5 Puntos para elegir un Software contable

Elegir Software Contable

Sin duda el mejor software es el que resuelve las necesidades del usuario al menor precio posible pero ¿Cómo encontrar este equilibrio? a veces por ahorrarse algunos pesos se podría adquirir algún sistema que no cubra sus necesidades presentes y mucho menos las futuras y por lo tanto suelen caer en la necesidad de adquirir otro sistema más completo terminando gastando más de lo debido, caso en que solemos decir, lo barato sale caro.

Es muy importante perfilar adecuadamente las necesidades que se tengan con base a las tareas que se realizan día a día con la información de los CFDI como:

1. Para el área de impuestos, la elaboración o validación de cálculos fiscales.

  • Conciliar los CFDI emitidos y recibidos contra el repositorio SAT para determinar duplicados o faltantes.
  • Integración de Ingresos.
  • Determinación de impuestos retenidos.
  • Retenciones de ISR por nómina.
  • Conciliación de los CFDI de pago por todas las facturas emitidas y pagadas con método de pago PPD.

2. Para el área de recursos humanos.

  • Verificación del timbrado de nómina pagada.
  • Validación del timbrado dentro de los plazos de la normatividad.
  • Verificación del ISR retenido contra lo pagado en la declaración mensual y anual.

3. Para el área de pago a proveedores.

  • Validación de autenticidad (sello digital auténtico y estatus vigente).
  • Validación de proveedores contra las listas negras SAT (EFOS, no localizados e incumplidos).

4. Para el área de contabilidad.

  • Contar con todos los CFDI que son la base para el registro contable.
  • Validar periódicamente que los CFDI registrados en contabilidad no hayan sido cancelados sin autorización.

5. Entre otros usos.

Las tareas descritas anteriormente podrían ser comunes para todos, es decir, que todos debemos de cuidar o verificar estos aspectos y si no los cubrimos ahora, podríamos requerir hacerlo más adelante y lo importante será tener la herramienta adecuada para realizarlo sin necesidad de gastar más recursos económicos y tiempo, por esta razón es indispensable definir claramente tus necesidades actuales y futuras del sistema por adquirir.

¿Qué funciones debe considerar al adquirir un software de administración masiva de CFDIs?

Además de definir las necesidades de información de los CFDIs que en cada caso tienen los usuarios, es recomendable conocer las funciones más importantes que debe tener el sistema a elegir por si descubrimos que también lo podemos aplicar para otra necesidad no conocida hasta el momento.

A continuación anunciaremos las funciones más importantes que debe tener un buen software para descargar y administrar CFDIs:

  1. Que pueda descargar CFDIs directamente del portal del SAT a buena velocidad y que permita la descarga de grandes volúmenes de comprobantes mediante el nuevo Web Service SAT
  2. Asegurar los CFDI descargados en archivos comprimidos ZIP con contraseña para resguardar la confidencialidad de los datos.
  3. Explotar la metadata para validar que los CFDI corresponden al 100% de los obtenidos, es decir que se cuenta con la totalidad de comprobantes emitidos y recibidos.
  4. Validar el estatus periódicamente de los CFDI recibidos para verificar que permanezcan vigentes.
  5. Validar que los CFDI emitidos vigentes en el SAT, son los mismos que se tienen registrados en la contabilidad para evitar futuras revisiones electrónicas.
  6. Confirmar que los CFDI contienen los impuestos retenidos como el ISR y el IVA por servicios profesionales, arrendamiento, fletes, etc.
  7. Verificar que el pago de nómina corresponde a lo timbrado al 100%, así como evaluar si dicho timbrando fue realizado con oportunidad.
  8. Incluya concentrados de los CFDI de nóminas por concepto de la empresa y del SAT por trabajador.
  9. Confirmar que todos los CFDIs de proveedores incluidos en su contabilidad no hayan sido emitidos por contribuyentes incluidos en las listas negras del SAT.
  10. Conciliar de manera automática los CFDI con método de pago PPD correlacionándolo con su respectivo CFDI de recepción de pago o determinar si se están generando dentro de los plazos establecidos.
  11. Que permita trabajar con grandes volúmenes de información.
  12. Que permita exportar el contenido de los CFDI a un archivo tipo excel o de texto.
  13. Emitir estados de cuenta de clientes y proveedores incluyendo facturas, notas de crédito y recepción de pago.
  14. Generación automática de acumulados de ingresos y egresos por mes, año u otro periodo.
  15. Que incluya seguridad de operación del sistema mediante niveles de acceso por usuario para restringir el acceso a información delicada como la nómina.
  16. Se actualice constantemente en relación con las disposiciones fiscales.

Un ejemplo de software que puede realizar todo lo anterior y mucho más es eComprobante en sus diferentes versiones, por lo que te invitamos a solicitar una asesoría para darte el detalle de las diferentes soluciones del software.

eComprobante

Descarga, peticiones, administración y explotación de información de CFDI

Sistema para descargar, solicitar, validar, controlar y extraer información de comprobantes fiscales digitales por internet.

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