En México, la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) es una obligación para prácticamente todas las operaciones comerciales. Sin embargo, como en cualquier proceso administrativo, pueden presentarse errores: un dato equivocado en la factura ya sea un monto incorrecto, un RFC mal capturado o incluso la necesidad de anular una operación no realizada.

Cuando esto ocurre, la primera reacción suele ser cancelar el CFDI emitido. No obstante, no siempre basta con cancelar: en muchos casos es necesario emitir un nuevo comprobante que sustituya al anterior, proceso conocido como refacturación.

Este procedimiento no es simplemente volver a facturar; implica cumplir con requisitos técnicos y fiscales específicos para no tener problemas con el SAT y mantener la validez de las operaciones ante clientes, proveedores y la propia contabilidad.

En este artículo veremos qué es la refacturación, cuándo debe emitirse, cómo se hace y consejos para llevar a cabo este proceso.

¿Qué es la Refacturación?

La refacturación consiste en emitir un nuevo CFDI en sustitución de uno previamente cancelado, con el fin de corregir errores o ajustar la información de la factura original.

Para que esta sustitución tenga validez fiscal:

• El CFDI original debe cancelarse conforme a las reglas del SAT.
• El nuevo CFDI debe incorporar la relación 04: Sustitución de los CFDI previos, lo que garantiza la trazabilidad de la operación.

Así, la refacturación no es opcional, sino un proceso indispensable para preservar la deducción del gasto, el acreditamiento de IVA y la correcta declaración de impuestos.

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¿Cuándo se Requiere Refacturar un CFDI?

Existen diversas situaciones en las que la refacturación es necesaria. Entre las más comunes se encuentran:

1. Errores en los datos del receptor:
   • RFC incorrecto.
   • Nombre o razón social mal capturada.
   • Código postal equivocado.
2. Errores en los importes o conceptos:
   • Cálculo incorrecto de impuestos.
   • Claves de producto o servicio equivocadas.
   • Cantidades o precios mal registrados.
3. Operaciones no realizadas o canceladas:
   • El cliente no concretó la compra.
   • Se trataba de una factura de prueba que se timbró por error.
4. Facturas globales:
   • Cuando se incluyen operaciones que no correspondían o se requiere ajustar el periodo reportado.

En todos estos casos, la refacturación permite emitir un CFDI correcto y mantener la validez fiscal de la operación. Por ello, es necesario monitorear la cancelación de CFDI emitidos y recibidos.

Procedimiento de Refacturación

El SAT establece un proceso claro para llevar a cabo una refacturación válida:

• Solicitud de cancelación:
  • El emisor solicita la cancelación del CFDI equivocado.
  • En algunos casos, el receptor debe aceptar la cancelación (ejemplo: facturas superiores a $1,000 pesos).
  • Asegurarse de que la factura se haya cancelado no solo en el registro contable interno de la empresa, sino también que el SAT haya realizado el cambio de estatus del CFDI a “Cancelado”.
• Cancelación sin aceptación del receptor: Los casos en que no se requiere aceptación de la cancelación del CFDI por parte del receptor, son los siguientes:
• • Los que amparen montos totales de hasta $1,000.00.
  • Por concepto de nómina, únicamente en el ejercicio en que se expidan.
  • Por concepto de egresos.
  • Por concepto de traslado.
  • Por concepto de ingresos expedidos a contribuyentes del RIF.
  • Que amparen retenciones e información de pagos.
  • Expedidos en operaciones realizadas con el público en general.
  • Emitidos a residentes en el extranjero para efectos fiscales.
  • Cuando la cancelación se realice dentro del día hábil siguiente.
• Confirmación de cancelación:
  • El SAT notifica cuando el CFDI queda en estatus “Cancelado”.
  • A partir de ese momento, puede emitirse uno nuevo.
• Emisión de la nueva factura:
  • El nuevo CFDI debe incluir en el campo “Tipo de relación” el valor 04: Sustitución de los CFDI previos.
  • Además, debe relacionarse con el folio fiscal (UUID) de la factura cancelada.
• Entrega al receptor:
  • El cliente recibe la nueva factura, que será la única válida para efectos de deducción y acreditamiento.

