Recientemente, contar con una factura no es suficiente para desvirtuar la presunción de CFDI falsos ya que la autoridad puede cuestionar la realidad de la transacción. Esto se debe a la implementación del artículo 49 Bis del CFF (auditorías exprés), el cual establece un procedimiento abreviado de ejecución de facultades.

Los primeros contribuyentes publicados muestran la importancia de contar con evidencia que permita demostrar la realidad de las operaciones. Por ello, las empresas deben conservar documentación específica para acreditar cada transacción.

En este artículo hablaremos sobre la importancia de guardar evidencia que sustente la materialidad de las operaciones relacionadas con cada CFDI correspondiente.

¿Qué es la Presunción de CFDI Falsos?

La presunción de CFDI falsos surge cuando el SAT advierte indicios de que un comprobante no ampara una operación real. Esto significa que la autoridad cuestiona la existencia, veracidad o realidad del acto jurídico documentado.

El artículo 29-A, fracción IX del Código Fiscal de la Federación (CFF) establece que los CFDI deben amparar operaciones existentes, verdaderas o actos jurídicos reales.

Por ello, una factura correctamente timbrada no demuestra por sí misma que la operación ocurrió. El contribuyente debe contar con elementos que permitan acreditar su materialidad.

La presunción, por tanto, puede desvirtuarse mediante pruebas que permitan demostrar que la operación efectivamente existió. Estas pruebas deben ser congruentes entre sí y corresponder con lo señalado en el CFDI.

¿Qué Debe Demostrar el Contribuyente?

Desvirtuar la presunción implica acreditar que la operación realmente existió y que correspondió con el comprobante fiscal emitido. La documentación debe permitir reconstruir la operación desde su origen. Para ello, conviene responder preguntas básicas sobre cada transacción. Entre ellas están las siguientes:

• ¿Qué bien se adquirió o qué servicio se contrató?
• ¿Por qué era necesario realizar la operación?
• ¿Quién realizó el trabajo o entregó los bienes?
• ¿Cómo se llevó a cabo?
• ¿Qué recibió la empresa?
• ¿Cuándo ocurrió la operación?
• ¿Cómo se realizó el pago?
• ¿Cómo quedó registrada en la contabilidad?

La respuesta debe sustentarse con documentos y otros elementos verificables. No basta con presentar declaraciones generales sobre la existencia de la operación.

¿Qué Pruebas Pueden Acreditar la Materialidad?

La evidencia necesaria depende de las características de cada operación: una compra de mercancías no genera los mismos documentos que una consultoría. Por ello, no existe una lista universal de documentos aplicable a todos los contribuyentes.

Sin embargo, existen elementos que pueden ayudar a demostrar la realidad de una operación.

1. Documentación Previa

La evidencia puede comenzar antes de celebrar el contrato. Las empresas pueden conservar cotizaciones, propuestas, comparativos y autorizaciones internas. Estos documentos permiten identificar cómo surgió la operación.

También pueden ayudar a demostrar que existía una necesidad relacionada con las actividades del negocio.

2. Contratos y Órdenes de Compra

Los contratos permiten identificar las condiciones pactadas entre las partes. Por ello, es conveniente que describan claramente el objeto de la operación, identifiquen montos, vigencia, entregables y condiciones de pago. Asimismo, es necesario complementar dicha información con las órdenes de compra, convenios y anexos.

La documentación contractual debe corresponder con los bienes o servicios que posteriormente aparezcan en el CFDI.

3. Evidencia de la Ejecución

También es necesario demostrar que la operación efectivamente se realizó. Dependiendo del caso, pueden conservarse correos, minutas y órdenes de trabajo; también pueden utilizarse bitácoras, reportes, fotografías y registros de actividades.

En operaciones con bienes, pueden existir documentos adicionales: registros de almacén, inventarios, entregas y comprobantes de transporte.

