El monitoreo diario de Listas Negras SAT es una práctica esencial para que las empresas y organizaciones eviten problemas fiscales.

Llevar a cabo un control automático y habitual garantiza que se detecten a tiempo los riesgos relacionados con fraudes, incumplimientos o sanciones del Servicio de Administración Tributaria (SAT), lo que permite a las empresas actuar oportunamente.

A continuación, profundizaremos en la importancia de este proceso y los beneficios de tener un sistema automatizado.

La Importancia del Monitoreo de Listas Negras SAT

Existen 3 categorías a las que las Listas Negras SAT dan seguimiento:  Incumplidos, No Localizados y Empresas Facturadoras de Operaciones Simuladas (EFOS).

Estas listas sirven como un filtro para detectar entidades o individuos que han sido sancionados, incumplen con la ley o presentan comportamientos sospechosos. Por ello, no solo es importante revisar estas listas, sino hacerlo de manera proactiva y oportuna.

Ignorarlas nos deja expuestos a estar realizando operaciones comerciales con contribuyentes que la autoridad marca como personas de riesgo. Esto puede significar multas, sanciones o, en el peor de los casos, el cierre de operaciones de nuestra empresa al cancelarse el sello digital por tener relación con una EFOS.

Si una empresa continúa trabajando con proveedores incluidos en estas listas, corre el riesgo de verse involucrada en situaciones fiscales complejas que pueden afectar sus finanzas y su reputación.

El monitoreo automático permite realizar estas verificaciones de manera eficiente, asegurando que las relaciones comerciales se mantengan con entidades confiables y que cumplen con sus obligaciones fiscales.

Además, contar con una lista de proveedores actualizada ayuda a minimizar riesgos y permite que las empresas tomen decisiones basadas en información precisa y en tiempo real.

¿En qué Consiste el Monitoreo de Proveedores en Listas Negras SAT?

El monitoreo de Listas Negras tiene 3 aspectos importantes:

1. Actualización Constante de las Listas

Es vital que las empresas mantengan un monitoreo constante de estas listas para asegurarse de que no están colaborando con proveedores o clientes que tengan problemas con el SAT.

Los cambios en estas listas son frecuentes, por lo que la actualización diaria es una práctica recomendada para evitar complicaciones futuras.

Para hacer esto, las empresas deben tomar cartas en el asunto que las mantengan al tanto constantemente.

Los contribuyentes pueden obtener y consultar las listas negras SAT desde tres fuentes distintas:

• Estrados SAT: Son el punto de partida para notificar sobre los casos de proveedores bajo sospecha de simular operaciones, los cuales son denominados “previstos”.
• Internet SAT: Es un sitio en Internet donde el SAT coloca las nuevas EFOS y los cambios de estatus de estas (de presunto a definitivo, por ejemplo) antes de su publicación en el Diario Oficial de la Federación (DOF).
• Datos Abiertos SAT: Son plataformas oficiales donde se publican las listas de contribuyentes no Localizados, Incumplidos y EFOS.

2. Asignación de un Equipo o Responsable del Monitoreo

Usualmente, las empresas intentan hacer frente al monitoreo constante de las Listas Negras SAT destinando a una persona o un equipo para que estén al pendiente de las actualizaciones.

Aunque esta acción denote una buena intención, debemos ser realistas y aceptar que llevar a cabo este monitoreo es una tarea enorme. Cada una de las listas de Incumplidos, No Localizados y EFOS incluye miles de registros y en tres diferentes fuentes.

Es muy desgastante que una persona o un equipo se pueda revisar, notar y notificar si alguno de los clientes o proveedores aparece en ellas.

Asimismo, debemos estar conscientes de que el error humano es un factor que no se puede desaparecer por completo. Basta con que una persona no lea bien una de las entradas en las listas para que la empresa no detecte a este tipo de proveedores en las listas.

3. Verificación Oportuna de las Listas Negras

El tercer aspecto, y uno de los más importantes, es la verificación oportuna de las Listas Negras. Para realizar esta tarea, es necesario contar con una herramienta automática.

Las herramientas automatizadas permiten a las empresas detectar cambios en las listas en tiempo real, lo que les brinda la capacidad de actuar de manera rápida ante cualquier riesgo identificado. Esto evita que se incurra en relaciones comerciales problemáticas o que se realicen transacciones con empresas sancionadas.

La automatización en este aspecto es clave, ya que disminuye el riesgo de errores humanos y asegura que los cambios importantes no pasen desapercibidos.

Los sistemas automatizados permiten que la empresa sea notificada de inmediato cuando un proveedor o cliente entra en una lista negra, lo que facilita la toma de decisiones informadas.

¿Cómo se Logra el Monitoreo de Listas Negras SAT?

Entonces surge la duda, ¿qué puede hacer mi empresa para monitorear las Listas Negras SAT de manera oportuna, constante y libre de errores?

La respuesta es contar con herramientas que realicen esta labor de manera automática. El inconveniente es que el mercado no ofrece muchas opciones para hacer frente a esta situación.

En dSoft vimos que existía este gran vacío de soluciones ante una necesidad tan imperante como estar al pendiente de no realizar operaciones comerciales con entidades que no cumplen con sus obligaciones fiscales o que simulan operaciones.

Es por ello que desarrollamos eComprobante EXE, eRobot CFDI y eListasNegras y los hicimos trabajar en conjunto.

eComprobante EXE es la herramienta que descarga de manera masiva los CFDI desde el portal del SAT y por “Web Service”. Al adquirir una licencia de este sistema, nuestros clientes reciben las herramientas eRobot CFDI (6 meses gratis para licencias nuevas) y eListasNegras (gratis durante la vigencia de eComprobante EXE), que te ayudan a realizar el monitoreo diario y automático de la Listas Negras SAT.

Al activar eRobot CFDI se realiza automáticamente la descarga de los CFDI y los metadatos del SAT. A continuación, efectúa una serie de validaciones, sincronizando los RFC descargados con la plataforma eListasNegras. Este proceso permite cotejar los RFC de los metadatos tanto emitidos como recibidos con las Listas Negras SAT de manera automática, asegurando el monitoreo diario de proveedores y clientes.

De igual manera, eRobot CFDI te permite programar la periodicidad con la que se ejecuta el proceso de actualización de Listas Negras SAT y su validación contra los RFC contenidos en los Metadatos de manera diaria, semanal o mensual y al ser un sistema residente en memoria, cada vez que arranca la computadora inicia el monitoreo y sincronización de clientes y proveedores, lo ideal es tenerlo instalado en un equipo o un servidor que nunca se apague para que continuamente genere reportes y alertas.

Es importante recalcar que eRobot CFDI se sincroniza diariamente con eListasNegras, nuestra plataforma en la nube que hace una validación diaria y automática en Listas Negras SAT. En cuanto se obtiene información de la validación nuestro sistema notifica a los responsables por medio de email y dispositivos móviles sobre acontecimientos relacionados con el monitoreo.

Gracias a estos sistemas, dSoft se posiciona como la única empresa en México que cuenta y ofrece a sus clientes las herramientas necesarias para monitorear de manera automática y constante las Listas Negras SAT.

De esta manera, nos convertimos en el aliado ideal para que tu empresa evite realizar operaciones comerciales con contribuyentes irregulares y disminuimos la probabilidad de que te enfrentes a consecuencias fiscales.

Contáctanos para que nuestros expertos te brinden más información sobre estos y todos los demás sistemas que te ofrecen soluciones contables, fiscales y administrativas.