Los activos fijos son bienes adquiridos por las empresas con el propósito de generar ingresos, no para su venta. Estos bienes disminuyen su valor con el uso y el paso del tiempo, por lo tanto, según las normas de información financiera y fiscales, deben depreciarse de acuerdo con su vida útil o cuando ya no sean útiles para los fines de la empresa.

La depreciación fiscal de las inversiones está regulada en la Ley del Impuesto sobre la Renta en sus artículos 31 a 38, los cuales establecen que se aplicará un porcentaje máximo de deducción sobre el valor original de las inversiones. En casos de ejercicios irregulares o cuando comience o termine su periodo de uso, la deducción se realizará en meses completos.

En estos artículos, también se establece que los activos fijos podrán comenzar a deducirse, a elección del contribuyente, a partir del momento en que se utilicen o a partir del ejercicio fiscal siguiente.

En cuanto a los bienes que se vendan o dejen de ser útiles para la generación de ingresos, se podrá deducir la parte que aún no haya sido depreciada en el ejercicio en el que ocurra esta situación.

Dado que los activos fijos pueden ser afectados en su valor debido a los efectos de la inflación, la Ley permite ajustar el monto a deducir utilizando el factor de actualización correspondiente. Esto se hace considerando los Índices Nacionales de Precios al Consumidor desde el mes de adquisición del bien hasta el último mes de la primera mitad del periodo en el que el bien haya sido utilizado. En caso de que el número de meses en el periodo de uso sea impar, se considerará como último mes de la primera mitad del periodo el mes inmediatamente anterior a la mitad del periodo correspondiente.

A continuación, se presentan algunos de los porcentajes máximos autorizados:

Es importante tener en cuenta que el contribuyente puede utilizar porcentajes menores a los establecidos, y solo podrán modificarse, sin exceder el máximo autorizado, cuando hayan transcurrido al menos 5 años para el segundo cambio y posteriores.

De lo anterior podemos concluir que el cálculo de la depreciación fiscal puede volverse muy complicado, incluso cuando la empresa tenga un número limitado de activos fijos, y más aún cuando se trata de una cantidad considerable de ellos.

Esto puede representar una verdadera carga administrativa cuando se acercan los plazos para la presentación de la declaración anual. Para la determinación de esta deducción fiscal, se necesita que sea elaborada por profesionales de la contaduría pública con conocimiento en hojas de cálculo bien diseñadas que procesen adecuadamente todos los datos de cada activo fijo y que consideren todas las situaciones posibles. También existen sistemas de gestión de activos, aunque son menos comunes.

La depreciación de los activos fijos debe estar adecuadamente documentada en papeles de trabajo detallados, ya que forma parte integral de la contabilidad de la empresa y puede ser requerida por las autoridades fiscales en cualquier momento, siguiendo los procedimientos establecidos en el ejercicio de sus facultades de comprobación.

Basado en lo mencionado anteriormente, en dSoft hemos desarrollado eCierre, una aplicación en formato de hoja de cálculo Excel que contiene cientos de fórmulas y funciones predefinidas. Esta herramienta procesa la información de cada activo fijo de manera individual, permitiendo la determinación de las cantidades históricas y actualizadas a deducir con tan solo ingresar un conjunto mínimo de datos:

• Tipo de activo fijo.
• Monto o importe original de la inversión (MOI). 
• Fecha de adquisición.
• Fecha de inicio de la depreciación. 

En su caso, es posible especificar todas las situaciones previstas en la Ley, lo que garantiza que el importe determinado sea el correcto para su inclusión en la declaración anual. De esta manera, se minimizan al máximo los posibles errores humanos.

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