Es importante que las empresas verifiquen de forma constante el estatus del registro REPSE de sus proveedores de servicios especializados para evitar riesgos legales.

De acuerdo con el artículo 15 de la Ley Federal del Trabajo, el REPSE es un registro obligatorio establecido por la reforma laboral de 2021. Su propósito es regular la subcontratación laboral y proteger los derechos de los trabajadores. Aplica a todas las empresas o personas físicas que prestan servicios especializados o ejecutan obras especializadas.

En este artículo te explicamos qué información contiene la constancia REPSE, por qué monitorearla, cómo consultarla y los retos que enfrentan las empresas contratantes.

¿Qué Información Viene en la Constancia de REPSE de una Empresa?

Como mencionamos, las empresas deben monitorear la constancia REPSE de sus proveedores. Pero ¿qué información contiene y cuál es relevante verificar?

El documento incluye la siguiente información:

• Registro en el Padrón Público de Contratistas de Servicios u Obras Especializadas.
• Clave de registro asignada.
• Actividad que ha sido registrada.
• Período de vigencia del registro.

Aunque toda la información es relevante, la más importante es la vigencia del registro REPSE, ya que debe renovarse cada tres años. A continuación, explicamos la relación de este dato en cuanto al monitoreo del REPSE.

¿Por qué es Importante Monitorear a tus Proveedores?

Los contribuyentes que subcontraten servicios especializados deberán recopilar cierta información de los proveedores dados de alta en el REPSE. Para lograrlo, deben monitorear constantemente que sus proveedores mantengan su registro vigente. Esto permite asegurarse de que el proveedor cumple con sus obligaciones fiscales, de seguridad social e INFONAVIT, y evita posibles sanciones legales.

Una consecuencia de no monitorear el REPSE es recibir una carta invitación del SAT, solicitando aclarar la situación del proveedor subcontratado. El SAT ha enviado estas cartas de forma generalizada a empresas que contratan servicios especializados, como parte de sus acciones de fiscalización recientes.

Se espera que esta herramienta mejore con el tiempo para notificar solo a los contribuyentes que realmente tengan irregularidades con sus proveedores registrados en REPSE.

Llevar un monitoreo constante de tus proveedores te protege de sanciones económicas y auditorías del SAT, IMSS o Infonavit, además de evitar inhabilitaciones fiscales. Es importante verificar que los proveedores registrados en el REPSE mantengan vigente su inscripción, pues esta puede ser suspendida, cancelada o haber expirado sin aviso.

En resumen, monitorear es una acción preventiva y estratégica que fortalece la contratación, asegura la deducibilidad fiscal y evita prácticas ilegales.

Consecuencias de no Monitorear Proveedores en el REPSE

Si tu proveedor REPSE comete malas prácticas, como prestar servicios sin autorización de la STPS, tu empresa puede ser considerada corresponsable. Esto significa que la autoridad puede auditar tus contratos y operaciones de subcontratación, lo que puede derivar en un crédito fiscal.

En estos casos las multas por incumplimiento conforme al Artículo 1004-C.- de la Ley Federal de Trabajo son las siguientes:

Se impondrá una multa de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (de $226,280.00 a $5,657,000.00)

A quien realice subcontratación de personal a que se refiere el artículo 12 de esta Ley, así como a las personas físicas o morales que presten servicios de subcontratación sin contar con el registro correspondiente, conforme a lo establecido en los artículos 14 y 15 de esta Ley, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiera lugar de conformidad con la legislación aplicable. La Secretaría del Trabajo y Previsión Social dará vista de los hechos a las autoridades que resulten competentes.

¿Cómo se Realiza Actualmente el Monitoreo?

El monitoreo de proveedores registrados se realiza hoy desde el portal oficial del REPSE. Aunque es público, el sistema no permite consultas masivas. Esto significa que, si tu empresa trabaja con muchos proveedores, deberás buscar uno por uno, lo que puede ser lento y tedioso.

El portal permite buscar por nombre completo, razón social o parcial, pero no por RFC. Por ello, debes conocer cómo está registrado el proveedor. Este nombre no siempre coincide con el comercial o el que aparece en el CFDI, lo que dificulta obtener resultados precisos. Después de buscar, el sistema muestra una lista de coincidencias, en la que debes identificar visualmente si tu proveedor aparece y revisar su estatus y número de registro.

Este método funciona para pocas búsquedas, pero a gran escala es ineficiente y aumenta el riesgo de errores.

Una forma no oficial de monitoreo es pedir la información directamente al proveedor. Sin embargo, depende de su buena voluntad y honestidad. Por eso, no recomendamos fiarse solo de este método para garantizar el cumplimiento y evitar riesgos.

Dificultades del Monitoreo Manual

Aunque el portal REPSE es útil, el proceso manual presenta varias dificultades que pueden afectar la confiabilidad y eficiencia del monitoreo, especialmente en empresas que manejan múltiples proveedores:

• Inversión de tiempo: Consultar proveedor por proveedor consume tiempo valioso del equipo administrativo o legal.
• Errores humanos: Las búsquedas dependen de escribir correctamente el nombre del proveedor. Una diferencia mínima en la redacción puede generar un resultado incorrecto o nulo.
• Desfase entre nombres: El nombre que aparece en el CFDI muchas veces es diferente del que está registrado en el REPSE, ya que este último usa la razón social fiscal exacta.
• Riesgo de omisión: Si no se encuentra al proveedor debido a un error de búsqueda o una variación de nombre, podría asumirse (erróneamente) que no está registrado, lo que conlleva decisiones equivocadas y riesgo de sanciones.

Estas dificultades han hecho evidente la necesidad de automatizar y profesionalizar el proceso de monitoreo.

¿Qué Estamos Haciendo para Facilitar este Proceso?

Con el objetivo de simplificar y dar certeza al cumplimiento normativo, en dSoft desarrollamos y actualizamos constantemente soluciones que automatizan procesos fiscales, contables y administrativos.

En esta ocasión, hablamos de dos sistemas que pronto contarán con los siguiente beneficios para realizar la consulta de proveedores REPSE de manera más eficiente:

Una de estas soluciones es el Módulo de Monitoreo REPSE, el cual estará disponible dentro de nuestra plataforma eToolSAT. Esta herramienta permitirá:

• Cargar listas completas de proveedores para consulta masiva.
• Obtener información inmediata sobre si están registrados en el REPSE y cuál es su estatus.
• Descargar reportes organizados para auditorías internas o externas.

Además, integraremos esta funcionalidad con eComprobante, una herramienta que extrae automáticamente los nombres fiscales exactos desde los CFDI emitidos por los proveedores, asegurando que las búsquedas sean precisas y sin errores por diferencias de nombre.

Gracias a esta integración, el proceso de verificación se vuelve ágil, confiable y escalable, ideal para empresas que quieren mantenerse al día con sus obligaciones sin cargar de trabajo adicional a sus equipos.

Te invitamos a estar al tanto de la liberación de estas actualizaciones.