La declaración anual es un proceso crítico para las empresas, y un aspecto clave es la conciliación entre las nóminas registradas en contabilidad y el Visor de Nómina para Patrones del SAT.

Este visor refleja la información que el SAT utiliza para precargar los datos en la declaración anual de los contribuyentes. Si existen discrepancias entre los registros internos y lo que muestra el visor, las empresas corren el riesgo de recibir cartas invitación, auditorías o multas.

En este artículo exploramos la relevancia de conciliar las nóminas contra el Visor de Nóminas para el Patrón SAT tiene para realizar una declaración anual más puntual.

Importancia de la Conciliación de Nómina contra el Visor SAT

La conciliación de nómina consiste en comparar los datos de las nóminas emitidas (pagadas y registradas en la contabilidad) con la información reportada al SAT a través de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) de nómina timbrados.

Es importante recordar que el SAT obtiene la información directamente de los comprobantes fiscales que emitimos cada que realizamos el pago de la nómina de nuestra empresa.

La conciliación de nómina es importante porque:

1. Evita discrepancias fiscales: Las diferencias entre los montos reportados al SAT y los registrados internamente pueden generar dudas sobre la veracidad de la información presentada.
2. Reduce riesgos de auditorías: El SAT suele emitir cartas invitación cuando detecta inconsistencias en los datos, lo que puede derivar en revisiones exhaustivas.
3. Cumple con la normativa: La Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) exige que los patrones reporten correctamente los sueldos, prestaciones y retenciones aplicables.

¿Qué es y Cómo Funciona el Visor de Nómina del SAT?

El Visor de Nómina para Patrones SAT es una herramienta que permite a las empresas consultar los pagos acumulados realizados a sus trabajadores. Asimismo, permite conciliar el impuesto retenido en los CFDI de nómina contra los montos efectivamente enterados en los pagos provisionales.

En este visor podemos verificar los totales de los CFDI de nómina de:

• Sueldos y salarios pagados en los CFDI de nómina.
• Retenciones de ISR.
• Prestaciones gravadas y exentas.

Los datos precargados en el visor son los que se utilizarán para presentar los importes de obligaciones fiscales de la declaración anual, por lo que cualquier error impactará directamente en los montos a pagar o en los saldos a favor.

Con eComprobante COM podrás generar acumulados y detalle por periodo de las nóminas timbradas, con base en los CFDI de nómina timbrados.

Problemas Comunes en la Conciliación de Nómina contra el Visor SAT

Realizar la conciliación de nómina contra el visor del SAT es una tarea que puede resultar compleja. Dicha complejidad se desprende de que la persona o las personas encargadas de hacerlo deben cotejar la información contenida en dos bases de datos, los asientos contables internos y las bases del SAT.

A esta dificultad hay que sumar el hecho de que hay empresas que cuentan con numerosos empleados, lo cual hace que esta labor sea aún más complicada.

Algunos de los errores más frecuentes al conciliar la nómina contra el visor del SAT incluyen:

1. CFDI no timbrados: Si los pagos a los trabajadores no se han timbrado, no aparecerán en el visor.
2. CFDI cancelados: Debemos corroborar que cualquier cancelación se haya registrado de manera correcta en el SAT, y no solo en los registros contables de nuestra empresa.
3. CFDI duplicados: Si por error una nómina se timbra más de una vez, las cifras se verán reflejadas en el visor.
4. CFDI con fecha de pago erróneo: Si la fecha de pago colocada en los CFDI es errónea los totales colocarán el importe en la columna del mes incorrecto.
5. Diferencias en montos: Descuadres en salarios, prestaciones o ISR retenido.
6. Errores en datos de los empleados: RFC incorrectos o mal registrados pueden generar omisiones en el visor.
7. Ajustes no actualizados: Cambios retroactivos en nómina que no se reflejan en los CFDI emitidos, por sustitución o cancelación de comprobantes.