4. Entregables y Resultados

Los resultados obtenidos también pueden ayudar a demostrar la materialidad. Las empresas pueden conservar informes, estudios, diseños, diagnósticos y desarrollos tecnológicos. De igual manera, pueden incluirse campañas, bases de datos, reportes y otros entregables. Es necesario que la evidencia corresponda con el servicio contratado.

Por ejemplo, una consultoría debería generar elementos que permitan identificar el trabajo realizado. También debería ser posible relacionarlo con el importe facturado.

5. Pagos y Registros Contables

La operación debe guardar correspondencia con su pago y registro contable. Para ello pueden conservarse transferencias, estados de cuenta y comprobantes bancarios, así como también considerarse pólizas, auxiliares, conciliaciones y papeles de trabajo.

Estos documentos permiten relacionar el CFDI con el flujo financiero de la operación.

La Evidencia Debe ser Congruente

Uno de los aspectos más importantes es la congruencia entre los diferentes documentos. No basta con presentar un contrato, un CFDI y un comprobante bancario. Todos deben corresponder con la misma operación.

Por ejemplo:

• El concepto facturado debe coincidir con el servicio contratado.
• El importe también debe corresponder con el monto pactado.
• La fecha del CFDI debe guardar relación con el periodo de ejecución.
• El pago debe coincidir con las condiciones acordadas.
• Debe existir correspondencia entre los entregables y el servicio facturado; lo mismo aplica para los registros contables y las declaraciones correspondientes.

En conjunto, las pruebas deben permitir reconstruir una misma historia. Por ello, es recomendable relacionar cada documento con el hecho que pretende demostrar. Esto facilita la revisión y evita presentar evidencia aislada.

Importancia de la Razón de Negocio

La materialidad no depende únicamente de demostrar que existió un pago, también es importante explicar por qué la empresa realizó determinada operación. Esta información ayuda a relacionar la transacción con las necesidades del negocio. Para ello pueden conservarse presupuestos, autorizaciones internas, comparativos de proveedores y solicitudes de servicio.

La evidencia debe permitir explicar el propósito de la operación y mostrar, cuando corresponda, el beneficio o resultado obtenido. Por ejemplo, una empresa puede contratar una agencia para desarrollar una campaña digital. En ese caso, puede conservar:

• La propuesta y el contrato correspondiente.
• Guardar las piezas desarrolladas y los reportes de campaña.
• Los correos y minutas pueden demostrar las instrucciones entregadas al proveedor.
• Los comprobantes bancarios pueden acreditar el pago.

En conjunto, estos elementos permiten explicar qué se contrató y cómo se ejecutó.

¿Cómo Organizar la Evidencia?

La documentación debe estar disponible antes de una revisión del SAT, esperar a que comience una auditoría puede dificultar la recuperación de documentos. Esto puede ocurrir cuando existen archivos dispersos o información de antiguos colaboradores.

Una alternativa consiste en crear un expediente digital para cada operación relevante. Este expediente puede dividirse en seis grupos:

• Antecedentes: cotizaciones, propuestas, comparativos y autorizaciones.
• Contratación: contratos, anexos, órdenes de compra y convenios.
• Ejecución: correos, minutas, reportes, bitácoras y entregables.
• Facturación y pago: CFDI, comprobantes bancarios y conciliaciones.
• Contabilidad e impuestos: pólizas, auxiliares y papeles de trabajo.
• Cierre: documentos de recepción, aceptación y resultados obtenidos.

Esta organización facilita la localización de información durante una revisión y permite reconstruir la operación de manera cronológica y ordenada.

La Defensa Comienza Previo a la Revisión

Los plazos reducidos del artículo 49 Bis (5 días hábiles para presentar pruebas) hacen necesaria una preparación previa. El contribuyente debe tener disponible la documentación que respalde sus operaciones ya que reunirla después de iniciada una revisión puede resultar complicado.

Los plazos de ejecución mencionados en este artículo son los siguientes: