La NOM-037-STPS-2023, Teletrabajo – Condiciones de seguridad y salud en el trabajo, entró en vigor el pasado 5 de diciembre de 2023. Esta norma establece las condiciones de seguridad y salud que deben cumplirse para que las personas en home office laboren. Asimismo, especifica los acuerdos a los que empleadores y empleados se comprometen a cumplir.

En este artículo, nos centraremos en las obligaciones patronales y las obligaciones de los colaboradores en esta modalidad.

Obligaciones Patronales

La Norma especifica en uno de sus apartados cuales son todas las condiciones, mecanismos, herramientas y facilidades que el patrón debe procurar para que los empleados puedan realizar sus labores desde una ubicación fija distinta a las instalaciones de la empresa.

Es imperativo mencionar que cada empresa está en libertad de redactar una Política de Teletrabajo que se ajuste a las particularidades que la compañía considere o deba considerar apegándose al giro que realiza. A pesar de que esto sea cierto, es necesario aclarar que deben de ceñirse a lo que se menciona a continuación como mínimo indispensable:

• Tener una lista actualizada de gente en home office con los siguientes datos:
  •  Nombre.
  • Género.
  • Estado Civil.
  • Actividad por desarrollar.
  • Nombre de puesto y perfil.
  • Tiempo en home office a la semana en %.
  • Teléfono.
  •  Domicilio.
  • Lugar propuesto para hacer home office.
  • Razón social y domicilio de la empresa.
  • Lista del equipo en posesión del trabajador que la empresa le proveyó.
• Corroborar que el lugar de trabajo propuesto cuenta con los servicios y las instalaciones mínimas para que el trabajador lleve a cabo sus obligaciones.
• Exigir que el lugar de home office sea fijo y que siempre garantice la integridad física y mental del trabajador.
• Crear e implementar de manera pública una Política de Teletrabajo que cumpla con los requerimientos que:
  • Promover que los trabajadores en home office adopten medidas de seguridad y salud laboral para prevenir riesgos de trabajo.
  • Implementar mecanismos de comunicación presencial o a distancia con la gente en home office para evitar que se sientan aislados socialmente.
  • Proporcionar acceso a los mecanismos de comunicación y difusión a distancia que tenga disponibles para que puedan conocer, entre otros, los procedimientos de libertad sindical y negociación colectiva.
  • Establecer los mecanismos y reglas de contacto entre el centro de trabajo y las personas home office, de manera que se garantice la privacidad de las personas trabajadoras, no interfieran en la relación trabajo-familia y sean proporcionales a su objetivo.
  • Establecer el horario de trabajo de las personas home office, de manera que no exceda las horas máximas establecidas por la ley y el contrato colectivo de trabajo. Las personas trabajadoras deben tener derecho a pausas para descanso y a la desconexión al término de la jornada laboral, en los horarios no laborables, vacaciones, permisos y licencias.
  • Los derechos de las personas home office deben ser iguales a los que tienen las personas trabajadoras que realizan trabajo presencial en el centro de trabajo.
  • Promover la igualdad de género y facilitar la conciliación de la vida personal y laboral de las personas en home office, de acuerdo con las disposiciones del protocolo para prevenir la violencia laboral por razón de género.
  • Establecer un horario dentro de la jornada laboral para que las madres trabajadoras en home office que se encuentren en periodo de lactancia puedan alimentar a sus hijos e hijas. Las madres trabajadoras pueden elegir entre tomar dos descansos extraordinarios de media hora cada uno, o bien reducir una hora su jornada laboral.
  • Informar a las personas en home office la importancia de cuidar su salud física y mental, y brindarles apoyo para hacerlo.
  • Establecer mecanismos para que las personas en home office informen al patrón de cualquier cambio de domicilio del lugar de trabajo, de manera oportuna y por escrito.
  • Definir de manera clara y precisa en el contrato colectivo o en el reglamento interior de trabajo responsabilidades y obligaciones de los patrones y las personas en home office, siguiendo los lineamientos estipulados en la LFT.
  • Establecer los mecanismos para que las personas en home office puedan solicitar la reversibilidad a la modalidad presencial, de manera voluntaria y sin represalias.
• Exponer a los trabajadores temas de relevancia respecto a los riesgos físicos y psicosociales que esta modalidad de trabajo implica.
• Tener la “Lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el Teletrabajo” y cumplir con las medidas de seguridad e higiene establecidas por la Comisión de Seguridad e Higiene de la empresa (mismas que deben estar contenidas en la “Lista de verificación”).
• Procurar que la Comisión de Seguridad e Higiene inspeccione la seguridad de las instalaciones donde se pretende llevar a cabo el home office, ya sea de manera presencial (con la autorización del empleado) o con sustento en evidencia fotográfica.
• Tener otra “Lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el Teletrabajo” para dar seguimiento (de manera periódica) a la calidad de las instalaciones donde se lleva a cabo el home office.
• Documentar el proceso de implementación de teletrabajo en ambos sentidos (presencial a home office y viceversa), que mínimo contemple lo siguiente:
  • Los medios de comunicación entre la empresa y la persona en home office.
  • Las razones por las que la persona en home office tendrá que asistir a la oficina.
  • Especificar los mecanismos para verificar presencia y jornada en home office.
  • Determinar la manera y la periodicidad con la que la persona en home office debe llevar sus aditamentos de trabajo (TIC) para que reciban mantenimiento.
• Proveer a la persona en home office de una silla ergonómica y los insumos necesarios para que lleve acabo sus responsabilidades dentro de la empresa. Esto incluye un apoyo económico para pagar el excedente de cobro de servicios de electricidad e internet, así como los aditamentos necesarios para aprovechar estos servicios (cables, repetidores de señal, no-break, etc.). Asimismo, procurar que la persona en home office cuente con aditamentos que garanticen condiciones ergonómicas y posturales durante la jornada.
• Documentar la periodicidad con la que se debe dar mantenimiento al equipo de cómputo proporcionado para realizar las tareas relacionadas al trabajo desde home office.
• Capacitar al menos una vez al año a todos los trabajadores en home office sobre las condiciones de seguridad y salud en su lugar de trabajo.
• Tener mecanismos establecidos que permitan a la persona en home office retomar la modalidad presencial si así lo requiere debido a cambios en su percepción de salud y seguridad.
• Llevar a cabo los exámenes médicos requeridos por la NOM-030-STPS-2009 a las personas en home office, así como también dar seguimiento a los accidentes de trabajo que se hayan reportado.
• Compartir a la Comisión de Seguridad e Higiene de la empresa la documentación que resulte de vigilar el cumplimiento de esta Norma:
  • La lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el Teletrabajo.
  • La validación de la lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el Teletrabajo.
  • La evidencia fotográfica o de video que en su caso se cuente de las condiciones de seguridad y salud en el Teletrabajo.
  • Las listas que den fe del equipo proporcionados a las personas en home office.
• Procurar mecanismos de atención a casos de violencia familiar que velen la posibilidad de volver a la modalidad presencial, entre otras cosas.
• Procurar la participación de las personas en home office en la Comisión de Seguridad e Higiene o en la Comisión mixta de capacitación, adiestramiento y productividad.

