La seguridad en el manejo de los CFDI emitidos y recibidos es de suma importancia para garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de información contenida en estos documentos, ya que son la base operativa y fiscal de todas las transacciones que realizan los contribuyentes de sus egresos e ingresos.

Es recomendable que cada contribuyente tome en cuenta la importancia de contar con los protocolos de seguridad para el manejo de los CFDI, ya que son documentos esenciales para:

• El registro contable correcto y oportuno.
• Proteger su mal uso por parte de la competencia.
• Asegurar la confidencialidad de información regulada por instituciones gubernamentales como el INAI.
• Evitar problemas legales y de reputación por el filtrado de información sensible contenida en los CFDI.
• Asegurar la confidencialidad de la nómina.
• Solventar requerimientos de las autoridades basados en el procesamiento de los CFDI.
• Poder asegurarse contra la delincuencia organizada si se presenta la ocasión.

Por otro lado, es importante tomar en cuenta que la ley nos exige resguardar por 5 años la información de la empresa, o hasta 10 años en caso de no llevar contabilidad o no conservarla en el plazo establecido.

Algunos de los puntos más importantes a considerar en el manejo seguro de los CFDI son:

• Utilizar un software para la descarga y almacenamiento de los CFDI que proporcione una medida de seguridad alta.
• Incorporar protocolos de seguridad como el TLS Ver. 3 durante la descarga de los CFDI. Dicho protocolo consiste en un conjunto de reglas que permiten una conexión segura a Internet y sirve para cifrar las comunicaciones entre las páginas y el navegador web.
• Definir controles de acceso a carpetas compartidas en los equipos donde se realizan las descargas de los CFDI.
• Permitir el acceso a los CFDI solo a personal autorizado mediante el control de la disponibilidad de información mediante perfiles bien definidos.
• Respaldar adecuadamente los CFDI mediante la implementación de políticas de respaldo y almacenamiento seguro, utilizando, por ejemplo, equipos de cómputo, discos duros externos o unidades USB con contraseña, así como servicios de almacenamiento en la nube con medidas de seguridad robustas.
• Capacitar y concientizar a los colaboradores sobre la importancia de la seguridad en el manejo de los CFDI, haciendo hincapié en cambiar contraseñas de forma periódica, no compartir información confidencial o reportar cualquier incidente de seguridad.
• Contar con un plan de contingencia que nos permita recuperar toda la información de los CFDI en caso de pérdida de estos documentos.

Estas recomendaciones requieren la implementación de medidas de seguridad, así como tener herramientas que ayuden al resguardo seguro de los CFDI anteriores por ello que en dSoft.mx desarrollamos eComprobante, el cual es un sistema para el manejo seguro de la información de tus CDFI, ya que contempla:

• Manejo seguro de comprobantes descargados del portal del SAT mediante su encriptación en archivos .ZIP con contraseña.
• Manejo seguro en los paquetes obtenidos por peticiones de CFDI por Web Service mediante la incorporación de una contraseña en cada paquete.
• Manejo del protocolo TLS Ver. 3 durante la descarga de comprobantes fiscales digitales por Internet.
• Seguridad en almacenamiento de los CFDI y de su información en base de datos SQL Server manejada con contraseña.
• Control de acceso al sistema por usuario y empresa, con especificación de roles de usuario (Operador de ingresos/egresos y Nómina).
• Gestión avanzada de contraseña mediante la aplicación de políticas robustas.
• Limitación de acceso a los CFDI de nómina para resguardar su confidencialidad.
• Posibilidad de manejar la autenticación de usuarios por Active Directory.
• Manejo de un Log de descargas por usuario y tipo de comprobante.
• Monitoreo de acceso y acciones de cada usuario mediante una bitácora y/o Audit Trial.

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