¿Imaginas poder generar cientos de contratos, reportes o análisis clínicos en cuestión de minutos? Con eDocument, esa realidad es posible. Este innovador complemento para Microsoft Word te permite transformar tus documentos en plantillas inteligentes, ahorrando tiempo y recursos valiosos.

¿Qué Es eDocument y Cómo Funciona?

eDocument es más que una simple plantilla de Word. Es una herramienta poderosa que te permite:

• Convertir documentos en plantillas: Toma cualquier documento de Word y conviértelo en una plantilla personalizable.
• Definir campos variables: Identifica los datos que cambian de un documento a otro (nombres, fechas, cantidades, etc.) y configúralos como campos variables.
• Crear diccionarios de datos: Organiza tus datos variables en diccionarios para facilitar su gestión y reutilización.
• Generar documentos personalizados: Rellena los campos variables con los datos de tu diccionario y genera documentos únicos en segundos.
• Validar datos: Establece reglas para garantizar la precisión de los datos ingresados y evitar errores.

¿Quiénes Pueden Usar eDocument?

eDocument es una herramienta versátil que puede adaptarse a las necesidades de diversas industrias y departamentos. Algunos ejemplos de uso incluyen:

• Recursos Humanos: Generación de contratos laborales, cartas de oferta, solicitud de vacaciones, solicitud de permisos, evaluaciones de desempeño, entre otras.
• Sector Salud: Creación de informes médicos, resultados de análisis clínicos y consentimientos informados.
• Administración: Elaboración de recibos, presupuestos, informes de gastos y actas de reuniones.
• Ventas: Generación de propuestas comerciales, órdenes de compra y contratos de servicio.

Caso de Éxito

Una empresa tecnológica en constante crecimiento enfrentaba un desafío común en su departamento de Recursos Humanos: la generación de una gran cantidad de documentos de manera manual y repetitiva. Contratos laborales, cartas de oferta de empleo, solicitud de vacaciones, asignación de vacaciones, solicitud de permisos con goce o sin goce de sueldo y evaluaciones de desempeño eran solo algunos ejemplos. La falta de eficiencia en estos procesos generaba retrasos, errores y una considerable carga de trabajo para el equipo.

La Solución: eDocument

Al implementar eDocument, esta empresa logró mejorar sus procesos de Recursos Humanos. Gracias a esta herramienta, pudieron:

• Generación de plantilla: Crearon una clasificación de documentos que les permite almacenar por Nombre, ID y Descripción, cada plantilla que el área de RRHH requiere para llevar a cabo sus labores. La herramienta también les permitió editar cada clasificación para mantener al día la información en la base de datos del sistema.

• Generación de diccionario de campos: Una de las funciones de eDocument es la creación de diccionarios de campos. Esta característica permitió a los encargados de RRHH configurar campos variables que se insertan en las plantillas para permitir el reemplazo de dichas variables, permitiendo la generación de documentos independientes. Las variables pueden incluir: fechas, horarios de labores, listas, nombres de colaboradores, nombre del puesto, salario, números usando dígitos o letras, códigos QR, etc.
• Uso de paneles: El aplicativo permite, cuando se genera una nueva plantilla, desplegar un panel paralelo a la hoja en Word en la que se va a trabajar para tener acceso a los diccionarios de campos. Esta característica permitió un flujo de trabajo más eficiente, lo cual ayudó a disminuir significativamente el esfuerzo de los colaboradores cuando tenían que generar volúmenes importantes de contratos o permisos u otros tipos de documentos.
• Bancos de datos claros y accesibles: Ya que las personas en Recursos Humanos catalogaron cada plantilla por Nombre, ID y Descripción, el uso de eDocument no representó un desafío en cuanto a la capacitación para su manejo. El sistema es claro en cada paso que hay que llevar a cabo para generar documentos, y la información se cataloga de manera precisa y accesible en bancos de datos, facilitando su manejo.
• Manejo de distintos tipos de archivos: La empresa explotó la capacidad de la herramienta de generar documentos en distintos formatos, lo cual permitió compartir información entre usuarios de la aplicación de manera directa. Asimismo, les permitía guardar las plantillas en tipos de documentos .dox (Word) y .PDF.
• Memoria del sistema: eDocument permitió a la empresa usar su gran capacidad de memoria, la cual permite hacer cambios a plantillas y, en caso de requerirlo, recuperar información de versiones anteriores. También permite consultar valores históricos para poder dar seguimiento a procesos o modificaciones de contratos, permisos, etc.
• Uso de layouts en Excel: Otra de las acciones que la empresa aprovechó fue la creación de layouts de las plantillas que se guardan en el equipo. Desde el menú de nuestro complemento, pudieron acceder a plantillas guardadas y verlas en un layout que despliega la información de las variables en columnas. En estas columnas pudieron seleccionar, según el caso, las opciones de los valores de lista previamente fijados dentro del diccionario de la clasificación. Esto les permitió agregar o borrar valores en cada lista de campos dinámicos.
• Generación de Multi-documentos: Cuando la empresa requería que el área de Recursos Humanos generara un volumen considerable de documentos, eDocument les permitió conseguirlos en minutos gracias a este beneficio. Esto se logró porque permite seleccionar la plantilla que se desea usar, abrir el layout correspondiente, seleccionar las variables que se van a requerir y ¡Listo! Bastaron unos cuantos clics en el sistema para generar cientos de documentos en instantes.
• Uso de Respaldos y Restauración: La empresa dejó de preocuparse por perder la información de miles de documentos gracias a la capacidad de eDocument de generar respaldos de la base de datos, plantillas, layouts, documentos Word y PDF, Multi-documentos. Una vez realizado el respaldo, el área de RRHH podía, en cualquier momento, restaurar toda la información que generó con nuestro sistema.

Impacto y Resultados en la Empresa

La implementación de eDocument tuvo un impacto positivo en varios aspectos, además de lo mencionado anteriormente:

• Aumento de la eficiencia: El tiempo dedicado a la generación de documentos se redujo significativamente, lo que permitió al equipo de Recursos Humanos centrarse en tareas más estratégicas.
• Reducción de errores: La automatización de los procesos minimizó los errores humanos y garantizó la precisión de los documentos.
• Mejora de la experiencia del empleado: Los nuevos empleados recibieron sus contratos de manera más rápida y eficiente, lo que contribuyó a una mejor experiencia de incorporación.
• Mayor satisfacción del cliente interno: Los gerentes y empleados valoraron la facilidad de uso de las nuevas herramientas y la rapidez con la que podían acceder a la información.

En Conclusión

Este es un claro ejemplo de cómo eDocument puede revolucionar los procesos de Recursos Humanos. Al automatizar la generación de documentos y simplificar las tareas administrativas, esta herramienta permitió a la empresa aumentar su eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción de sus empleados.

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