Desde 2014, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) implementó la contabilidad electrónica como parte de su estrategia de fiscalización digital. Este esquema obliga a ciertos contribuyentes a enviar sus registros contables en formatos electrónicos específicos, con el objetivo de facilitar la revisión por parte de la autoridad fiscal.

En este artículo te explicamos de forma clara y práctica en qué consiste la contabilidad electrónica del SAT, quiénes deben cumplirla, qué archivos debes enviar y cómo hacerlo correctamente para evitar multas y sanciones.

¿Qué es la Contabilidad Electrónica del SAT?

La contabilidad electrónica es el conjunto de registros contables generados en archivos con formato XML, los cuales deben elaborarse conforme a los lineamientos técnicos establecidos por la autoridad y enviarse electrónicamente a través del Buzón Tributario SAT.

Estos archivos digitales representan una herramienta clave para la autoridad tributaria en sus labores de fiscalización, ya que permiten determinar diversos datos fiscales, como los ingresos, deducciones, impuestos y retenciones efectuadas a terceros.

En el caso de la contabilidad electrónica, las pólizas contables deben asociarse con los números de folio fiscal (UUID) de los CFDI, cuando así aplique.

La Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) en su punto 2.8.1.5 establece que los documentos más relevantes que integran esta contabilidad son:

1. Catálogo de cuentas
   • Se entrega una sola vez al inicio de actividades o cuando hay modificaciones.
2. Balanza de comprobación
   • Se presenta mensualmente, dentro de los primeros cinco días hábiles del segundo mes posterior al que corresponde la información.
   • Por ejemplo: la balanza de abril se envía durante los primeros días hábiles de junio.
3. Pólizas contables y auxiliares
   • Solo deben enviarse si el SAT lo solicita mediante requerimiento o auditoría.

Contribuyentes Obligados a Enviar Contabilidad Electrónica

Los contribuyentes que deben llevar y enviar contabilidad electrónica al SAT son los siguientes:

• Personas morales del régimen general (empresas).
• Personas físicas con actividad empresarial o profesional.
• Contribuyentes registrados en el Régimen de Arrendamiento.

Están exentos del envío:

• Personas físicas asalariadas.
• Personas que generan ingresos únicamente desde plataformas digitales.
• Contribuyentes que utilizan “Mis Cuentas”.
• Contribuyentes personas físicas con ingresos anuales menores a 4 millones de pesos.
• Personas físicas y morales del régimen simplificado de confianza.

Envío de la Contabilidad Electrónica

El envío se realiza a través del Buzón Tributario, el cual es una herramienta digital obligatoria para todos los contribuyentes activos en el RFC. Los pasos básicos son:

1. Ingresar al Buzón Tributario del SAT con tu RFC y e.firma. También se puede utilizar la contraseña SAT.
2. Seleccionar la opción de “Contabilidad electrónica”.
3. Cargar los archivos XML correspondientes al mes que deseas declarar.
4. Firmar el envío con tu e.firma y conservar el acuse de recibo.

Consecuencias de no Presentar la Contabilidad Electrónica

La autoridad estipula en los artículos 81 y 82 de la CFF lo siguiente:

Artículo 81: Son infracciones relacionadas con la obligación de pago de las contribuciones; de presentación de declaraciones, solicitudes, documentación, avisos, información o expedición de constancias, y del ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria:

I. No presentar las declaraciones, las solicitudes, los avisos o las constancias que exijan las disposiciones fiscales, o no hacerlo a través de los medios electrónicos que señale la Secretaría de Hacienda y Crédito Público o presentarlos a requerimiento de las autoridades fiscales. No cumplir los requerimientos de las autoridades fiscales para presentar alguno de los documentos o medios electrónicos a que se refiere esta fracción, o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.

Artículo 82: A quien cometa las infracciones relacionadas con la obligación de presentar declaraciones, solicitudes, documentación, avisos o información; con la expedición de comprobantes fiscales digitales por Internet o de constancias y con el ingreso de información a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria a que se refiere el artículo 81 de este Código, se impondrán las siguientes multas:

I. Para la señalada en la fracción I:

d) De $18,360.00 a $36,740.00, por no presentar las declaraciones en los medios electrónicos estando obligado a ello, presentarlas fuera del plazo o no cumplir con los requerimientos de las autoridades fiscales para presentarlas o cumplirlos fuera de los plazos señalados en los mismos.

Multa del inciso compilada por resolución miscelánea fiscal DOF 05-01-2022. Actualizada DOF 27-12-2022. Compilada DOF 29-12-2023, 30-12-2024

Asimismo, omitir el envío de la contabilidad electrónica SAT puede traer consecuencias serias:

• Imposibilidad de obtener devoluciones o compensaciones de impuestos.
• Rechazo de solicitudes de cumplimiento de obligaciones fiscales.
• Posibles auditorías o revisiones electrónicas.

Por eso es importante mantener tu contabilidad al día, generar los archivos correctamente y enviarlos dentro del plazo establecido.

Recomendaciones para Cumplir con la Contabilidad Electrónica SAT

Para evitar errores o sanciones, te recomendamos:

• Contar con una herramienta que explote y gestione la información contenida en los CFDI desde la Metadata SAT.
• Implementar herramientas para facilitar la gestión de CFDI y así detectar cualquier discrepancia a tiempo para evitar sanciones y multas.
• Verificar que todos los CFDI emitidos y recibidos sean vigentes, que no estén duplicados y/o que hayan sido cancelados de manera correcta ante el SAT.
• Revisar constantemente que clientes y proveedores no aparezcan en listas negras SAT (art. 69-B CFF).
• Utilizar un sistema contable actualizado que genere archivos XML conforme a lo que dispone la RMF.
• Validar tus archivos antes de enviarlos con los validadores que ofrece el SAT o proveedores especializados.
• Consultar regularmente tu buzón tributario, ya que allí recibirás notificaciones y posibles requerimientos.
• Contratar a un contador certificado que esté familiarizado con el proceso de envío de contabilidad electrónica.

Conclusión

La contabilidad electrónica del SAT no solo es una obligación, sino también una herramienta que promueve la transparencia y el orden fiscal. Cumplir con esta obligación de manera puntual y precisa evita sanciones y mejora tu relación con el fisco.

Si eres contribuyente obligado, asegúrate de usar herramientas adecuadas, cumplir con los plazos y mantener comunicación constante con tu contador. Con una buena gestión, el envío de contabilidad electrónica puede ser un proceso sencillo y sin contratiempos.

Sistema para Generar la Contabilidad Electrónica

Para ayudarte con la generación y envío de la contabilidad electrónica, en dSoft desarrollamos eContaCFDI, un sistema de contabilidad basado 100% en los CFDI y en la vigilancia de la Metadata obtenida desde el portal de SAT.

Entre los beneficios de eContaCFDI, destacamos los siguientes en cuanto a la contabilidad electrónica:

• Generación y repositorio de contabilidad electrónica:
  • Generación de los 5 archivos de la contabilidad electrónica:
    • Catálogo de Cuentas.XML
    • XML
    • Pólizas.XML
    • Auxiliar de Cuentas.XML
    • Auxiliar de Folios.XML
  • Manejo de un repositorio de archivos de contabilidad electrónica para consultar la información.

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