importe, recargos, cantidad a pagar y cantidad a cargo.

Para el caso del pago de cuotas al IMSS, es posible obtener, a partir del reporte generado por el SUA denominado “Pago de cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones”, la siguiente información para la automatización del registro contable:

1. Datos del patrón o sujeto obligado registrados en el IMSS.
2. Información general de la propuesta.
3. Formación detallada del importe total de cuotas.
4. Referencia de pago.

La actualización más reciente de eContaCFDI incluye los siguientes beneficios:

• Llenado automático de póliza de provisión y pago de las cuotas del IMSS con base en la línea de pago del SUA.
  • Importación de pagos de cuotas IMSS: Importación del formato PDF “PAGO DE CUOTAS OBRERO-PATRONALES, APORTACIONES Y AMORTIZACIONES”, con validación de estructura y duplicados.
  • Gestión del repositorio: Administración integral del repositorio “Cuotas IMSS” para importar, eliminar, crear nuevas pólizas y consultar pólizas relacionadas.

• • • Registro contable de obligaciones IMSS: Generación automática de pólizas contables correspondientes a contribuciones del IMSS.
      • Provisión de impuestos y contribuciones IMSS mensual. (EMA).
      • Provisión de impuestos y contribuciones IMSS e INFONAVIT bimestral (EBA).
      • Pago de impuestos y contribuciones IMSS mensual. (EMA).
      • Pago de impuestos y contribuciones IMSS e INFONAVIT bimestral (EBA).

• • Cálculo de retenciones a trabajadores: Determinación del importe correspondiente a las retenciones de IMSS a los trabajadores, utilizando los CFDI de nómina vigentes del mes en curso como base de cálculo.

• Llenado automático de póliza de pago de impuestos SAT con base en el formato declaraciones pagadas.
  • Descarga automática: Conexión directa al repositorio del SAT mediante el uso de la contraseña CIEC, para la descarga del formato “INFORMACIÓN REGISTRADA DE PAGOS DE CONTRIBUCIONES FEDERALES”.
  • Importación de declaraciones pagadas: Importación desde carpeta local de archivos en formato PDF del SAT, validando tanto la estructura del documento como la ausencia de duplicados.
  • Gestión del repositorio: Administración del repositorio de “Declaraciones pagadas”, permitiendo importar, eliminar, generar nuevas pólizas y consultar pólizas asociadas.
  • Registro contable automatizado: Generación de pólizas con base en el formato “Pago de impuestos SAT”, integrando información clave como:
    • Recargos.
    • Parte actualizada.
    • Monto pagado con anterioridad.
    • Compensaciones aplicadas.

Todo este proceso facilita a los usuarios la generación automática de los registros contables de sus facturas, lo que permite una posterior conciliación con los estados de cuenta bancarios. De esta manera, se obtienen estados financieros confiables y precisos, listos para su análisis interno o para su revisión por parte de terceros interesados.

Por ello, en nuestro sistema hemos incorporado la lectura de los archivos en formato PDF del IMSS y del SAT mencionados anteriormente, lo que nos permite generar de forma ágil y exacta las pólizas contables de provisión y pago correspondientes. Esto contribuye a una contabilidad más eficiente, reduciendo errores humanos y evitando posibles inconsistencias frente a las autoridades fiscales.

Te invitamos a que nos contactes para que uno de nuestros agentes especializados te hable más sobre esta maravillosa herramienta. O bien, descarga la versión gratuita de eContaCFDI (con vigencia de 6 meses) para que pongas a prueba sus beneficios.