Con este proceso, se garantiza la trazabilidad y se evita la duplicidad de comprobantes.

Limitaciones y Consideraciones para Refacturar

La refacturación no siempre es posible o sencilla. Existen restricciones que conviene conocer:

• CFDI no cancelables: Algunos comprobantes no pueden cancelarse, como los relacionados con retenciones o los que tienen más de un año de antigüedad sin justificación válida.
• Tiempos de cancelación: El SAT ha establecido plazos y reglas para cancelar facturas. Cancelar fuera de tiempo puede implicar sanciones o la imposibilidad de deducir el gasto.
• Impacto en la contabilidad: Una factura mal cancelada o refacturada puede generar inconsistencias entre los XML del SAT y la contabilidad interna.
• Riesgo en declaraciones: Si el CFDI incorrecto no se cancela y sustituye adecuadamente, puede provocar diferencias en las declaraciones anuales y mensuales, así como en los prellenados del SAT.

En resumen: no basta con cancelar, es indispensable sustituir correctamente.

Ejemplo de Refacturación

Imaginemos el siguiente caso:

1. Una empresa de consultoría emite una factura por $50,000 pesos más IVA a su cliente.
2. Al revisarla, el cliente detecta que el el concepto capturado es incorrecto.
3. El emisor solicita la cancelación del CFDI.
4. El cliente acepta la cancelación.
5. La empresa emite una nueva factura con el concepto correcto, indicando la relación “04: Sustitución de CFDI previos” y señalando el UUID del comprobante cancelado.

De esta manera, el cliente podrá deducir el gasto y acreditar el IVA, mientras que la empresa evita discrepancias con el SAT.

Buenas Prácticas para Evitar la Refacturación de CFDI Cancelados

Aunque la refacturación es una herramienta útil, lo ideal es prevenir errores antes de emitir la factura. Algunas recomendaciones son:

• Verificar datos fiscales del cliente en el portal del SAT (RFC, régimen fiscal, código postal).
• Revisar importes e impuestos con anticipación, especialmente en operaciones con tasas diferenciadas de IVA.
• Automatizar procesos mediante sistemas de facturación que validen información antes de timbrar.
• Conservar un control interno de cancelaciones y refacturaciones, para tener trazabilidad clara.
• Capacitar al personal encargado de facturación sobre las reglas del SAT y los plazos de cancelación.

Conclusión

La refacturación de CFDI cancelados es un proceso indispensable en la gestión fiscal de las empresas en México. Lejos de ser un simple trámite administrativo, implica cumplir con requisitos legales específicos para garantizar la validez de los comprobantes ante el SAT.

Entender cuándo y cómo refacturar, así como prevenir errores en la emisión inicial, permite a las empresas evitar sanciones, mantener orden en la contabilidad y asegurar el derecho a deducciones y acreditamientos fiscales.

En un entorno donde la fiscalización electrónica es cada vez más estricta, dominar el proceso de refacturación se convierte en una ventaja clave para cumplir con la normativa y evitar riesgos innecesarios.

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  • Mediante Descarga desde el Portal del SAT en segundos.
  • Por medio del servicio de “Cancela y recupera tus facturas” del Portal del SAT en minutos.
• Actualización individual de estatus de los CFDI por UUID.
• Manejo de estatus de los CFDI por sustitución.
• Identificación de los comprobantes Cancelados de meses anteriores al actualizar el estatus de los CFDI.
• Validaciones CFDI SAT.
  • Identificación y reporteo de CFDI cancelados por plazo vencido y sin aceptación del receptor.
  • Búsqueda de los CFDI registrados en Contabilidad utilizando un Layout en Excel con la relación de los UUID a comparar contra la “Metadata” o “Metadatos” para identificar folios cancelados o faltantes.
  • Generación de un Layout en Excel con los folios fiscales de un periodo a partir de la información del “Auxiliar de Folios.XML” o “Poliza.XML” para cotejarlos contra la información de Metadata o Metadato y localizar: Folios en contabilidad con estatus de cancelado, Folios no registrados en contabilidad y Folios registrados en la contabilidad y no existentes en el SAT.

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