El proceso de cancelación de facturas es un mecanismo establecido por el SAT para permitir a las empresas anular uno o varios CFDI en caso de errores o situaciones específicas. Este proceso involucra a dos actores principales: el emisor de la factura y el receptor.

Para iniciar la cancelación, el emisor de la factura comienza la solicitud por medio del portal del SAT o mediante un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Una vez enviada, el emisor queda a la espera de la respuesta del receptor.

El receptor de la factura debe acceder al Buzón Tributario, ubicado en el Portal del SAT, para revisar la solicitud de cancelación. Aquí, el receptor tiene la facultad de aprobarla o rechazarla. Si no da respuesta en un plazo de tres días hábiles a partir de la recepción de la solicitud, el SAT considerará la cancelación de la factura como aceptada.

En caso de que la cancelación involucre una factura que tenga relación con otros CFDI, es necesario cancelarlos previamente. Esta medida asegura la coherencia y consistencia de los registros fiscales.

Una vez cancelada la factura original, y si la transacción del comprobante sigue siendo válida, el emisor debe emitir un nuevo CFDI relacionado con la cancelación. Este nuevo CFDI refleja la situación corregida y reemplaza la factura anulada. Si el emisor no cumple con este requisito, el receptor debe informar al SAT sobre la situación.

Es crucial destacar que, si el receptor no tiene activado el Buzón Tributario, no podrá recibir notificaciones de solicitudes de cancelación por parte del proveedor. Esta situación podría complicar el proceso de cancelación de facturas, ya que el receptor no tendría conocimiento de la solicitud y no podría responder en el plazo establecido.

Antecedentes a la Cancelación de CFDI con Autorización del Receptor

El proceso de cancelación de facturas con autorización del receptor surgió como respuesta a la necesidad de combatir prácticas irregulares por parte de algunos contribuyentes. Estos individuos anulaban sus facturas electrónicas sin el conocimiento de sus clientes, generando un escenario donde se reducían artificialmente los ingresos para disminuir el pago de impuestos.

Esta práctica fraudulenta tenía repercusiones negativas tanto para todos los involucrados: el SAT se veía afectado por la reducción de la recaudación fiscal, mientras que los contribuyentes perdían la posibilidad de deducir gastos válidos en caso de una revisión.

El proceso de cancelación de facturas con autorización del receptor busca garantizar la transparencia y evitar que se produzcan cancelaciones sin el consentimiento del cliente. Al requerir la autorización del receptor, se asegura que ambas partes estén al tanto de la anulación de la factura y que no se perjudiquen sus intereses.

Motivos de Cancelación de Comprobantes Digitales

Las razones más comunes para cancelar una factura son:

• Errores en el concepto, como un código SAT mal asignado, RFC de un receptor incorrecto o errores en los datos fiscales, como el método de pago, la forma de pago y los importes.

• Errores en la serie o número consecutivo internos de la factura.
• Cuando el CFDI no ha sido pagado.
• Es importante recordar que, de acuerdo con la regla 2.7.1.35 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF), la cancelación de una factura se puede llevar a cabo sin el consentimiento del receptor en los siguientes casos:

1. 1. Los que amparen montos totales de hasta $1,000.00 (mil pesos 00/100 M.N.).
   2. Por concepto de nómina.
   3. Por concepto de egresos.
   4. Por concepto de traslado.
   5. Por concepto de ingresos expedidos a contribuyentes del RIF de conformidad con lo dispuesto en la Sección II, Capítulo II, Título IV de la Ley del ISR vigente hasta el 31 de diciembre de 2021, en relación con lo dispuesto en la fracción IX del Artículo Segundo de las Disposiciones Transitorias de la Ley del Impuesto sobre la Renta, publicada en el DOF el 12 de noviembre de 2021.
   6. Que amparen retenciones e información de pagos.
   7. Expedidos en operaciones realizadas con el público en general de conformidad con la regla 2.7.1.21.
   8. Emitidos a residentes en el extranjero para efectos fiscales conforme a la regla 2.7.1.23.
   9. Cuando la cancelación se realice dentro del día hábil siguiente a su expedición.
   10. Por concepto de ingresos, expedidos por contribuyentes que enajenen bienes, usen o gocen temporalmente bienes inmuebles, otorguen el uso, goce o afectación de un terreno, bien o derecho, incluyendo derechos reales, ejidales o comunales a que se refieren las reglas de la Sección 2.7.3., así como los contribuyentes que se dediquen exclusivamente a actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o pesqueras en términos de la regla 2.7.4.1., y que para su expedición hagan uso de los servicios de un proveedor de certificación de expedición de CFDI o expidan CFDI a través de la persona moral que cuente con autorización para operar como PCGCFDISP.
   11. Emitidos por los integrantes del sistema financiero.
   12. Emitidos por la Federación por concepto de derechos, productos y aprovechamientos

Importancia del Monitoreo de Cancelación de Facturas

Los CFDI pueden ser cancelados después de haber sido pagados. Si no revisas periódicamente el Buzón Tributario, podrías perder la pista de estas cancelaciones, lo que podría generar problemas en tus deducciones fiscales e incluso sanciones por parte del SAT.

Estas cancelaciones pueden darse en cualquier momento, por lo que es necesario monitorear el Buzón Tributario por lo menos una vez al día para estar verdaderamente pendientes de cualquier cambio de estatus. Para hacer frente a esta realidad, las empresas deben buscar opciones que les faciliten esta tarea que consume mucho tiempo a largo plazo.

En dSoft desarrollamos eComprobante, un sistema que te permite estar al tanto de las cancelaciones que tus proveedores hagan de CFDI:

• Actualización masiva de estatus de los CFDI mediante Web Service por Metadatos, el servicio de “Cancela y recupera tus facturas”, Metadata descargada desde el Portal del SAT y por UUID.
• Manejo de estatus de los CFDI por sustitución.
• Identificación de los comprobantes Cancelados de meses anteriores al actualizar el estatus de los CFDI.
• Identificación y reporteo de CFDI cancelados por plazo vencido y sin aceptación del receptor.
• Búsqueda de los CFDI registrados en Contabilidad utilizando un Layout en Excel con la relación de los UUID a comparar contra la “Metadata” o “Metadatos” para identificar folios cancelados o faltantes.
• Generación de un Layout en Excel con los folios fiscales de un periodo a partir de la información del “Auxiliar de Folios.XML” o “Poliza.XML” para cotejarlos contra la información de Metadata o Metadato y localizar: Folios en contabilidad con estatus de cancelado, Folios no registrados en contabilidad y Folios registrados en la contabilidad y no existentes en el SAT.

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