La gestión adecuada de los CFDI es crucial para las empresas pues garantiza el cumplimiento de las normativas fiscales y evita problemas con el SAT, ya que asegura que todos los comprobantes emitidos y recibidos estén validados y que sean vigentes.

Esto no solo optimiza la deducción de impuestos, sino que también previene sanciones o auditorías por discrepancias en la información fiscal.

Un aspecto que puede ayudar a las empresas a hacer una gestión adecuada de los CFDI es programar la descarga automática de los comprobantes fiscales.

Con ello se reducen los errores humanos, se incrementa la eficiencia operativa y permite a las empresas tener un control más preciso de su flujo financiero.

¿En qué Consiste la Descarga Automática y Programada de CFDI?

El proceso de descarga automática de CFDI permite a las empresas obtener las facturas emitidas y recibidas desde el portal del SAT de manera programada (diaria, semanal o mensual).

Esto elimina la necesidad de realizar descargas manuales diarias o semanales, lo que resulta en un control más efectivo y ordenado en el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

eRobot CFDI es un sistema que permite programar la descarga de CFDI de manera diaria, semanal o mensual por Web Service SAT sin intervención del usuario.

Gracias a la descarga automática programada, es posible sincronizar el sistema contable de la empresa con el SAT para descargar todos los CFDI a medida que se emiten, además de sus Metadatos, que contienen información crucial para la correcta validación y registro contable.

¿Cómo Funciona la Descarga Automática y Programada de CFDI?

El proceso de descarga automática se realiza mediante herramientas tecnológicas, que permiten obtener las facturas emitidas y recibidas desde el portal del SAT para la explotación posterior de la información con fines de conciliación contable y fiscal. Lo anterior se logra mediante:

1. Descarga por web service: Los sistemas automatizados se conectan al portal del SAT para descargar los CFDI y sus metadatos de manera periódica y automática (diaria, semanal o mensual) utilizando la eFirma.
2. Validación de la descarga: Utilizando los metadatos se hace la validación de los CFDI obtenidos y su estatus actual en el SAT (vigente o cancelado).

Impacto en el Control Fiscal y Cumplimiento Normativo

Uno de los principales riesgos al manejar un gran volumen de facturas es no detectar cancelaciones a tiempo, lo que podría generar problemas al momento de realizar la declaración fiscal o al tratar de deducir gastos no válidos.

Con la descarga y validación automática de facturas, las empresas pueden:

• Contar con todos los CFDI de manera oportuna para el registro de las operaciones.
• Validar el estatus de las facturas para verificar que se encuentren vigentes en todo momento.
• Evitar el uso de facturas canceladas.
• Determinar las cuentas por cobrar y por pagar basados en los CFDI.
• Determinar los impuestos que la autoridad espera que se paguen en el mes.
• Revisar las facturas PPD emitidas y recibidas sin comprobante de recepción de pago.
• Validar oportunamente a nuestros proveedores en las Listas Negras SAT.
• Cumplir con las normativas del SAT.
• Analizar los principales indicadores de un negocio.

Beneficios de la Descarga Automática y Programada de CFDI

Implementar un sistema automatizado para la descarga de CFDI aporta múltiples beneficios:

1. Ahorro de tiempo y recursos: Al automatizar este proceso, los equipos de contabilidad pueden enfocarse en tareas más estratégicas, como el análisis financiero o la planificación fiscal.
2. Reducción de errores humanos: La automatización minimiza la posibilidad de errores en la descarga o gestión de facturas, lo que puede evitar sanciones o problemas ante el SAT.
3. Mayor eficiencia en la gestión fiscal: Mantener actualizados los CFDI emitidos y recibidos es esencial para que las empresas cumplan con las normativas fiscales y lleven un mejor control de su situación tributaria. Al validar que los comprobantes fiscales respalden operaciones vigentes y legítimas, también se garantiza que las transacciones se realicen con empresas que cumplen con sus obligaciones fiscales.

Automatización de Alertas y Seguimiento de CFDI

Otro beneficio importante de la programación automática es la capacidad de establecer alertas en caso de errores o cambios en los CFDI.

De este modo, las empresas pueden tomar acciones inmediatas y corregir cualquier problema antes de que afecte su cumplimiento fiscal.

eRobot CFDI permite a tu empresa obtener reportes con las validaciones ejecutadas por el Robot Vigilante.

Cómo Implementar la Descarga Automática y Programada de CFDI en tu Empresa:

1. Selecciona un sistema automatizado: El primer paso es elegir un software que permita obtener los CFDI emitidos y recibidos, así como los metadatos por Web Service SAT sin intervención del usuario.
2. Configura las descargas periódicas: Define el intervalo de tiempo para las descargas automáticas, ya sea diaria, semanal o mensual.
3. Asegúrate de que el sistema utilice los metadatos para validar:  Se debe incluir una forma de validar la obtención completa de los CFDI y el último estatus con los metadatos, la validación debe considerar notificaciones en caso de que no se haya realizado una descarga competa de comprobantes o que algunos de ellos (de meses anteriores) hayan cambiado de estatus a cancelado cuando eran vigentes.
4. Monitorea y ajusta: Aunque el sistema sea automático, es importante revisar los reportes de validación que arroja el sistema al realizar la descarga y verificación del proceso, lo anterior para asegurar que todo funcione correctamente y realizar ajustes según sea necesario.

Conclusión

La descarga automática de CFDI es posible con herramientas comerciales diseñadas para empresas que buscan optimizar su gestión fiscal y reducir riesgos.

Al automatizar este proceso, no solo se ahorra tiempo y dinero, sino que también se hace más eficiente las tareas de validación y conciliación con la información del SAT, evitando problemas operativos, legales y hasta financieros.

Es por esto que en dSoft nos dimos a la tarea de desarrollar eRobot CFDI, un sistema para la automatización de la descarga de los CFDI, metadatos y validaciones SAT.

Con eRobot CFDI podrás obtener:

• Descargas programadas de CFDI diaria, semanal o mensual por Web Service SAT sin intervención del usuario.
• Validación de la obtención del 100% de los comprobantes realizada por el Robot de Descarga de manera automática.
• Descargas programadas de Metadatos diaria, semanal o mensual por Web Service SAT sin intervención del usuario.
• Actualización de Estatus de los CFDI automáticamente de forma programada sin intervención del usuario.
• Validación de Listas Negras automáticamente de forma programada sin intervención del usuario.
• Validación de Pagos en facturas PPD automáticamente de forma programada sin intervención del usuario.
• Reportes con las validaciones ejecutadas por el sistema.

Te invitamos a que contactes a nuestros especialistas para que te compartan a profundidad todas las prestaciones que nuestra herramienta tiene para ti. O, si lo prefieres, descarga la versión gratuita de eRobot CFDI para poner a prueba su potencial.