Pasos para una Conciliación de Nómina contra el Visor SAT Efectiva

A pesar de lo que mencionamos en la sección anterior, toda empresa debe implementar un procedimiento para realizar la conciliación de sus nóminas pagadas y timbradas contra el visor del SAT.

A continuación, compartimos 6 consejos que el equipo contable de tu empresa puede implementar:

1. Descargar los CFDI de nómina en poder del SAT: Verificar que todos los recibos de nómina estén timbrados y sean correctos.
2. Descargar el Visor de Nómina del SAT: Debes acceder al portal para descargar la información que el SAT tiene registrada.
3. Obtener los acumulados a partir de los CFDI de nómina descargados: Utilizar un sistema que permita obtener los acumulados tal cual lo hace el SAT, y que esta misma herramienta incluya la posibilidad de identificar el detalle de los CFDI que generan los totales.
4. Comparar datos: Se puede realizar de forma manual (no recomendado por el tiempo que se invierte) o utilizar herramientas automatizadas que realizan la comparación de lo timbrado en el SAT contra lo declarado.
5. Corregir discrepancias: Si se detectan errores, es necesario emitir CFDI complementarios o corregir los existentes.
6. Mantener registros actualizados: Asegurarse de que la contabilidad y los CFDI coincidan en tiempo real.

eComprobante COM cuenta con un emulador del “Visor de comprobantes de nómina para el patrón” con detalle los comprobantes que generan cada rubro.

Consecuencias de no Realizar la Conciliación de Nómina contra el Visor SAT

Como sucede con toda obligación fiscal, la conciliación de nómina contra el visor el SAT no está exenta de omisiones o errores, por lo que caer en ellos puede derivar en:

• Cartas invitación del SAT: Solicitudes de aclaración por diferencias detectadas.
• Auditorías profundas: Revisiones fiscales que podrían derivar en sanciones.
• Multas: Por incumplir con las obligaciones de timbrado y declaración.

Herramientas para Facilitar la Conciliación de Nómina contra el Visor SAT

Como hemos mencionado en otros artículos, el uso de herramientas tecnológicas especializadas puede automatizar el proceso de conciliación y minimizar errores, dichas herramientas te permitirán:

• Descargar automáticamente los CFDI de nómina desde el SAT.
• Comparar los datos registrados con los del visor.
• Generar reportes detallados de discrepancias.

Conclusión

Conciliar las nóminas con el Visor de Nómina del SAT para Patrones no solo ayuda con la eficiencia en el cumplimiento fiscal, sino que también protege a las empresas de posibles sanciones.

Este proceso debe ser parte integral de la preparación para la declaración anual, utilizando herramientas tecnológicas para facilitar el trabajo y asegurar que la información sea consistente y precisa.

¿Qué Herramienta Puede Ayudarme con la Conciliación de la Nómina contra el Visor de Nómina para Patrones del SAT?

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Con eComprobante COM, podrás:

• Obtención del detalle de cada nomina timbrada para su comparación contra nóminas pagadas.
• Generación de acumulados de Nómina por trabajador por concepto de la compañía y concepto SAT de uno o más periodos.
• Generación de acumulados de nómina por concepto de la compañía y concepto SAT.
• Generación de acumulados de percepciones de nómina para conciliar contra el “Visor de comprobantes de nómina para el patrón”.
• Generación de acumulados de ISR anual para solventar invitaciones del SAT por diferencias entre el ISR retenido contra lo declarado.
• Identificación de CFDI de nómina duplicadas.
• Identificación de los conceptos de nómina y su asociación con los conceptos SAT de nómina.
• Validar inconsistencias en Nombres, Número de empleado, Registros Patronales, CURP o NSS en los CFDI de Nómina.
• Separar automáticamente en columnas los nombres de los trabajadores en primer apellido, segundo apellido y nombres utilizando el RFC para realizar el proceso.

Te invitamos a que nos contactes para que te demos más información sobre esta gran herramienta que te ayudará con la conciliación de tu nómina contra el Visor de Nómina para Patrones del SAT.

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