Obligaciones de los Colaboradores

En esta sección de la Norma se estipulan las obligaciones a las que los trabajadores se deben comprometer en caso de querer participar en la empresa desde el teletrabajo.

Estas obligaciones, al igual que las del patrón, deben aclararse en la Política del Teletrabajo que cada empresa redacte. Sin embargo, aunque cada empresa tiene derecho a configurar su Política acorde a sus necesidades particulares, dicho documento debe apegarse como mínimo a las siguientes estipulaciones:

• Reportar por escrito a la Comisión de Seguridad e Higiene que está de acuerdo con que se realice una comprobación física del ligar desde el que le gustaría hacer home office o aplicar la Lista de verificación antes de ser elegible para la modalidad.
• Cumplir con la Política de Teletrabajo de la empresa.
• Informar (en un escrito que especifique fecha y descripción) al patrón y la Comisión de Seguridad e Higiene si lo siguiente afecta o impide su trabajo:
  • Cambios de las condiciones de seguridad y salud.
  • Un caso de fuerza mayor.
  • Acontecimientos traumáticos severos presenciados o sufridos con motivo o durante su trabajo.
• Cuidar todo equipo e inmobiliario que el patrón le otorgue para mantenerse comunicado y para realizar sus labores de manera segura y ergonómica.
• Seguir las sugerencias de seguridad y salud en el trabajo, así como también someterse a los exámenes médicos que establece la NOM-030-STPS-2009.
• Seguir las políticas y los mecanismos de protección de datos que el patrón disponga durante el desempeño de sus obligaciones.
• Informar con anticipación y por escrito cualquier cambio de locación de home office. El escrito debe especificar, cuanto menos, lo siguiente:
  • La fecha de elaboración.
  • El nombre de la persona que elabora el escrito.
  • La fecha de ocurrencia.
  • La descripción del cambio de domicilio.
• Participar en las capacitaciones referentes a teletrabajo que el patrón ofrece.
• Informar por escrito al patrón y a la Comisión de Seguridad e Higiene los riesgos de trabajo que sufra. El aviso debe contener, cuanto menos:
  • La fecha de elaboración.
  • El nombre de la persona trabajadora en la modalidad de Teletrabajo que elabora el escrito.
  • La fecha de ocurrencia.
  • La descripción del acontecimiento.

En dSoft estamos comprometidos con la seguridad y salud de nuestros empleados y clientes. Por ello, estamos desarrollando una herramienta que ayude a las empresas a implementar esta norma. eNOM037 ayudará a las empresas en el proceso de implementación de la NOM-037-STPS-2023. Consulta los otros artículos que tenemos en la categoría NOM-037 para que juntos profundicemos en lo que esta nueva norma dictamina.